Ý nghĩa và quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm

“Cảm ơn Danang Events đã mang đến cho công ty ISUZU chúng tôi một buổi lễ diễn ra thành công tốt đẹp. Từ đó, giúp công ty chúng tôi có thể quảng bá hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp mình rộng rãi trên báo chí và công chúng. Doanh nghiệp chúng tôi nhất định sẽ hợp tác với đơn vị trong những chương trình sự kiện lần sau”.

Lợi ích và ý nghĩa của việc tổ chức họp báo

Sự kiện là hình thức nhằm kết nối các doanh nghiệp với cơ quan báo chí và cộng đồng. Thông qua đó, các cá nhân, doanh nghiệp triển khai các buổi lễ với nhiều mục đích khác nhau như:

• Ra mắt và giới thiệu về những sản phẩm hay dịch vụ mới của doanh nghiệp.
• Thay đổi những thông tin quan trọng của doanh nghiệp hay là nhận diện các mẫu mã cũ.
• Công bố về những thông tin quan trọng và có liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp.
• Xử lý những khủng hoảng truyền thông như: Đính chính về những thông tin sai sự thật hay xác nhận thông tin,..

Mục đích chính của buổi họp báo là giới thiệu sản phẩm doanh nghiệp đến công chúng

Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để có được một buổi họp báo diễn ra thành công, thu hút được các cơ quan báo chí, công chúng đến tham dự và đạt được mục đích quảng bá sản phẩm mới ra mắt. Lúc này, doanh nghiệp cần phải đảm bảo chuẩn bị thật kỹ lưỡng với một quy trình đầy đủ các bước dưới đây:

Lên kế hoạch chi tiết

Việc cần làm đầu tiên khi muốn tổ chức sự kiện đó là phải lên kế hoạch cụ thể, chi tiết. Và để có thể lên được một bản kế hoạch chi tiết, bạn cần phải xác định rõ ràng về mục đích, đưa ra ý tưởng về nội dung cũng như các thành phần tham dự chương trình. Với mục tiêu càng rõ ràng và chi tiết, bạn có thể dễ dàng đánh giá và đo lường được mức độ hiệu quả của chương trình sau khi kết thúc.

 

Kế hoạch cụ thể, chi tiết giúp chương trình diễn ra thuận lợi

Chuẩn bị kịch bản

Phần nội dung luôn là quan trọng nhất, vì nội dung tốt và hay thì sẽ thu hút được dư luận, các nhà báo cũng sẽ quan tâm nhiều hơn đến chương trình. Và trong nội dung, phần quan trọng nhất đó chính là sản phẩm mà doanh nghiệp bạn muốn ra mắt nên được đề cập xuyên suốt buổi lễ. Bên cạnh đó, buổi lễ sẽ tốt hơn nếu có các bài phát biểu của các nhân vật nổi tiếng đến tham dự hay các đánh giá.

Xác định thời gian và địa điểm thực hiện

Thời gian và địa điểm cũng là một trong những vấn đề cần được lưu tâm và tính toán kỹ lưỡng trước khi triển khai các buổi họp báo. Khác với những sự kiện thông thường sẽ diễn ra vào buổi tối hoặc vào ngày cuối tuần, thì buổi lễ thường được tổ chức vào buổi sáng và nên tránh buổi tối hoặc các ngày nghỉ, ngày lễ, Tết. 

Còn về địa điểm thì bạn cần lựa chọn những địa điểm có không gian phù hợp, đủ cho số lượng khách mời tham dự và có đầy đủ trang thiết bị cho nhà báo tác nghiệp. Tùy thuộc vào mục đích và quy mô nên các doanh nghiệp sẽ lựa chọn thực hiện ở các khách sạn hay các trung tâm hội nghị. Một điều cần lưu ý nữa đó chính là bạn nên lựa chọn những địa điểm ở gần trung tâm để có thể thuận tiện cho quá trình di chuyển.

 

Không gian sang trọng và rộng sẽ thuận tiện cho phóng viên tác nghiệp

Xin giấy phép để thực hiện

Đây cũng là một bước cực kỳ quan trọng trong quy trình thực hiện sự kiện. Hồ sơ thủ tục xin giấy cấp phép triển khai họp báo bao gồm: Đơn xin phép thực hiện sự kiện; Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung chương trình; Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (công chứng); Hợp đồng thuê địa điểm thực hiện sự kiện;...

Lên danh sách khách mời và cơ quan báo chí

Các phương tiện truyền thông, báo đài cần được cân nhắc và lựa chọn sao cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Sau khi đã chốt được danh sách số lượng cơ quan báo chí và khách mời, doanh nghiệp sẽ bắt đầu gửi thông cáo báo chí và thư mời. Tuy nhiên, bạn đừng quên xác nhận để biết chính xác số người tham dự sự kiện.

Lưu ý là trước khi chương trình tổ chức sự kiện diễn ra một ngày, bạn nên liên hệ lại với khách mời và các cơ quan báo chí để xác nhận sự có mặt của họ trong sự kiện. Đây là việc làm vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong quy trình thực hiện.

Setup sự kiện

Thi công, setup sự kiện thường được thực hiện trước thời gian diễn ra sự kiện từ  1-2 ngày. Việc setup địa điểm và tổng duyệt trước buổi họp sẽ giúp bạn phát hiện kịp thời các sự cố để có phương án xử lý  thích hợp. Trong quá trình tổng duyệt thì bạn cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau đây: 

• Kiểm tra thật kỹ hệ thống âm thanh và ánh sáng
• Kiểm tra hệ thống an ninh để đảm bảo an toàn cho khách mời tham dự
• Kiểm tra các tài liệu, dụng cụ cần thiết
• Thảo luận với MC, người diễn thuyết về phần nội dung
• Làm việc trước với đội ngũ nhân sự tham gia sự kiện như PG, lễ tân, …

 

PG thực hiện công việc giới thiệu sản phẩm

Tiến hành thực hiện chương trình

Bước cuối cùng của quy trình thực hiện buổi lễ ra mắt sản phẩm mới đó là tiến hành thực hiện chương trình. Và tất cả những thành viên trong ban tổ chức cần phải có mặt từ sớm, ít nhất là trước 2 tiếng khi sự kiện bắt đầu để họp lại và kiểm tra kỹ càng các hạng mục, thiết bị và nội dung trong sự kiện. Việc làm này nhằm đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra đều ổn và tránh được các sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện.

 

Sự kiện thành công cần sự phối hợp chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự tổ chức

Danang Events tự hào là đơn vị sự kiện chuyên nghiệp với hơn 10 năm kinh nghiệm và đã thực hiện hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Vì vậy mà chúng tôi tự tin sẽ mang đến cho bạn một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp. Vậy bạn còn chừ chừ gì nữa mà không lên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự tư vấn và báo giá chính xác nhất nào!