Hướng dẫn quy trình tổ chức tiệc trà chi tiết, đầy đủ

Bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện và muốn tạo điểm nhấn bằng một bữa tiệc trà nhẹ nhàng, tinh tế? Tuy nhiên, bạn loay hoay không biết bắt đầu từ đâu và làm thế nào để xây dựng một quy trình tổ chức tiệc trà thật chuyên nghiệp, tránh những sai sót không đáng có? 

Đừng lo lắng, Danang Events sẽ mang đến một hướng dẫn toàn diện, từng bước một, từ khâu lên ý tưởng, chuẩn bị thực đơn cho đến cách bày trí và phục vụ hoàn hảo. Cùng xem nhé!

Chuẩn bị tiệc teabreak trước thời gian diễn ra

Dưới đây là toàn bộ quy trình tổ chức tiệc trà cho các sự kiện:

Xác định hình thức, chủ đề và ngân sách phù hợp

Trước khi bắt tay vào chuẩn bị bất kỳ tiệc trà nào, bạn cần trả lời ba câu hỏi cốt lõi:

Bạn cần xác định ngân sách phù hợp cho buổi tiệc teabreak

• Hình thức tổ chức tea break là gì: Tiệc trà của bạn sẽ theo hình thức nào?

• Tiệc buffet bánh ngọt: Khách mời tự do đi lại và lựa chọn món ăn. Hình thức này phù hợp với các sự kiện lớn, khuyến khích sự giao lưu, kết nối.

• Tiệc set menu: Món ăn được phục vụ theo từng phần nhỏ tại bàn. Hình thức này mang tính trang trọng hơn, thích hợp cho các cuộc họp quan trọng, gặp gỡ đối tác.

• Tiệc finger food: Chủ yếu là các món ăn nhỏ gọn, dễ dàng thưởng thức bằng tay, tạo không khí thân mật, gần gũi.

• Chủ đề (Theme): Một chủ đề nhất quán sẽ giúp buổi tiệc trở nên đặc biệt và có điểm nhấn. Chủ đề có thể dựa trên màu sắc thương hiệu, tính chất sự kiện (hội thảo công nghệ, ra mắt sản phẩm làm đẹp) hoặc theo mùa (Xuân, Hạ, Thu, Đông). Chủ đề sẽ chi phối từ cách trang trí đến việc lựa chọn thực đơn khi tổ chức tiệc trà bánh ngọt.

• Ngân sách: Đây là yếu tố chi phối toàn bộ quy trình tổ chức tiệc trà. Bạn cần xác định rõ ngân sách tối đa có thể chi cho hạng mục này. Từ đó, phân bổ chi phí cho các khoản như: thực đơn, trang trí, nhân sự, dụng cụ, chi phí phát sinh,... Một ngân sách rõ ràng giúp bạn đưa ra những lựa chọn nhà cung cấp và thực đơn hợp lý nhất.

Lên thực đơn tiệc trà

Thực đơn teabreak là "linh hồn" của buổi tiệc. Một thực đơn phong phú, ngon miệng và đẹp mắt sẽ làm hài lòng mọi vị khách. Khi lên kế hoạch tổ chức tiệc trà bánh ngọt, thực đơn cần có sự cân bằng giữa các nhóm món:

• Bánh ngọt: Đây là thành phần không thể thiếu trong mỗi buổi tiệc Teabreak. Nên có sự đa dạng về các loại bánh có trong bữa tiệc như:

• Bánh tart trái cây.

• Cupcake, Muffin.

• Mousse, Panna Cotta.

• Bánh su kem, Croissant.

• Bánh mặn: Để cân bằng vị giác, bạn nên bổ sung các loại bánh mặn nhỏ gọn như mini sandwich, mini pizza, vol-au-vent (bánh ngàn lớp nhân mặn).

• Trái cây tươi: Hoa quả luôn là lựa chọn an toàn và được mọi người yêu thích. Bạn hãy chọn các loại trái cây theo mùa, cắt gọt sẵn và trình bày đẹp mắt (dưa hấu, dứa, nho, ổi, cam,...).

• Đồ uống:

• Nóng: Trà (trà hoa cúc, trà xanh, trà bá tước...), cà phê.

• Lạnh: Nước ép trái cây, nước detox, nước suối.

Lưu ý: Trong các bữa tiệc của mình, ban tổ chức hãy cân nhắc đến các yếu tố về dị ứng thực phẩm hoặc chế độ ăn đặc biệt của khách mời (nếu có) để có sự chuẩn bị chu đáo nhất. Bước này cực kỳ quan trọng trong quy trình tổ chức tiệc trà chuyên nghiệp.

Liên hệ và chốt lại các thông tin liên quan đến nhà cung cấp

Sau khi đã có kế hoạch và thực đơn sơ bộ, bước tiếp theo trong quy trình tổ chức tiệc trà là tìm kiếm và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ tiệc teabreak uy tín. Khi liên hệ, bạn cần làm rõ và chốt các thông tin sau:

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín và đưa các thông tin mà doanh nghiệp cần trong buổi tiệc của mình

• Báo giá chi tiết cho thực đơn đã chọn.

• Số lượng suất ăn chính xác.

• Thời gian, địa điểm giao hàng và set up.

• Các dịch vụ đi kèm: nhân sự phục vụ, dụng cụ ăn uống (dĩa, ly, khay...), khăn trải bàn.

• Điều khoản thanh toán và hợp đồng.

Hãy yêu cầu nhà cung cấp xác nhận mọi thứ bằng văn bản (email, hợp đồng) để tránh những hiểu lầm không đáng có.

Lựa chọn và trang trí khu vực bày tiệc trà

Không gian tổ chức tiệc cũng góp phần không nhỏ vào thành công chung của cả buổi tiệc. Ban tổ chức sự kiện hãy chọn một khu vực đủ rộng rãi, thoáng đãng, thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời. Việc trang trí cần bám sát chủ đề đã định:

• Sử dụng khăn trải bàn phù hợp màu sắc.

• Bố trí thêm hoa tươi, nến hoặc các vật dụng trang trí nhỏ xinh.

• Chuẩn bị bảng tên món ăn (food-tag) để khách mời dễ dàng nhận biết.

• Đảm bảo khu vực có đủ ánh sáng và được dọn dẹp sạch sẽ trước khi bày tiệc.

Quy trình tổ chức tiệc trà trong ngày diễn ra sự kiện

Sự phối hợp nhịp nhàng và kiểm soát chặt chẽ trong ngày sự kiện sẽ đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng như kế hoạch.

Nhận và kiểm tra các đơn hàng đã đặt với nhà cung cấp

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong ngày diễn ra sự kiện. Khi nhà cung cấp giao hàng, người phụ trách cần:

• Kiểm tra số lượng món ăn, đồ uống so với đơn đặt hàng.

• Kiểm tra chất lượng sản phẩm: độ tươi ngon, hình thức trình bày.

• Kiểm tra các dụng cụ đi kèm đã đầy đủ và sạch sẽ chưa.

Nếu có bất kỳ sai sót nào, bạn cần báo ngay cho nhà cung cấp để có phương án xử lý kịp thời. 

Kiểm tra đơn hàng với nhà cung cấp để xác nhận đúng đơn bạn đã đặt trước đó

Bày trí bàn tiệc teabreak

Việc sắp xếp, bày trí món ăn một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ nâng tầm giá trị của buổi tiệc. Bạn có thể tham khảo nguyên tắc bày trí:

• Thứ tự lên món ăn: Món mặn > Món ngọt > Trái cây > Đồ uống > Khăn giấy.

• Thẩm mỹ: Tạo sự phân tầng cao-thấp bằng cách sử dụng các loại kệ, khay nhiều tầng, sắp xếp món ăn xen kẽ màu sắc để tạo sự bắt mắt cho khách mời thưởng thức.

• Tiện lợi: Đặt các món ăn ở vị trí dễ lấy, chừa đủ không gian để khách di chuyển.

Việc bày trí đẹp mắt sẽ là điểm cộng lớn cho sự kiện của bạn trong mắt khách mời tham dự.

Phân công nhân sự phục vụ tiệc

Dù là tiệc tự phục vụ, nhưng vai trò của nhân sự vẫn rất quan trọng. Vì vậy, ban tổ chức cần phân công rõ ràng nhiệm vụ của từng người:

• Một người chuyên trách việc châm thêm đồ ăn, thức uống khi sắp hết.

• Một người hỗ trợ thu dọn bát đĩa, ly đã qua sử dụng để giữ cho bàn tiệc và khu vực xung quanh luôn sạch sẽ.

• Một người sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp thắc mắc của khách mời về các món ăn và hỗ trợ lấy thức ăn (nếu cần).

Sự chu đáo của đội ngũ nhân sự sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của ban tổ chức trong buổi tiệc.

Ban tổ chức cần bố trí nhân sự túc trực tại buổi tiệc để hỗ trợ khách mời và thêm đồ ăn khi cần thiết

Dọn dẹp và kết thúc buổi tiệc

Một quy trình tổ chức tiệc trà hoàn chỉnh phải bao gồm cả khâu kết thúc. Sau khi khách mời đã dùng tiệc xong, đội ngũ nhân sự cần nhanh chóng:

• Thu dọn các món ăn còn thừa trong buổi tiệc.

• Phân loại rác.

• Lau chùi sạch sẽ bàn tiệc và khu vực xung quanh.

• Kiểm kê và bàn giao lại các dụng cụ đã thuê cho nhà cung cấp.

Dự phòng rủi ro khi tổ chức tiệc teabreak

Trong quá trình thực hiện sự kiện hay chỉ đơn giản là 1 buổi teabreak, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với những rủi ro tiềm ẩn. Việc chuẩn bị phương án dự phòng cho thấy sự chuyên nghiệp và năng lực xử lý tình huống của ban tổ chức sự kiện:

• Thiếu đồ ăn/uống cho khách mời: Luôn đặt dư khoảng 5-10% so với số lượng khách dự kiến.

• Nhà cung cấp giao hàng trễ: Luôn phải có thông tin liên lạc của một nhà cung cấp dự phòng.

• Sự cố đổ vỡ chén, đĩa, thức ăn,... : Chuẩn bị sẵn bộ dụng cụ vệ sinh (khăn, cây lau nhà...) để đảm bảo xử lý tình huống nhanh chóng, trả lại không gian bữa tiệc sạch sẽ, thoải mái cho khách mời.

• Khách có yêu cầu đặc biệt: Chuẩn bị sẵn một vài lựa chọn đơn giản như bánh quy không đường, trái cây ít ngọt,...

Như vậy, để có một buổi teabreak thành công, bạn cần tuân thủ một quy trình tổ chức tiệc trà chặt chẽ, từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch, triển khai cho đến khi kết thúc. Mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng, đòi hỏi sự tỉ mỉ và tâm huyết của người thực hiện.

Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy quy trình tổ chức tiệc trà này quá phức tạp, tốn nhiều thời gian và nhân lực, hoặc đơn giản là muốn đảm bảo sự hoàn hảo tuyệt đối cho sự kiện của mình, hãy để các chuyên gia giúp bạn. 

Danang Events là đơn vị cung cấp dịch vụ teabreak chuyên nghiệp, đáp ứng đa dạng nhu cầu và quy mô khách tham dự

Danang Events tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện và tiệc teabreak trọn gói chuyên nghiệp hàng đầu. Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, thực đơn đa dạng và phong cách phục vụ tận tâm, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn và khách mời những trải nghiệm tiệc trà đẳng cấp và đáng nhớ.

Bên cạnh đó, Danang Events còn cung cấp các giải pháp toàn diện cho sự kiện của bạn như: tổ chức hội nghị - hội thảo, lễ khai trương, tiệc cuối năm, cung cấp nhân sự sự kiện (PG, MC), cho thuê thiết bị sự kiện,...

Liên hệ ngay với Danang Events để nhận tư vấn và báo giá chi tiết cho sự kiện sắp tới của bạn!

—---------

Chi tiết liên hệ: 

DANANG EVENTS - QUALITY MAKES REPUTATION!

🏛️ 217 Tran Phu, Hai Chau District, Da Nang City, Vietnam

📲 WhatsApp/Zalo/Viber/Hotline: (+84) 913 186 829 - (+84) 903 277 326

🌐 https://danangevents.com.vn/

📧 info@danangevent.com