Hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng kèm mẫu tham khảo

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng thường có những nội dung gì? Để chuẩn bị cho hội nghị khách hàng bạn cần phải làm gì? Đây là câu hỏi mà bất cứ ai khi nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình dành cho khách hàng doanh nghiệp cũng đều lúng túng. Danang Events sẽ giúp bạn lập mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả trong bài viết dưới đây. 

Gợi ý mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết

Khi tổ chức các sự kiện lớn như hội nghị khách hàng, bất kì doanh nghiệp nào cũng cần lập kế hoạch bài bản, cụ thể nhất có thể. Bởi lẽ, hội nghị khách hàng chính là sự kiện doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, quy mô hoạt động của mình. Về cơ bản, một mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng hoàn chỉnh sẽ bao gồm các nội dung:

Xác định mục tiêu tổ chức hội nghị khách hàng

Mục tiêu của doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị là gì? Thông thường, các doanh nghiệp sẽ tổ chức hội nghị khách hàng vào cuối năm với mục đích tri ân hoặc khi muốn giới thiệu sản phẩm mới. Hội nghị khách hàng cũng là một cơ hội tốt để nâng cấp phân khúc khách hàng tiềm năng thành khách hàng thân thiết. Nhìn chung, đây là sự kiện có thể đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Xác định đối tượng tham gia

Xác định rõ đối tượng khách hàng tham gia là ai, thuộc phân khúc nào, có đặc điểm tính cách như thế nào sẽ giúp kế hoạch của bạn thành công từ những bước đầu tiên. Khắc họa rõ chân dung người tham dự sẽ giúp ban tổ chức có thể lên kế hoạch, xây dựng nội dung chương trình cũng như chuẩn bị quà tặng phù hợp. 

Lập kế hoạch dự trù kinh phí

Trong mọi bản kế hoạch tổ chức sự kiện lớn, không bao giờ có thể thiếu danh mục dự trù kinh phí. Chi phí để tổ chức một sự kiện tầm cỡ là không hề nhỏ. Hãy liệt kê trước các khoản cần chi, đừng quên chi phí dự phòng, bởi mọi sự cố hoàn toàn có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Chuẩn bị kỹ lưỡng hạng mục kinh phí có thể giúp ban tổ chức tránh được nhiều rủi ro liên quan.

Xác định thời gian tổ chức

Sau khi xác định được quy mô tổ chức, mẫu kế hoạch hội nghị khách hàng của bạn cần có thời gian tổ chức. Xác định được yếu tố này, bạn đã có thể bắt đầu làm checklist các công việc cần chuẩn bị như tạo timeline chuẩn bị cho sự kiện, thiết kế địa điểm tổ chức,...

Thiết kế địa điểm tổ chức

Sau khi chốt được thời gian tổ chức, nội dung tiếp theo bạn cần xác định chính là địa điểm tổ chức. Đối với các công ty không có hội trường lớn hay không gian đủ rộng cho sự kiện, bạn cần tìm đến các trung tâm hội nghị. Hãy lựa chọn không gian phù hợp với quy mô, cũng như thuận tiện di chuyển với khách hàng.

Thiết lập concept, nội dung hội nghị

Mỗi chương trình dành cho khách hàng sẽ mang một màu sắc, nội dung khác nhau. Thiết lập concept tổng thể và làm nội dung chương trình dựa trên concept đã định sẽ tạo nên một chương trình bài bản, giúp khách hàng tập trung vào câu chuyện mà doanh nghiệp muốn truyền tải.

Lập plan truyền thông sự kiện

Chương trình hội nghị khách hàng là một sự kiện rất cần đến yếu tố truyền thông, đặc biệt là với những doanh nghiệp muốn đẩy mạnh phát triển thương hiệu. Đội ngũ marketing của sự kiện cần lên kế hoạch truyền thông riêng cho từng nền tảng, không chỉ dừng lại ở tệp khách hàng đã có của doanh nghiệp, đây còn là cơ hội để mở rộng phân khúc khách hàng tiềm năng.

Xin giấy phép tổ chức sự kiện

Mọi sự kiện đều cần được cấp giấy phép tổ chức theo quy định của nhà nước. Tìm hiểu về các quy định cấp phép và chuẩn bị sẵn các giấy tờ liên quan theo đúng thủ tục sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Chuẩn bị quà tặng cho khách tham dự

Với các sự kiện như hội nghị khách hàng, chuẩn bị quà tặng là điều cần thiết giúp doanh nghiệp gây ấn tượng, nếu không phải nói là bắt buộc. Những món quà nhỏ in logo thương hiệu, hoặc các ưu đãi khi sử dụng sản phẩm của công ty sẽ giúp khách hàng nhớ đến doanh nghiệp nhiều hơn vì sự chu đáo, tận tâm này.

Tổng kết chương trình

Sau khi hoàn thành bản kế hoạch, điều quan trọng không thể thiếu chính là mục tổng kết. 

Hãy tổng kết lại các đầu mục công việc cần làm, phân công nhân sự cho các đầu việc quan trọng.

Lưu ý cần biết khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng

Trên đây là các nội dung cơ bản cần có trong kế hoạch hội nghị khách hàng mà bạn cần biết. Bên cạnh đó, một số lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn lập kế hoạch một cách hoàn hảo hơn:

Xác định rõ ràng các đầu mục công việc

Với một chương trình lớn như hội nghị khách hàng, sẽ có rất nhiều đầu mục công việc mà ban tổ chức cần xác định và hoàn thành. Phân chia rõ các đầu mục công việc trước, trong và sau sự kiện và tạo checklist sẽ giúp ban tổ chức kiểm soát được khối lượng công việc đồ sộ này.

Lập kế hoạch càng chi tiết càng tốt

Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng sẽ giúp công tác kiểm soát chất lượng tốt hơn ở mỗi giai đoạn. Chia nhỏ đầu mục công việc, đi kèm với nhân sự phụ trách sẽ giúp công tác chuẩn bị đạt hiệu quả cao hơn. 

Chuẩn bị các phương án dự phòng

Mọi kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng đều cần có phương án dự phòng. Bạn không thể biết trước được các tình huống bất ngờ có thể xảy ra như thay đổi địa điểm, số lượng khách mời có thể tham dự nhỏ hơn dự kiến, hoặc nhân sự phụ trách công việc không thể tiếp tục làm việc,... Hãy luôn chuẩn bị phương án dự phòng cho checklist quan trọng để đảm bảo kế hoạch diễn ra thuận lợi.

Phân loại mức độ quan trọng của các checklist công việc

Hãy phân loại mức độ quan trọng của các checklist trong công việc để có sự phân bổ thời gian và phân công nhân sự một cách hợp lý. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí thực hiện chương trình. 

Tư vấn tổ chức hội nghị khách hàng của Danang Events

Là đơn vị tổ chức sự kiện nổi bật 3 miền Bắc Trung Nam, Danang Events là sự lựa chọn hàng đầu nếu bạn đang chuẩn bị xây dựng một chương trình lớn dành cho khách hàng doanh nghiệp. 

Đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp sau nhiều năm hoạt động, Danang Events sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong quá trình thiết kế hội nghị khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất. 

Danang Events sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng với một quy trình bài bản, được chuẩn bị chu đáo từ khâu nhỏ nhất. Bạn sẽ được tư vấn mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng đáp ứng được mục đích cũng như phù hợp với chi phí doanh nghiệp.

Liên hệ hotline 0939.311.911 - 0913.311.911 để được tư vấn xây dựng mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng!

Địa chỉ:

• Văn phòng miền bắc: 27-29 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa, Hà Nội

• Văn phòng miền trung: 217 Trần Phú, Hải Châu, Đà Nẵng

• Văn phòng miền Nam: 05 Hoa Cau, Phú Nhuận, TP. HCM