Mẫu kế hoạch tổ chức gala dinner chi tiết

Kế hoạch tổ chức gala dinner được chuẩn bị kỹ lưỡng tới từng chi tiết, hạng mục sẽ giúp ban tổ chức có thể xây dựng một chương trình thành công cho doanh nghiệp. Danang Events sẽ tư vấn và định hướng giúp bạn có thể thiết kế một bản kế hoạch tổ chức gala dinner lý tưởng trong bài viết dưới đây.

Tại sao cần chuẩn bị trước kế hoạch tổ chức gala dinner?

Gala dinner là loại hình tổ chức sự kiện kết hợp tiệc tối và các hoạt động giải trí. Khách mời tham dự gala dinner thường là khách hàng doanh nghiệp, đối tác hoặc là nhân sự công ty, tuỳ thuộc vào mục đích tổ chức sự kiện.

Là một chương trình diễn ra trực tiếp, cần có sự chuẩn bị chỉn chu nên gala dinner thường được doanh nghiệp chuẩn bị lên kế hoạch một cách bài bản. Ban tổ chức sẽ cần có kịch bản để follow các đầu mục công việc và kiểm soát các hạng mục chương trình một cách cụ thể. Kế hoạch càng chi tiết, sự thành công và độ hoàn thiện của chương trình càng cao. 

Một số hình thức tổ chức gala dinner phổ biến hiện nay

Đều gọi chung là gala dinner - chương trình tổ chức vào buổi tối, có nhiều khách mời tham dự, nhưng mỗi doanh nghiệp sẽ có hình thức tổ chức gala dinner khác nhau:

Gala dinner gặp mặt và tri ân

Buổi gala dinner được tổ chức hoành tráng với sự xuất hiện của đông đảo khách hàng, đối tác thân thiết của doanh nghiệp. Đây là hình thức chăm sóc khách hàng hiệu quả, xây dựng mối kết nối lâu dài, bền chặt, nâng cao giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp. Các hoạt động của buổi gala này chủ yếu là vinh danh, tặng quà lưu niệm, đãi tiệc, trình diễn nghệ thuật, minigames,...

Gala dinner tổng kết năm

Loại hình gala dinner với mục đích tổng kết lại một năm làm việc vất vả của toàn thể cán bộ nhân viên. Đây là buổi tiệc tri ân của doanh nghiệp với những người đồng hành, thư giãn sau một giai đoạn làm việc hăng say. Các hoạt động vinh danh nhân sự, chiêu đãi, giao lưu văn nghệ giữa các phòng ban,... là các hoạt động phổ biến nhất với loại hình gala dinner này. 

Gala dinner chào đón năm mới

Tiệc chào mừng năm mới là hoạt động tổ chức thường niên tại các doanh nghiệp. Thông thường, nếu đã tổ chức gala tổng kết năm, doanh nghiệp sẽ không tổ chức gala dinner chào năm mới, hoặc ngược lại. Đây là sự kiện được tổ chức trong thời điểm giao thoa giữa năm mới và năm cũ, công ty sẽ khích lệ tinh thần nhân viên, đồng thời đưa ra những định hướng, tầm nhìn mới của doanh nghiệp trong năm tới. 

Gala dinner kết hợp du lịch, team building

Tổ chức gala dinner kết hợp cùng với hoạt động tham quan du lịch và teambuilding sẽ nhằm gia tăng tinh thần đoàn kết giữa nhân sự trong một tập thể. Đây là một hình thức gala dinner sẽ được tổ chức tại địa điểm du lịch, được bộ phận nhân sự và truyền thông nội bộ phụ trách. 

Mẫu kế hoạch tổ chức gala dinner chi tiết

Nếu bạn đang phân vân không biết cách nào có thể xây dựng kế hoạch tổ chức gala dinner chuyên nghiệp, tham khảo ngay mẫu kế hoạch dưới đây để có một chương trình thành công như ý muốn:

Xác định ý tưởng tổ chức

Mọi chương trình, mọi kế hoạch sẽ không bao giờ diễn ra như mong đợi nếu như khâu lên ý tưởng tổ chức không được thực hiện đúng cách. Ban đầu, hãy lựa chọn ra chủ đề bạn muốn xây dựng, sau đó lựa chọn 1 trong 4 loại hình gala dinner bên trên phù hợp với cách tổ chức chương trình. 

Thời gian, địa điểm tổ chức

Sau khi xác định được ý tưởng ban đầu, tiếp đến, hãy tìm kiếm và đặt trước địa điểm tổ chức. Thời gian tổ chức sẽ được xác định tuỳ theo địa điểm nếu bạn muốn tổ chức tại các trung tâm sự kiện. Đây là hai thông tin quan trọng cần được đặt lịch trước khi thông tin rộng rãi tới khách mời tham dự. 

Kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình cụ thể sẽ được xây dựng đồng thời với kịch bản MC - người đồng hành với khách mời tham dự trong suốt thời gian tổ chức. Kịch bản chương trình gala dinner sẽ bao gồm hai phần lễ và hội, trong đó phần hội sẽ chiếm phần lớn thời gian và có nhiều hoạt động nhất. Phân loại rõ thành từng phần chương trình, cùng thời lượng ước tính sẽ giúp bạn kiểm soát chương trình đúng với kế hoạch. 

Chuẩn bị sân khấu

Một trong những hạng mục quan trọng của kế hoạch tổ chức gala dinner chính là chuẩn bị cho thiết kế sân khấu. Là sự kiện mang đậm tính nghệ thuật, giải trí, khâu chuẩn bị cho sân khấu của gala dinner sẽ mất nhiều thời gian chuẩn bị và có hiệu ứng thị giác nổi bật hơn hẳn so với hội nghị, hội thảo thông thường. 

Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Là kiểu sự kiện mang đậm tính trình diễn nên hệ thống âm thanh, ánh sáng của gala dinner thường được đầu tư hết sức công phu. Đó là lý do, bạn cần chọn địa điểm tổ chức phù hợp với chương trình. Thông thường, nếu thuê đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài, ban tổ chức sẽ không cần chuẩn bị phần này, bởi phía cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm thiết kế đúng với kế hoạch đã đặt ra.

Thực đơn đãi tiệc

Hầu hết gala dinner sẽ có hạng mục đãi tiệc dành cho khách mời. Hãy tham khảo thực đơn tại địa điểm tổ chức để có lựa chọn phù hợp nhất với khách dự tiệc và ngân sách của doanh nghiệp.

Kế hoạch dự trù kinh phí

Bất cứ bản kế hoạch tổ chức sự kiện nào cũng sẽ không hoàn chỉnh nếu thiếu kế hoạch dự trù kinh phí. Ban tổ chức sẽ không kịp trở tay với các sự cố bất ngờ trong quá trình chuẩn bị, tổ chức, các loại chi phí thực tế có thể bị dội lên gấp nhiều lần so với dự tính, nếu như doanh nghiệp tự tổ chức mà không có thuê đội tổ chức sự kiện outsource. 

Minigames

Các trò chơi thú vị, kèm quà tặng luôn là chương trình hấp dẫn khách mời tham dự. Đây cũng là cách giúp chương trình trở nên thú vị hơn, tăng cơ hội giao lưu, gắn bó giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đặc biệt với các gala dinner tổng kết cuối năm,... 

Tư vấn kế hoạch tổ chức gala dinner tại Danang Events

Danang Events là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp đang muốn tổ chức gala dinner. Là đối tác của hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ trên khắp cả nước, Danang Events là chuyên gia với các loại hình gala dinner hiện đại. Hiểu được mong muốn của doanh nghiệp, Danang Events sẽ không khiến bạn thất vọng với quy trình làm việc chuyên nghiệp của mình.

Với sự dẫn dắt, đồng hành cùng đội ngũ tổ chức sự kiện hơn 10 năm kinh nghiệm làm việc, Danang Events sẽ cùng bạn định hướng, xây dựng loại hình, ý tưởng tổ chức gala dinner phù hợp với mong muốn của doanh nghiệp. Các hoạt động có trong chương trình cùng cách thức tổ chức sẽ được bao gọn trong dịch vụ tổ chức gala dinner trọn gói tại Danang Events. 

Liên hệ hotline 0939.311.911 - 0913.311.911 nếu bạn đang cần sự hỗ trợ từ Danang Events trong quá trình xây dựng kế hoạch tổ chức gala dinner!

Địa chỉ:

• Văn phòng miền bắc: 27-29 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa, Hà Nội

• Văn phòng miền trung: 217 Trần Phú, Hải Châu, Đà Nẵng

• Văn phòng miền Nam: 05 Hoa Cau, Phú Nhuận, TP. HCM