Tổ chức gala dinner cần những nhân sự gì?

Có hai yếu tố cơ bản để tạo nên một sự kiện chính là nhân lực và vật lực. Trong đó, yếu tố nhân lực sẽ chủ động hơn yếu tố vật lực vì phải có nhân mới có thể tạo ra vật. Vậy để tổ chức một gala dinner thành công cần những nhân sự gì, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây!

Gala dinner và vai trò của gala dinner

Dù xuất hiện tại Việt Nam chưa lâu nhưng gala dinner đang dần trở thành loại hình sự kiện được ưa chuộng hàng đầu do tính ứng dụng cao và không khí cởi mở, thoải mái. 

Nhiều doanh nghiệp sử dụng gala dinner để phục vụ nhiều mục đích khác nhau như ăn mừng, khen thưởng nội bộ, liên hoan hoặc tri ân khách hàng,... dưới hình thức một buổi tiệc tối, kết hợp với một số hoạt động giải trí. 

Là một chương trình với mục đích gắn kết, xây dựng mối quan hệ, quảng bá và nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp, Gala Dinner thường không có khuôn mẫu chương trình cụ thể, gò bó mà có thể được xây dựng theo nhiều concept, phong cách khác nhau.

Một gala dinner điển hình thường gồm hai phần riêng biệt, tạm gọi là “lễ” và “tiệc”:

• Các nội dung chính của chương trình (gửi lời tri ân khách hàng, đối tác, tuyên dương, động viên và trao thưởng những thành viên có nhiều đóng góp cho doanh nghiệp,...) sẽ được thực hiện trong phần “lễ”. 

• Sau đó sẽ đến phần “tiệc”. Trong phần này, các món ăn đa dạng được chuẩn bị kỹ càng sẽ được phục vụ, kết hợp với đó là những tiết mục văn nghệ, trình diễn đặc sắc,...để khách mời có thể vừa thưởng thức bữa tiệc vừa thưởng thức các tiết mục giải trí.

Nhân sự cần có để tổ chức gala dinner

Để hoàn thành một sự kiện, nhân lực là không thể thiếu, không những thế mà còn cần nhiều nhân lực, đặc biệt là những chương trình lớn. Sau đây là một số vị trí nhân sự cần thiết trong quá trình chuẩn bị và thực hiện gala dinner:

Quản lý sự kiện, quản lý tài chính

Đây là vị trí cao nhất trong hệ thống nhân sự sự kiện. Người quản lý cần là có đầu óc chiến lược và khả năng điều phối hiệu quả. Một người quản lý giỏi sẽ giúp sự kiện gặt hái được nhiều thành công. Đi kèm với tầm quan trọng thì trách nhiệm của quản lý sự kiện vô cùng nặng nề. Họ có trách nhiệm xây dựng, tổng hợp ý tưởng cho sự kiện, giám sát và đôn đốc các hoạt động từ khâu chuẩn bị. Họ sẽ bao quát công việc của toàn bộ nhân sự, đồng thời, trực tiếp đưa ra quyết định trong sự kiện. Do đó, họ là người chịu trách nhiệm chính cho sự thành công của cả sự kiện.

Thông thường, đối với sự kiện lớn quản lý tài chính sẽ tách riêng thành một vị trí độc lập, tuy nhiên hai vị trí này luôn luôn đồng hành, hợp tác với nhau để có thể đưa ra được phương án tối ưu nhất nên trong một vài trường hợp một người sẽ đảm nhận cả 2 vị trí này.

Dẫn dắt, giám sát sự kiện

Dẫn dắt sự kiện sẽ chịu sự điều phối của quản lý sự kiện. Trong khi quản lý sự kiện lên kế hoạch và đưa ra những quyết định thì dẫn dắt sự kiện sẽ: lên bảng phân công chi tiết, liên hệ nhà cung cấp,...Tóm lại, họ sẽ dẫn dắt nhân sự một cách phù hợp để hoàn thành những “chiến lược” và mục tiêu mà quản lý sự kiện đề ra.

Ngoài ra còn có vị trí giám sát sự kiện. Vị trí này tương đương với dẫn dắt sự kiện, tuy nhiên điểm khác nhau giữa hai vị trí này là trong khi dẫn dắt sự kiện quản lý mọi việc của khâu chuẩn bị thì giám sát sự kiện đảm nhận nhiệm vụ chủ yếu khi sự kiện đang diễn ra. Họ chịu trách nhiệm cho: Công tác truyền thông, kiểm soát nhân sự trình diễn và khách mời

Trong quá trình giám sát, khi phát sinh sự việc mà không thể tự mình giải quyết, dẫn dắt sự kiện và giám sát sự kiện sẽ nhanh chóng báo lại người quản lý sự kiện để có phương án giải quyết phù hợp.

 

Quản lý hậu cần

Hậu cần bao gồm những công việc đằng sau sân khấu, trước khi sự kiện bắt đầu, bao gồm: setup hội trường, chuẩn bị bàn ghế và hỗ trợ lắp đặt các thiết bị cần thiết. Vì thế, người quản lý hậu cần sẽ là người quản lý, giám sát những nhân sự tham gia và quá trình hậu cần. 

Họ có nhiệm vụ phối hợp với người dẫn dắt, người giám sát và cả quản lý sự kiện để phân công nhân sự hậu cần sao cho phù hợp để hoàn thành các công tác hậu cần đúng tiến độ và giải quyết những sự cố phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.

Nhân sự hậu cần 

Như đã nói ở trên, nhân sự hậu cần đặt dưới sự quản lý của quản lý hậu cần. Họ có nhiệm vụ hoàn thành các công việc hậu cần được giao. Ngoài ra, họ còn hỗ trợ lắp đặt một số thiết bị khi được yêu cầu và phải luôn sẵn sàng hỗ trợ trong suốt quá trình sự kiện diễn ra. Nhân viên hậu cần vô cùng quan trọng bởi họ là người thi công chính của toàn bộ sự kiện. Một sự kiện đặc sắc, ấn tượng hay không phụ thuộc rất nhiều vào sự tỉ mỉ và kinh nghiệm của nhân viên hậu cần.

Nhân sự trình diễn

Họ bao gồm MC, vũ đoàn, lễ tân, các PGs, PBs... những người sẽ trình diễn các tiết mục đặc sắc trên sân khấu và giao lưu trực tiếp với khách mời.

Đây là những người sẽ tiếp xúc trực tiếp với khách mời, do đó vai trò của họ là không cần bàn cãi. Đặc biệt là MC chương trình bởi họ là người sẽ tiếp xúc với khách mời từ khi bắt đầu đến khi buổi tiệc kết thúc. Do đó, mà những nhân sự này cũng có yêu cầu cao về sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm làm việc.

Nhân viên kỹ thuật

Đây thường là bộ phận mà doanh nghiệp sẽ thuê ngoài liên quan đến các trang thiết bị kỹ thuật cần thiết như: màn hình LED, âm thanh, ánh sáng, vật dụng sự kiện,… Những thiết bị này góp phần không nhỏ nhằm tạo ra hiệu ứng đẹp mắt và thể hiện quy mô, đẳng cấp của sự kiện vì thế mà những nhân viên điều khiển những thiết bị này cũng vô cùng quan trọng bởi công việc của họ mang tính chuyên môn cao và khó thay thế.

Những lưu ý khi lựa chọn nhân sự cho gala dinner

Với mỗi một vị trí thì yêu cầu sẽ khác nhau nhưng nhìn chung để lựa chọn được một đội ngũ nhân sự tốt, bạn nên cân nhắc hai yếu tố sau đây: 

Có năng lực

Chắc chắn rồi, một người quản lý có chuyên môn cao và dày dặn kinh nghiệm sẽ giúp bạn lên một kế hoạch logic, hợp lý và an toàn với mức chi phí tối ưu nhất. Trong trường hợp doanh nghiệp thuê dịch vụ bên ngoài, nên chọn những đơn vị uy tín và có nhiều năm kinh nghiệm để đảm bảo được khả năng thành công cao hơn.

Tác phong chuyên nghiệp

Một công việc đề cao thời gian và tiến độ như tổ chức gala dinner đồng nghĩa với việc nhân sự chạy sự kiện này cũng cần có tác phong chuyên nghiệp, đúng giờ. Sự thành công của chương trình liên quan đến tất cả mọi người trong hệ thống nhân lực, vì thế chỉ cần một người không đúng giờ sẽ ảnh hưởng đến cả quá trình.

Dịch vụ cho thuê nhân sự gala dinner của DNE

Tầm quan trọng của nhân sự sự kiện đã được khẳng định qua rất nhiều sự kiện. Nắm bắt được nhu cầu thuê nhân sự sự kiện của nhiều doanh nghiệp, DNE - một đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cung cấp dịch vụ cho thuê nhân sự sự kiện.  Hoạt động hơn 15 năm, nhân sự của chúng tôi đã tiếp xúc với vô số sự kiện khác nhau và chúng tôi tin rằng có thể mang đến cho khách hàng trải nghiệm dịch vụ chất lượng nhất.

Đội ngũ nhân viên với những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện luôn sẵn sàng để đưa ra những tư vấn phù hợp nhất cho sự kiện của bạn. Hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline 0913.311.911 để được tư vấn và báo giá chi tiết. 

Kết luận

Một sự kiện Gala Dinner có thể mang lại rất nhiều lợi ích trước mắt cũng như lâu dài cho doanh nghiệp. Danang Events luôn sẵn sàng giúp bạn đạt được điều đó. Là một đơn vị chuyên nghiệp, uy tín trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, tổ chức thành công những sự kiện ấn tượng và sự hài lòng của khách hàng chính là điều mà chúng tôi hướng tới. Danang Events đã và đang là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp trong khu vực khi tìm kiếm đơn vị tổ chức Gala Dinner. Để biết thêm thông tin, hãy liên hệ với chúng tôi theo những địa chỉ sau để được tư vấn:

• Văn phòng Hà Nội: 27-29 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa
• Văn phòng Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Hải Châu
• Văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phú Nhuận