Các loại chi phí tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những bảng thống kê quan trọng nhất mà ban tổ chức cần chuẩn bị trong quá trình tổ chức sự kiện. Danang Events sẽ hướng dẫn bạn xây dựng bảng chi phí cho hội nghị khách hàng một cách chi tiết nhất trong bài viết dưới đây!

Các loại chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cơ bản

Để chuẩn bị cho hội nghị khách hàng, ban tổ chức cần nắm rõ các loại chi phí rõ ràng hơn ai hết. Có một cái nhìn tổng quan về chi phí hội nghị khách hàng sẽ giúp công tác chuẩn bị diễn ra nhịp nhàng, chính xác. Về cơ bản, tổ chức một chương trình hội nghị cho khách hàng doanh nghiệp sẽ bao gồm các chi phí dưới đây:

Chi phí thuê địa điểm

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng đầu tiên cần có chính là thuê địa điểm. Không phải doanh nghiệp nào cũng có sẵn diện tích đủ lớn để có  thể tổ chức các chương trình quan trọng, có quy mô lên tới hàng trăm người. Đa phần, doanh nghiệp sẽ đi thuê hội trường hoặc không gian tổ chức. Đầu tiên, bạn cần ước lượng khách tham dự cũng như chủ đề của chương trình để tìm địa điểm phù hợp. 

Chi phí thuê thiết bị 

Tiếp theo, bạn cần biết được chương trình cần thuê những thiết bị gì  trong quá trình tổ chức. Các thiết bị có sẵn của hội trường đi thuê đa phần sẽ không đáp ứng được nhu cầu tổ chức. Bạn sẽ cần làm việc với các đơn vị cho thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng để xây dựng chương trình đúng ý muốn.

Chi phí thuê nhân sự

Để tổ chức các chương trình lớn như hội nghị khách hàng, doanh nghiệp có thể cần đến hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm nhân sự. Bạn sẽ cần điều động nguồn nhân lực lớn cho công tác chuẩn bị và tổ chức nên đừng quên dành ra một khoản chi phí thuê nhân sự thời vụ cho sự kiện. 

Chi phí thuê media

Một loại chi phí tổ chức hội nghị khách hàng vô cùng cần thiết khác là chi phí media. Không phải công ty nào cũng có riêng phòng truyền thông để chuẩn bị cho các công việc quay chụp trong sự kiện. Thông thường, các công ty sẽ thuê ngoài đội ngũ media để phục vụ hội nghị. 

Chi phí thiết kế sự kiện

Mỗi hội nghị khách hàng sẽ được xây dựng với mục đích khác nhau, cần không gian trang trí khác nhau. Do đó, bạn chắc chắn sẽ cần dự trù một khoản kinh phí riêng cho việc thiết kế hình ảnh sự kiện.

Chi phí chuẩn bị quà tặng khách mời

Đối với doanh nghiệp lớn, công tác chuẩn bị quà tặng dành cho khách mời là không thể thiếu. Đây thường không phải là những món đồ có giá trị, mà chỉ đơn giản là đồ lưu niệm có in logo thương hiệu. Và bạn chắc chắn cần chuẩn bị chi phí nếu như doanh nghiệp muốn chuẩn bị quà cho khách mời.

Chi phí vận chuyển

Chính vì khoảng cách giữa công ty và nơi tổ chức sự kiện nên ban tổ chức luôn cần chuẩn bị cho chi phí vận chuyển. Đây là khoản chi phí có lẽ không quá lớn trong bảng chi phí tổng nhưng có tính chất vô cùng quan trọng, không thể bỏ qua. 

Chi phí ăn uống

Nhiều choưng tình hội nghị khách hàng sẽ bao gồm hạng mục đãi tiệc. Do đó, bạn nên tìm những hội trường trong khách sạn, nhà hàng lớn, để vừa tổ chức sự kiện, vừa có chương trình đãi tiệc khách mời. Chi phí ăn uống sẽ đính kèm với gói chi phí thuê địa điểm.

Chi phí thuê dịch vụ tổ chức sự kiện

Nếu đây là lần đầu tổ chức hội nghị khách hàng, doanh nghiệp nên cân nhắc thuê đơn vị riêng chuyên tổ chức sự kiện. Mọi quy trình sẽ cụ thể và rõ ràng hơn, giúp hội nghị có cơ hội cao diễn ra thành công, tốt đẹp. 

Chi phí phát sinh khác

Trên đây chỉ là những chi phí cơ bản nhất bạn cần liệt kê khi chuẩn bị bảng chi phí tổ chức hội nghị khách hàng. Đừng quên bỏ ra một khoản dự trù cho các tình huống phát sinh khác liên quan đến chi phí. 

Lưu ý cần biết khi lập bảng chi phí hội nghị khách hàng

Khi lập bảng chi phí hội nghị khách hàng  hợp lý, bạn cần chú ý một số yếu tố dưới đây để có thể kiểm soát sự kiện:

Lập ra checklist chi tiết từng hạng mục chi phí

Mỗi chi phí lập ra cần đi theo một danh mục các việc cần làm cụ thể. Ví dụ như khi thiết lập chi phí vận chuyển, hãy take note kỹ càng xem bạn cần tham khảo bao nhiêu địa điểm, các tiêu chí bạn đặt ra khi lựa chọn địa điểm thuê là gì, hay doanh nghiệp có thể thuê với mức giá giao động là bao nhiêu.

Luôn có chi phí dự trù

Đừng xem nhẹ khoản dự trù và cho rằng loại chi phí này là vô nghĩa. Bạn sẽ không biết được bất cứ tình huống hay sự cố nào có thể bất ngờ xảy ra. Nên việc thiết lâọ chi phí dự trù là tối quan trọng.

Trình bày khoa học, chi tiết

Sẽ có rất nhiều đầu mục công việc dành cho ban tổ chức khi thiết kế hội nghị khách hàng. Do đó, hãy thống nhất và tạo một bảng checklist công việc, đi kèm với chi phí một cách khoa học và chi tiết nhất có thể. 

Khảo giá tất cả dịch vụ

Trước khi bỏ ra bất kỳ chi phí nào, công việc bạn luôn cần làm chính là khảo giá các bên cung cấp dịch vụ và đưa ra lựa chọn hợp lý nhất với ngân sách doanh nghiệp.

Tổ chức hội nghị khách hàng tiết kiệm cùng Danang Events

Hiểu được nỗi băn khoăn của các doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị khách hàng, Danang Events là lựa chọn hợp lý nhất mà bạn đang tìm kiếm. Dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng tiết kiệm của Danang Events sẽ giải quyết tối ưu mong muốn của khách hàng.

Là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Việt Nam, Danang Events đã đồng hành cùng với khách hàng doanh nghiệp trên khắp cả nước. Danang Events sẽ cùng doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng một cách bài bản, chuyên nghiệp với mức chi phí vô cùng hợp lý.

Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện lâu năm, gói dịch vụ trọn gói của Danang Events sẽ bao gồm nhiều dịch vụ khác nhau, đi kèm báo giá cụ thể. Khách hàng sẽ được cập nhật tiến độ chuẩn bị, cùng bảng chi phí chi tiết. Danang Events sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tiết kiệm một cách chuyên nghiệp nhất.

Liên hệ hotline 0939.311.911 - 0913.311.911 để được tư vấn thiết lập bảng chi phí tổ chức khách hàng cụ thể với Danang Events!

Địa chỉ:

• Văn phòng miền bắc: 27-29 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa, Hà Nội

• Văn phòng miền trung: 217 Trần Phú, Hải Châu, Đà Nẵng

• Văn phòng miền Nam: 05 Hoa Cau, Phú Nhuận, TP. HCM