Hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức hội nghị đơn giản nhanh chóng
Để đảm bảo khi cuộc họp chính thức diễn ra thì cần phải có một bản kế hoạch đầy đủ và chi tiết để cuộc họp diễn ra suôn sẻ! Dưới đây là hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo chi tiết, mời bạn đọc cùng theo dõi!
Các bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết
Để chương trình hội thảo đi tới thành công cần phải có một kịch bản rõ ràng từ khâu chuẩn bị cho đến nghiệm thu. Những người làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện đã đưa ra các lưu ý quan trọng như:
Xác định mục tiêu của chương trình hội nghị
Bước đầu tiên khi tổ chức bất kì một chương trình hội nghị hội thảo nào đó., bạn cần phải xác định được mục tiêu của hội nghị. Từ đó, mới có thể lên kế hoạch cụ thể và chi tiết cho hội nghị diễn ra thuận lợi nhất. Đây cũng được xem là bước vô cùng quan trọng và là “kim chỉ nam” định hướng cho tất cả các hoạt động về sau.
Mục tiêu là bước đầu tiên cần làm rõ khi tổ chức hội nghị
Xác định chọn thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị
Lựa chọn thời gian để tổ chức hội thảo sao cho hợp lý là điều rất quan trọng để góp phần tạo nên buổi lễ thành công hơn. Khi xác định thời gian cần đảm bảo người tham dự có thể tham gia và hãy chú ý thời điểm đó các đối thủ cạnh tranh có đưa ra những sản phẩm, dịch vụ mới hay không,…
Đối với địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo, bạn cần phải lưu ý chọn nơi để tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế phải đảm bảo phù hợp với số lượng người tham gia. Đồng thời, địa điểm tổ chức cũng cần phải phù hợp với đối tượng tham gia để có thể đảm bảo an ninh, dịch vụ tốt, thuận tiện đi lại…
Thời gian cần hợp lý và địa điểm phải phù hợp với quy mô tổ chức
Xác định đối tượng tham gia
Xác định rõ đối tượng khách hàng tham gia là ai, thuộc phân khúc nào, có đặc điểm tính cách như thế nào sẽ giúp kế hoạch của bạn thành công từ những bước đầu tiên. Khắc họa rõ chân dung người tham dự sẽ giúp ban tổ chức có thể lên kế hoạch, xây dựng nội dung chương trình, gửi thư mời tham gia hội nghị cũng như chuẩn bị quà tặng hội nghị khách hàng phù hợp.
Dự trù kinh phí chi tiết về chương trình
Để có thể tổ chức hội nghị thành công, bạn cần phải dự trù kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo một cách cụ thể và chi tiết nhất. Nếu như bạn dự trù ngân sách tổ chức sự kiện ít hơn so với kinh phí để thực hiện tổ chức event thực tế, công tác chuẩn bị và tổ chức buổi hội thảo hội nghị sẽ rất dễ dẫn tới thất bại.
Định hình nội dung về kế hoạch tổ chức
Mục tiêu của một buổi hội nghị chính là đích đến của chương trình. Từ đó, người tổ chức cần phải lên kịch bản nội dung chi tiết cho buổi hội nghị. Với mỗi chương trình hội nghị, hội thảo khác nhau thì chủ đề sử dụng và cả nội dung khai thác cũng sẽ khác nhau.
Điển hình như, nếu bạn tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới thì bạn phải xây dựng chủ đề liên quan đến việc ra mắt sản phẩm đó. Từ đó sẽ biết cách triển khai nội dung sao cho chương trình giới thiệu sản phẩm hấp dẫn, cuốn hút và phải gây ấn tượng sâu sắc đối với khách mời tham dự.
Lập plan truyền thông sự kiện
Chương trình hội nghị khách hàng là một sự kiện rất cần đến yếu tố truyền thông, đặc biệt là với những doanh nghiệp muốn đẩy mạnh phát triển thương hiệu. Đội ngũ marketing của sự kiện cần lên kế hoạch truyền thông riêng cho từng nền tảng, không chỉ dừng lại ở tệp khách hàng đã có của doanh nghiệp, đây còn là cơ hội để mở rộng phân khúc khách hàng tiềm năng.
Xin giấy phép tổ chức sự kiện
Mọi sự kiện đều cần được cấp giấy phép tổ chức theo quy định của nhà nước. Tìm hiểu về các quy định cấp phép và chuẩn bị sẵn các giấy tờ liên quan theo đúng thủ tục sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Chuẩn bị quà tặng cho khách tham dự
Với các sự kiện như hội nghị khách hàng, chuẩn bị quà tặng là điều cần thiết giúp doanh nghiệp gây ấn tượng, nếu không phải nói là bắt buộc. Những món quà nhỏ in logo thương hiệu, hoặc các ưu đãi khi sử dụng sản phẩm của công ty sẽ giúp khách hàng nhớ đến doanh nghiệp nhiều hơn vì sự chu đáo, tận tâm này.
Tổng kết chương trình
Sau khi hoàn thành bản kế hoạch, điều quan trọng không thể thiếu chính là mục tổng kết.
Hãy tổng kết lại các đầu mục công việc cần làm, phân công nhân sự cho các đầu việc quan trọng.
Tham khảo thêm:
10+ mẫu background hội nghị, hội thảo đẹp, thu hút
Lưu ý cần biết khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị
Trên đây là các nội dung cơ bản cần có trong kế hoạch hội nghị khách hàng mà bạn cần biết. Bên cạnh đó, một số lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn lập kế hoạch một cách hoàn hảo hơn:
Xác định rõ ràng các đầu mục công việc
Với một chương trình lớn như hội nghị khách hàng, sẽ có rất nhiều đầu mục công việc mà ban tổ chức cần xác định và hoàn thành. Phân chia rõ các đầu mục công việc trước, trong và sau sự kiện và tạo checklist sẽ giúp ban tổ chức kiểm soát được khối lượng công việc đồ sộ này.
Lập kế hoạch càng chi tiết càng tốt
Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng sẽ giúp công tác kiểm soát chất lượng tốt hơn ở mỗi giai đoạn. Chia nhỏ đầu mục công việc, đi kèm với nhân sự phụ trách sẽ giúp công tác chuẩn bị đạt hiệu quả cao hơn.
Chuẩn bị các phương án dự phòng
Mọi kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng đều cần có phương án dự phòng. Bạn không thể biết trước được các tình huống bất ngờ có thể xảy ra như thay đổi địa điểm, số lượng khách mời có thể tham dự nhỏ hơn dự kiến, hoặc nhân sự phụ trách công việc không thể tiếp tục làm việc,... Hãy luôn chuẩn bị phương án dự phòng cho checklist quan trọng để đảm bảo kế hoạch diễn ra thuận lợi.
Phân loại mức độ quan trọng của các checklist công việc
Hãy phân loại mức độ quan trọng của các checklist trong công việc để có sự phân bổ thời gian và phân công nhân sự một cách hợp lý. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí thực hiện chương trình.
Danang Events - Đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo uy tín và chất lượng
Mỗi hội nghị hội thảo được tổ chức thường sẽ dựa vào bảng dự trù ngân sách đã lập ở trên, để lên danh sách đơn vị phối hợp, đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống… Hoặc đơn giản hơn nữa đó là giải quyết được mọi khó khăn bạn sẽ gặp khi tổ chức sự kiện hội nghị.
Vì vậy mà việc lựa chọn một đơn vị chuyên nghiệp và uy tín, sẽ giúp tổ chức hội nghị từ A - Z thành công hơn. Thực tế, để có thể tổ chức chương trình hội nghị hội thảo thành công, ấn tượng không phải là chuyện đơn giản và dễ dàng với những ai vừa mới bắt tay vào làm đâu nhé.
Trước tiên, bạn sẽ phải xây dựng kế hoạch, chuẩn bị tổ chức, thực hiện chương trình và phải kiểm soát khối lượng công việc khổng lồ,... Nếu như bạn không phải là người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chắc chắn bạn hoàn toàn có thể nhờ đến sự trợ giúp của một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Với vô vàn những đơn vị tổ chức sự kiện hiện nay, khiến bạn cảm thấy khó khăn không biết nên lựa chọn đơn vị nào tốt nhất. Vậy thì Danang Events sẽ là cái tên rất đáng để bạn tham khảo và lựa chọn đấy. Chúng tôi với lợi thế nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, chắc chắn sẽ mang đến cho doanh nghiệp bạn một sự kiện hội nghị hội thảo thành công rực rỡ.
Nên lựa chọn dịch vụ tổ chức hội nghĩ hội thảo tại Danang Events
Với những thông tin hữu ích trên đây, chắc bạn cũng đã hiểu rõ hơn về việc tổ chức hội nghị hội thảo đơn giản và hiệu quả rồi phải không nào. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc khó khăn trong vấn đề tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với Danang Events theo hotline dưới đây để nhận được sự tư vấn tốt nhất nhé.
DANANG EVENTS - QUALITY MAKES REPUTATION!
🏛️ 217 Tran Phu, Hai Chau District, Da Nang City, Vietnam
📲 WhatsApp/Zalo/Viber/Hotline: (+84) 913 186 829 - (+84) 903 277 326
🌐 https://danangevents.com.vn/
Xem thêm:
>> 5 mẫu bài phát biểu hội nghị khách hàng ấn tượng nhất
>> Gợi ý 10 trò chơi trong hội nghị khách hàng hấp dẫn, thú vị
