Tổ chức sự kiện ngoài trời - thuận lợi và khó khăn
Ưu và nhược điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Hiện nay, xu hướng tổ chức sự kiện ở ngoài trời rất được yêu thích và lựa chọn ngày càng nhiều. Vậy hình thức tổ chức này có những ưu và nhược điểm gì?
Ưu điểm
+ Không gian thoáng đãng, hòa hợp với thiên nhiên
+ Sức chứa rộng, phù hợp với các sự kiện quy mô khách mời lớn
+ Di chuyển thuận tiện và dễ dàng
+ Đây là cơ hội thuận lợi để các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thoải mái, thể hiện sự sáng tạo trong việc thiết kế, lắp đặt bố cục, trang trí…
Nhược điểm
+ Phụ thuộc vào yếu tố thời tiết
+ Cần tốn thêm nhiều nhân sự vì ban tổ chức sẽ phải tự chuẩn bị, setup bàn ghế, trang trí sân khấu…
Thời tiết là khó khăn lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Những lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời có thành công hay không sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây sẽ là những vấn đề hết sức lưu ý trước khi tổ chức sự kiện ngoài trời:
Bãi giữ xe
Nhà tổ chức sẽ phải tự lo bãi để xe cho khách, do đó cần tính toán số lượng người sẽ tham gia sự kiện để có thể tính ra số lượng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức. Như vậy, sẽ giúp tránh được ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho người tham gia được thuận lợi hơn.
Trang trí
Vì tổ chức trong không gian lớn, nên nếu không có sự trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vực trung tâm thì khu vực cần nổi bật sẽ bị phai nhạt vào không gian rộng lớn của sự kiện. Do đó, nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức sự kiện.
Như vậy để vừa làm không gian bớt trống trải mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình. Ngoài ra, có thể trang trí bằng bóng bay, hoa tươi, làm hàng rào giới hạn không gian bằng các pano chữ A… Việc làm này cũng sẽ giúp cho việc quản lý sự kiện dễ dàng hơn.
Lưu ý khi setup sự kiện ngoài trời
Dự phòng
Rủi ro lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời đó chính là thời tiết xấu. Vì vậy mà cần dự phòng các phương án như: ô, bạt…Số lượng chỗ ngồi cũng cần được chuẩn bị tốt, nên dự phòng số bàn ghế dư ra để tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt so với dự định.
Thiết bị âm thanh ánh sáng
Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, doanh nghiệp của bạn cần lựa chọn hệ thống âm thanh ánh sáng có công suất lớn và phù hợp với không gian. Như vậy sẽ giúp mang thành công tốt nhất cho đơn vị cần tổ chức sự kiện.
Vệ sinh
Vệ sinh ở đây sẽ bao gồm cả những vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và cả vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Vì vậy mà cần phân bổ, sắp xếp nhiều thùng rác cũng như nhà vệ sinh lưu động quanh khu vực diễn ra sự kiện. Có thể sắp xếp nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên di chuyển, cùng với việc làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện…
An ninh trật tự
Vì sự kiện được tổ chức ở không gian quá rộng, nên nhà tổ chức khó quản lý và có thể xảy ra những va chạm hay rủi ro đáng tiếc. Do đó, bạn cần phải bố trí sự hỗ trợ về an ninh để đảm bảo sự kiện an toàn tốt nhất.
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời không chỉ có ưu điểm mà còn khá nhiều rủi ro. Dù không dễ nhưng việc này cũng đáng để thách thức, bởi những giá trị hiệu quả mà nó mang lại. Danang Events công ty tổ chức sự kiện hàng đầu việt Nam tại Đà Nẵng với slogan của chúng tôi "Chất lượng làm nên danh tiếng".
