Hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức hội nghị đơn giản nhanh chóng

Tổ chức hội nghị hội thảo là hoạt động không thể thiếu của mỗi công ty. Tuy nhiên liệu bạn đã biết cách tổ chức hội nghị đơn giản mà lại tiết kiệm chi phí chưa? Bài viết sau của Danang Events sẽ hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức hội nghị một cách hiệu quả nhất. Hãy cùng theo dõi nhé!

Định hình mục tiêu chương trình hội nghị 

Mục tiêu là bước đầu tiên cần làm rõ khi tổ chức hội nghị

Mục tiêu là bước đầu tiên cần làm rõ khi tổ chức hội nghị

Bước đầu tiên khi thực hiện bất kì một chương trình hội nghị hội thảo nào đó. Bạn cần phải nắm được mục tiêu của hội nghị. Từ đó để lên kế hoạch cụ thể chi tiết cho hội nghị diễn ra một cách thuận lợi nhất. Đây được xem là bước đi đầu tiên, là “kim chỉ nam” định hướng cho tất cả các hoạt động về sau.

>>> Xem thêm 5 hạng mục nhất định phải có khi tổ chức hội nghị Quốc tế

Định hình nội dung kế hoạch tổ chức 

Mục tiêu chính là đích đến của chương trình. Từ đó người tổ chức cần phải xây dựng nội dung chi tiết cho buổi hội nghị. Đối với tổ chức chương trình hội nghị, hội thảo khác nhau thì chủ đề sử dụng và nội dung khai thác cũng khác nhau. Giả sử nếu bạn tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới, bạn phải xây dựng chủ đề liên quan đến việc ra mắt sản phẩm, triển khai nội dung sao cho chương trình giới thiệu sản phẩm hấp dẫn, cuốn hút, gây ấn tượng sâu sắc đối với khách mời tham dự.

Lựa chọn thời gian & địa điểm tổ chức hội nghị 

Về thời gian tổ chức hội nghị hội thảo, đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo cần chọn thời gian tổ chức hợp lý. Đồng thời cũng cần đảm bảo người tham dự có thể tham gia. Hãy chú ý thời điểm này đối thủ cạnh tranh có đưa ra sản phẩm, dịch vụ mới hay không, công ty nên tung sản phẩm dịch vụ mới ra ngay bây giờ hay cần thêm thời gian nữa,…

Thời gian cần hợp lý và địa điểm phải phù hợp với quy mô tổ chức

Thời gian cần hợp lý và địa điểm phải phù hợp với quy mô tổ chức

Đối với địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo, bạn nên lưu ý kĩ về địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo. Nơi được lựa chọn để tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế phải đảm bảo phù hợp với số lượng người tham gia, đối tượng tham gia cũng phải đảm bảo an ninh, dịch vụ tốt, thuận tiện đi lại…

>>> Những vấn đề khi tìm địa điểm tổ chức hội nghị

Lập ngân sách dự trù kinh phí chi tiết

Tiếp theo, để tổ chức hội nghị thành công bạn sẽ cần dự trù kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết. Nếu dự trù ngân sách tổ chức sự kiện ít hơn so với kinh phí tổ chức event thực tế, công tác chuẩn bị và tổ chức buổi hội thảo hội nghị rất dễ bị khủng hoảng dẫn tới thất bại.

Lên kế hoạch dự phòng tổ chức hội nghị

Trên thực tế tất cả kế hoạch, mẫu kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo, dù có cụ thể, chi tiết đến đâu cũng sẽ có lỗ hổng và sự sai lệch. Bởi vậy, lúc này một kế hoạch dự phòng là phương án tối ưu cho bạn. Nếu buổi hội nghị hội thảo đang diễn ra thì bị sự cố mất điện, thì bạn phải có kế hoạch chuẩn bị máy phát điện từ trước đó. Hoặc một số tình huống phát sinh bất ngờ khác. Chúng đều đòi hỏi kế hoạch dự phòng để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách thuận lợi nhất.

>>> Tham khảo thêm kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng

Chọn đơn vị phối hợp tổ chức sự kiện

Lựa chọn đơn vị phối hợp tổ chức vô cùng quan trọng

Thời gian cần hợp lý và địa điểm phải phù hợp với quy mô tổ chức

Lúc này, hãy dựa vào bảng dự trù ngân sách đã lập ở trên để lên danh sách đơn vị phối hợp và hỗ trợ tổ chức sự kiện như đơn vị cho thuê địa điểm, đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống… Hoặc để đơn giản hóa mọi khó khăn bạn sẽ gặp khi tổ chức sự kiện hội nghị chính là lựa chọn một đơn vị chuyên nghiệp giúp tổ chức hội nghị từ A - Z. Lưu ý hãy căn cứ vào uy tín cũng những phản hồi của khách hàng về đơn vị ấy để đưa ra đánh giá hợp lý nhất.

Tổ chức chương trình hội nghị hội thảo thành công, ấn tượng không phải là chuyện đơn giản và dễ dàng đối với những ai mới bắt tay vào làm. Bạn sẽ phải xây dựng kế hoạch, chuẩn bị tổ chức, thực hiện chương trình và kiểm soát khối lượng công việc khổng lồ và đầy trách nhiệm đó. Nếu không phải là người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn hoàn toàn có thể nhờ đến sự trợ giúp của Danang Events. Với lợi thế hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, chúng tôi chắc chắn sẽ mang đến cho bạn một sự kiện hội nghị hội thảo thành công rực rỡ.

Nếu có thắc mắc hoặc khó khăn trong vấn đề tổ chức sự kiện, bạn hãy liên hệ trực tiếp với Danang Events theo hotline 0913.311.911 / 0913.186.829 / 098.98.98.198 để được tư vấn thêm thông tin chi tiết. 

>>> Đừng bỏ lỡ khuyến mãi cực hấp dẫn của Danang Events




tư vấn Dịch Vụ 24/7

HỘI NGHỊ: 0913.311.911

                  0913.188.911

sỰ kIỆN: 0989.898.198

tHIẾT bỊ: 0918.640.988

kHIẾU nẠI dỊCH vỤ

hOTLINE: 0905.388.666

Khách hàng của chúng tôi

công ty tổ chức trung thu chuyên nghiệp, tour đà nẵng tết 2019 Mua bán xe oto cũ