3 Mẫu kế hoạch tổ chức trung thu chi tiết, ý nghĩa

Tết Trung thu không chỉ là dịp để trẻ em nô nức rước đèn, phá cỗ mà còn là cơ hội để gia đình sum vầy, các tổ chức thể hiện sự quan tâm và cộng đồng thêm phần gắn kết. Để một chương trình Trung thu diễn ra thành công, trọn vẹn và đúng với tinh thần ý nghĩa của nó, việc xây dựng một kế hoạch tổ chức trung thu bài bản, chi tiết là yếu tố tiên quyết. 

Bài viết này, Danang Events sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện, từ các bước lập kế hoạch cho đến những mẫu tham khảo cụ thể, giúp bạn tự tin tổ chức một đêm hội trăng rằm đáng nhớ.

Các bước lập kế hoạch tổ chức trung thu chi tiết A - Z

Bất kể quy mô chương trình lớn hay nhỏ, việc tuân thủ một quy trình lập kế hoạch chuyên nghiệp sẽ đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là 6 bước cốt lõi để xây dựng một bản kế hoạch trung thu hoàn chỉnh.

Không gian tổ chức Trung thu ngoài trời được trang trí lung linh với đèn lồng, tạo nên một không khí lễ hội rực rỡ.

Xác định mục đích, yêu cầu của chương trình

Đây là bước nền móng, quyết định toàn bộ phương hướng và nội dung của sự kiện. Trước khi bắt đầu, ban tổ chức cần trả lời rõ ràng các câu hỏi:

Tổ chức Trung thu để làm gì? (Mục đích):

• Đối với doanh nghiệp: Xây dựng văn hóa công ty, tri ân nhân viên và gia đình họ, tăng cường sự gắn kết nội bộ, quảng bá hình ảnh thương hiệu.

• Đối với khu dân cư/thôn làng: Tạo sân chơi cho các em thiếu nhi, thắt chặt tình làng nghĩa xóm, gìn giữ nét đẹp văn hóa truyền thống.

• Đối với trường học: Mang đến cho học sinh một hoạt động ngoại khóa bổ ích, giáo dục về giá trị truyền thống, khuyến khích sự sáng tạo và tinh thần đồng đội.

Chương trình cần đạt được những gì? (Yêu cầu):

• Số lượng người tham dự dự kiến.

• Không khí chương trình: Vui tươi, ấm cúng, trang trọng, hay sôi động?

• Thông điệp cốt lõi muốn truyền tải.

• Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người tham gia, đặc biệt là trẻ em.

Xác định thời gian, địa điểm và các thành phần tham dự

Thời gian: Thông thường, chương trình Trung thu được tổ chức vào đúng ngày Rằm tháng tám Âm lịch. Tuy nhiên, để thuận tiện cho mọi người, ban tổ chức có thể linh hoạt chọn ngày cuối tuần gần nhất. Khung giờ lý tưởng là buổi tối, từ 18h00 - 21h00, khi ánh trăng đã lên cao.

Địa điểm: Địa điểm phải phù hợp với quy mô và tính chất chương trình.

• Trong nhà: Hội trường công ty, nhà văn hóa, sảnh chung cư... phù hợp với các chương trình cần sự trang trọng, ấm cúng, không bị ảnh hưởng bởi thời tiết.

• Ngoài trời: Sân vận động, công viên, sân chung cư... lý tưởng cho các hoạt động sôi nổi như rước đèn, múa lân, trò chơi trung thu tập thể. Cần có phương án dự phòng cho trường hợp thời tiết xấu.

Thành phần tham dự: Xác định rõ đối tượng chính (con em cán bộ nhân viên, các cháu thiếu nhi trong khu phố, học sinh,...) và khách mời (ban lãnh đạo, đại diện chính quyền, phụ huynh,...).

Xây dựng nội dung chương trình

Đây là phần "linh hồn" của sự kiện. Một kịch bản chương trình chi tiết (timeline) cần được xây dựng, bao gồm các hạng mục:

Phần lễ: Đón khách, ổn định chỗ ngồi, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, phát biểu khai mạc của ban lãnh đạo/ban tổ chức.

Phần hội: Đây là phần được mong chờ nhất.

• Tiết mục nghệ thuật: Múa lân - sư - rồng, biểu diễn văn nghệ (chủ đề Trung thu), ảo thuật, xiếc...

• Tương tác: Chú Cuội, chị Hằng dẫn chương trình, giao lưu và tổ chức trò chơi.

• Hoạt động truyền thống: Tổ chức rước đèn ông sao, thi làm lồng đèn, thi bày mâm ngũ quả trung thu, vẽ tranh trung thu.

• Trao quà: Tặng quà Trung thu cho các em thiếu nhi. Có thể kết hợp trao thưởng cho các bé có thành tích học tập tốt.

Phần kết: Phá cỗ Trung thu, chụp ảnh lưu niệm và bế mạc chương trình.

Công tác chuẩn bị và phân công nhân sự

Để hiện thực hóa kịch bản, cần có một kế hoạch chuẩn bị kỹ lưỡng và phân công nhiệm vụ rõ ràng.

Thành lập Ban tổ chức: Bao gồm trưởng ban và các thành viên phụ trách từng mảng cụ thể.

Phân công nhiệm vụ:

• Team nội dung: Chịu trách nhiệm về kịch bản trung thu, MC, nhân vật Chị Hằng - Chú Cuội, các tiết mục văn nghệ.

• Team hậu cần: Phụ trách sân khấu trung thu, âm thanh, ánh sáng, trang trí (backdrop, đèn lồng, bóng bay), chuẩn bị mâm cỗ, quà tặng.

• Team truyền thông: Thiết kế thư mời, băng rôn, quảng bá sự kiện (nếu cần).

• Team an ninh - lễ tân: Đảm bảo an ninh trật tự, hướng dẫn khách mời, hỗ trợ y tế.

Dự trù ngân sách tổ chức

Ngân sách là yếu tố quan trọng, cần được lên kế hoạch chi tiết để tránh phát sinh chi phí ngoài tầm kiểm soát. Các hạng mục chi phí chính bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm (nếu có).

• Chi phí thiết kế, trang trí sân khấu, không gian.

• Chi phí thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng.

• Chi phí thuê nhân sự biểu diễn: MC, múa lân, ca sĩ, ảo thuật gia...

• Chi phí quà tặng cho thiếu nhi.

• Chi phí tiệc, mâm cỗ (bánh kẹo, hoa quả).

• Chi phí truyền thông, in ấn.

• Chi phí dự phòng (khoảng 10-15% tổng ngân sách).

Mâm cỗ Trung thu được bày biện đẹp mắt với bánh nướng, bánh dẻo và các loại hoa quả đặc trưng của mùa thu.

Tổ chức thực hiện chương trình

Đây là giai đoạn triển khai. Cần có một buổi tổng duyệt trước sự kiện để khớp nối kịch bản và các bộ phận. Trong ngày diễn ra, trưởng ban tổ chức cần điều phối chung, đảm bảo các team phối hợp nhịp nhàng, xử lý nhanh các tình huống phát sinh để chương trình diễn ra thành công tốt đẹp.

Mẫu kế hoạch tổ chức trung thu đầy đủ, chi tiết

Để cụ thể hóa các bước trên, DaNang Events xin giới thiệu 3 mẫu kế hoạch tham khảo, được điều chỉnh để phù hợp với từng đối tượng.

Mẫu kế hoạch tổ chức trung thu cho doanh nghiệp, cơ quan

• Tên chương trình: Đêm Hội Trăng Rằm [Tên Công Ty] - Gắn Kết Yêu Thương.

• Mục tiêu: Tri ân gia đình CBNV, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng cường sự gắn kết.

• Đối tượng: Toàn thể CBNV và gia đình (đặc biệt là các cháu thiếu nhi).

• Điểm nhấn:

• Không gian trang trí chuyên nghiệp, mang dấu ấn thương hiệu.

• Phát biểu ngắn gọn của Ban Lãnh đạo, nhấn mạnh giá trị gia đình.

• Trao quà cho tất cả các bé và vinh danh các bé có thành tích học tập xuất sắc.

• Các trò chơi team building nhẹ nhàng kết hợp giữa bố mẹ và các con.

• Tổ chức photobooth chụp ảnh lưu niệm chuyên nghiệp.

Mẫu kế hoạch tổ chức chương trình trung thu thôn làng, khu dân cư

• Tên chương trình: Vui Tết Trung Thu - Thắt Chặt Tình Làng Nghĩa Xóm.

• Mục tiêu: Tạo sân chơi lành mạnh cho thiếu nhi, kết nối cộng đồng.

• Đối tượng: Toàn bộ các hộ gia đình trong thôn, khu dân cư.

• Điểm nhấn:

• Huy động sự đóng góp, tham gia từ chính các hộ dân (cây nhà lá vườn).

• Tổ chức các cuộc thi mang tính truyền thống cao: thi rước đèn trung thu đẹp nhất, thi mâm cỗ sáng tạo nhất giữa các tổ dân phố.

• Tổ chức đoàn rước đèn đi quanh làng, khu phố, tạo không khí lễ hội rộn ràng.

• Phần văn nghệ do chính các tài năng nhí trong khu dân cư biểu diễn.

Các em thiếu nhi hào hứng tham gia đoàn rước đèn ông sao, một hoạt động không thể thiếu trong mỗi dịp Tết Trung thu truyền thống.

Mẫu kế hoạch tổ chức trung thu cho trường học

• Tên chương trình: Lễ Hội Trăng Rằm - Thắp Sáng Ước Mơ.

• Mục tiêu: Giáo dục về văn hóa truyền thống, tạo không gian vui chơi, sáng tạo cho học sinh.

• Đối tượng: Toàn thể học sinh, giáo viên và đại diện phụ huynh.

• Điểm nhấn:

• Lồng ghép các hoạt động giáo dục: Kể chuyện sự tích Chú Cuội, Chị Hằng.

• Tổ chức các gian hàng, workshop cho học sinh tự tay làm lồng đèn, nặn tò he, vẽ mặt nạ...

• Tổ chức hội diễn văn nghệ giữa các lớp với chủ đề Trung thu.

• Chấm điểm và trao giải cho các hoạt động thi đua (lồng đèn đẹp, trang trí lớp, văn nghệ...).

• Tổ chức phá cỗ tập thể tại từng lớp học để tăng tình đoàn kết.

Kết luận

Tổ chức một chương trình Trung thu ý nghĩa và đáng nhớ đòi hỏi sự chuẩn bị công phu và một kế hoạch chỉn chu. Hy vọng rằng, với những hướng dẫn và mẫu tham khảo trên, bạn sẽ có đủ tự tin để xây dựng một kế hoạch tổ chức trung thu thật hoàn hảo.

Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy quá trình này phức tạp và muốn dành thời gian để tận hưởng trọn vẹn không khí lễ hội, hãy để một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đồng hành cùng bạn. Danang Events tự hào là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đặc biệt là các chương trình Tết Trung thu cho doanh nghiệp, cộng đồng và trường học.

Danang Events tổ chức sự kiện trung thu trọn gói với chi phí hợp lý, đa dạng các hoạt động vui chơi 

Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bao gồm:

• Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản độc đáo.

• Cung cấp nhân sự chuyên nghiệp: MC, Chú Cuội - Chị Hằng, đội múa lân, ảo thuật gia...

• Cho thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.

• Thiết kế, thi công trang trí, backdrop, photobooth.

• Chuẩn bị quà tặng, tiệc và mâm cỗ Trung thu.

Hãy liên hệ ngay với Danang Events để nhận được tư vấn và biến ý tưởng về một đêm hội trăng rằm trong mơ của bạn thành hiện thực

—--------------

Chi tiết liên hệ:

DANANG EVENTS - QUALITY MAKES REPUTATION!

🏛️ 217 Tran Phu St., Hai Chau Ward, Da Nang City, Vietnam

📲 WhatsApp/Zalo/Viber/Hotline: (+84) 913 186 829 - (+84) 903 277 326

🌐 https://danangevents.com.vn/

📧 info@danangevent.com