Quy trình tổ chức Team building trọn gói từ A-Z cho doanh nghiệp

Team building là hoạt động ý nghĩa được công ty lựa chọn tổ chức hàng năm nhằm duy trì, xây dựng và phát triển các mối quan hệ trong tập thể nội bộ doanh nghiệp. Thông qua hoạt động Team building, doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên những giá trị tốt đẹp nhằm động viên tinh thần, xây dựng một tập thể bền vững và nâng cao hiệu suất làm việc để phục vụ lâu dài cho tổ chức.

Một hoạt động Team building thông thường sẽ diễn ra gồm các trò chơi, hoạt động trải nghiệm tập thể để tạo môi trường giao lưu, học hỏi và sáng tạo trong đội nhóm. Đồng thời đây cũng là dịp giúp các thành viên trong công ty tái tạo lại năng lượng, thư giãn nghỉ ngơi sau những giờ làm việc căng thẳng, mệt mỏi.

Trong bài viết hôm nay, Danang Events muốn chia sẻ tới bạn cách tổ chức Team building qua 18 bước mà chúng tôi tổng hợp dưới đây cho một quy trình tổ chức Team building trọn gói từ A-Z cho doanh nghiệp. 

Các bước tổ chức Team building cho doanh nghiệp

Để tổ chức một chương trình Team building ý nghĩa, thành công thì doanh nghiệp cần lên kịch bản tổ chức và chuẩn bị các hoạt động chính trong chương trình từ 1 - 2 tháng trước khi sự kiện diễn ra. Dưới đây là 18 bước mà Danang Events chúng tôi gợi ý để tổ chức một sự kiện Team building chuyên nghiệp cho doanh nghiệp:

Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức Team building của doanh nghiệp

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức Team building cho doanh nghiệp là xác định mục tiêu tổ chức của chương trình. Mục tiêu tổ chức của chương trình Team building sẽ quyết định đến quy mô tổ chức, kịch bản chi tiết các hoạt động và chi phí để thực hiện chương trình.

Bên cạnh đó, việc xác định mục tiêu tổ chức Team building của doanh nghiệp có thể giải quyết được các vấn đề còn tồn đọng trong doanh nghiệp như doanh nghiệp mới thành lập chưa có sự gắn kết tập thể, công ty cần tạo lập và xây dựng văn hóa doanh nghiệp hay tổ chức đang cần nâng cao tinh thần làm việc, đoàn kết của tập thể. 

Tùy vào mục đích tổ chức Team building riêng của mỗi doanh nghiệp mà đơn vị tổ chức sự kiện có thể lựa chọn địa điểm, hình thức tổ chức phù hợp và thiết kế quy mô của sự kiện như kết hợp với chuyến du lịch 2 ngày 1 đêm, 3 ngày 2 đêm hoặc Team building diễn ra trong ngày. 

Bước 2: Xác định đối tượng tham gia

Đối tượng tham gia của một hoạt động sự kiện bất kỳ là yếu tố then chốt góp phần thành công cho sự kiện. Đối với sự kiện Team building đối tượng tham gia là toàn bộ nhân viên trong công ty hoặc một vài bộ phận phòng ban cụ thể trong doanh nghiệp. 

Do đó, trước khi lên kế hoạch hay kịch bản chi tiết cho sự kiện Team building thì doanh nghiệp cần xác định rõ đối tượng tham gia gồm những ai, độ tuổi của từng nhóm đối tượng trong đoàn để phân loại cho đúng và chuẩn bị chu đáo cho sự kiện Team building được tổ chức hoàn hảo hơn. 

Việc xác định đối tượng tham gia của sự kiện còn quyết định đến hình thức tổ chức hay concept chung của sự kiện. Nếu đối tượng tham gia sự kiện càng trẻ thì việc tổ chức sự kiện Team building càng có nhiều ý tưởng sáng tạo và hấp dẫn hơn. 

Bên cạnh đó, việc xác định được chính xác số lượng đối tượng tham gia Team building sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tổ chức phù hợp về quy mô chương trình, phương tiện di chuyển, đặt phòng khách sạn, các dịch vụ ăn uống và dự trù ngân sách tổ chức sự kiện một cách hợp lý, hiệu quả.

Bước 3: Xác định thời gian tổ chức Team building

Việc xác định thời điểm tổ chức Team building sớm sẽ giúp doanh nghiệp có nhiều thời gian để lựa chọn địa điểm tổ chức, nơi lưu trú thích hợp với quy mô công ty và ngân sách tổ chức chương trình. Dựa trên kinh nghiệm tổ chức Team building của Danang Events chúng tôi thực hiện cho các đơn vị doanh nghiệp, bạn nên xác định thời điểm tổ chức trước đó ít nhất 1 - 2 tháng để phù hợp với tất cả các yếu tố, điều kiện khác.  

Ngoài ra, để sự kiện Team building được tổ chức tốt nhất bạn nên lựa chọn khung thời gian tổ chức vào thời điểm công ty không quá nhiều việc hay đang thực hiện nhiều dự án quan trọng. 

Thời gian tổ chức Team building nên kết hợp cùng chuyến du lịch của công ty là hợp lý nhất, thông thường thời điểm lý tưởng nhất để tổ chức sự kiện này là từ tháng 4-6 hàng năm. Nên tránh hoặc hạn chế tổ chức Team building vào các tháng 7,8,9 do điều kiện thời tiết các tháng này thường xảy ra mưa bão ảnh hưởng đến quá trình di chuyển của đoàn và các hoạt động khác của sự kiện.

Bước 4: Dự toán ngân sách tổ chức Team building cho doanh nghiệp 

Để tổ chức một chương trình Team building thì không thể không nhắc đến ngân sách hay chi phí thực hiện cho toàn sự kiện. Việc xác định ngân sách dự trù nên được thực hiện sau khi xác định được hình thức, quy mô tổ chức và số lượng thành viên tham gia sự kiện. 

Ngân sách dự trù cho toàn sự kiện Team building phải được thống kê đầy đủ các khoản chi phí cần thiết bao gồm: chi phí di chuyển, chi phí thuê địa điểm tổ chức Team building, chi phí thiết kế và dựng sân khấu, chi phí thuê các thiết bị âm thanh ánh sáng, chi phí thuê nhân sự tổ chức sự kiện, chi phí thuê vũ đoàn, ca sĩ, chi phí cho ăn uống, lưu trú, chi phí thiết kế in ấn banner, backdrop,... 

Ngoài ra người lập dự toán ngân sách cho sự kiện Team building của doanh nghiệp phải tính toán, dự phòng được một số chi phí phát sinh có thể có khi tổ chức sự kiện thực tế để giúp doanh nghiệp cân đối tài chính và chuẩn bị kinh phí dự trù sao cho hợp lý.

Bước 5: Chọn địa điểm tổ chức và các dịch vụ kèm theo 

Địa điểm tổ chức sẽ tương ứng với hình thức tổ chức của sự kiện Team building mà doanh nghiệp lựa chọn. Nếu doanh nghiệp mong muốn tổ chức sự kiện Team building trong ngày thì chỉ cần chọn địa điểm tổ chức không quá xa thuận tiện cho việc di chuyển của đoàn và có phục vụ ăn uống tại địa điểm. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện Team building theo hình thức kết hợp với du lịch nghỉ dưỡng thì ngoài phương tiện di chuyển, dịch vụ ăn uống bạn cần phải lựa chọn nơi lưu trú cho cả đoàn dựa vào quy mô công ty và dự trù ngân sách tổ chức.

Nếu doanh nghiệp có quy mô và ngân sách dành cho tổ chức sự kiện Team building lớn thì bạn có thể cân nhắc lựa chọn các địa điểm tổ chức hoành tráng có nhà hàng tổ chức tiệc và khách sạn lưu trú có tiêu chuẩn từ 4 - 5 sao. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có quy mô tổ chức vừa và nhỏ thì bạn có thể lựa chọn các địa điểm tổ chức không quá xa tốn ít chi phí di chuyển và dịch vụ ăn uống, điều kiện lưu trú tiết kiệm hơn. Tùy thuộc vào số lượng thành viên tham gia, kinh phí tổ chức và địa điểm tổ chức sự kiện Team building mà bạn có thể lựa chọn các phương tiện di chuyển phù hợp như: ô tô 16 chỗ, ô tô 29 chỗ, ô tô 45 chỗ, tàu hỏa, máy bay,...

Địa điểm tổ chức sự kiện Team building phải được tìm hiểu, so sánh và lựa chọn sao cho phù hợp với ngân sách tổ chức của doanh nghiệp cũng như thuận tiện cho việc tổ chức các trò chơi tập thể. Một vài gợi ý của Danang Events chúng tôi về địa điểm tổ chức sự kiện Team building gần các thành phố lớn trong nước như sau: 

• Hà Nội: Công viên, Khu du lịch, Khu sinh thái như Vườn quốc gia Ba Vì, công viên Yên Sở, KĐT Ecopark, Thiên Phú Lâm, Thảo Viên Resort,...

• Vĩnh Phúc: Tam Đảo, Đại Lải Resort

• Hòa Bình: Serena Kim Bôi

• Phú Thọ: Wyndham Thanh Thủy

• Quảng Ninh: Bãi Cháy, Vân Đồn, Tuần Châu, Trà Cổ, Cô Tô, Quan Lạn,...

• Hải Phòng: Cát Bà, Đồ Sơn

• Thái Bình: Đồng Trâu

• Nam Định: Quất Lâm, Hải Thịnh

• Ninh Bình: Cồn Nổi, Tam Cốc - Bích Động, Thung Nham

• Thanh Hoá: Sầm Sơn, Hải Tiến, Hải Hoà

• Nghệ An: Cửa Lò

• Hà Tĩnh: Thiên Cầm

• Quảng Bình: Bãi biển Nhật Lệ

• Quảng Trị: Cửa Việt, Cửa Tùng, Vĩnh Thuỵ

• Thừa Thiên Huế: Bãi biển Lăng Cô

• Đà Nẵng: Bãi biển Mỹ Khê, Bắc Mỹ An

• Quảng Nam: Bến Cửa Đại, Cù Lao Chàm

• Quảng Ngãi: Dung Quất

• Khánh Hoà: Nha Trang

• Bình Định: Kỳ Co, Bãi biển Quy Nhơn

• Bình Thuận: Mũi Né, Mũi Kê Gà

• Hồ Chí Minh: Khu du lịch Bình Quới, khu du lịch Văn Thánh, khu du lịch Đầm Sen, khu du lịch Suối Tiên,...

• Bà Rịa Vũng Tàu: Bãi trước, Bãi sau, Bãi Dâu, Bãi Phước Hải

• Kiên Giang: Phú Quốc.

Bước 6: Lên kịch bản chương trình Team building 

Để lên được kịch bản chi tiết cho chương trình Team building thì bạn cần có ý tưởng về concept tổ chức của sự kiện và timeline chi tiết tương ứng với các nội dung tổ chức. 

Ý tưởng chủ đề hay concept của sự kiện Team building phải tạo được cảm hứng cho các thành viên tham gia và phải truyền tải được thông điệp ý nghĩa mà doanh nghiệp hướng đến. Đồng thời, concept tổ chức Team building phải làm nổi bật được màu sắc văn hóa riêng của doanh nghiệp, các hoạt động trong chương trình phải gần gũi, thiết thực với tính chất công việc và cuộc sống của các thành viên trong đoàn.

Khi tổ chức sự kiện Team building, các trò chơi được xem là phần quan trọng nhất trong chương trình bởi nó giúp các thành viên trong đoàn gắn kết với nhau nhiều hơn. Do vậy, các trò chơi Team building sẽ chiếm khối lượng lớn timeline tổ chức chính của chương trình, phải được lựa chọn cẩn thận để phù hợp với concept sự kiện và phù hợp với nhân viên cũng như văn hóa của doanh nghiệp.

Một số concept tổ chức Team building cho doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo như: Team building quân đội, Team building ngày hội thể thao, Team building bãi biển, Team building resort, Team building amazing race, Team building học sinh,... 

Sau khi đã hoàn thành các bước tiền đề để xác định đối tượng tham gia, dự toán ngân sách, thời gian và địa điểm tổ chức, bạn có thể tiến hành lên timeline cụ thể dựa vào concept cho sự kiện Team building. Timeline chương trình cũng là một yếu tố quyết định đến thành công khi tổ chức sự kiện Team building. 

Timeline cơ bản dành cho một chương trình Team building thông thường sẽ cần có các phần như sau: tập trung, khởi động, chia đội chơi, chụp hình tập thể - flycam, thực hiện các trò chơi hoặc thử thách của chương trình, tổng kết và trao thưởng, kết thúc chương trình.

Bước 7: Lựa chọn các trò chơi Team building

Trò chơi hay các thử thách tập thể chính là linh hồn của chương trình Team building. Các trò chơi Team building phải được tổ chức một cách hấp dẫn, gây được tiếng cười và để lại ấn tượng cho các thành viên tham gia sự kiện. Mặt khác, các trò chơi để tổ chức sự kiện Team building còn phụ thuộc vào số lượng thành viên tham gia, concept chủ đề của chương trình, địa điểm và địa hình tổ chức của sự kiện. Danang Events chúng tôi gợi ý cho bạn một số trò chơi Team building dưới đây:

• Các trò chơi Team building vận động, thử thách: Đánh chiếm cứ điểm, bánh xe đồng đội, vươn ra biển lớn, trận cầu đỉnh cao,...

• Các trò chơi Team building trí tuệ: Nối từ, đuổi hình bắt chữ,thật hay giả…

• Các trò chơi Team building theo concept: Quân đội, Amazing Race, ngày hội thể thao,...

• Các trò chơi Team building đơn giản hài hước, vui nhộn: đội trưởng tài ba, gió thổi về đâu, “tôi cần tôi cần”,,…

• Các trò chơi Team building trong nhà: Vẽ tiếp sức, chuyền chai nước, tam sao thất bản, đua rết,... 

• Các trò chơi Team building ngoài trời: Bánh xe đồng đội, chiếc hài vạn dặm, kéo co, vận chuyển người,... 

• Các trò chơi Team building bãi biển: Đồng lòng tát biển đông, dẫn thủy nhập điền, vượt xe tăng trên cát, thuyền trưởng tài năng, đua kayak,... 

• Các trò chơi Team building kiểu “running man”: Ăn thức ăn nhanh, thổi giấy, xé bảng tên, rơi sticker,... 

Khi xây dựng kịch bản các trò chơi, bạn nên chuẩn bị luật chơi và thưởng phạt rõ ràng để các thành viên tham gia trò chơi cảm thấy thoải mái và công bằng.

Bước 8: Lập danh sách thiết bị, dụng cụ tổ chức Team building

Để thực hiện tổ chức các trò chơi Team building thành công thì không thể không nhắc đến các thiết bị, đạo cụ hỗ trợ cho chương trình. 

Không phải tất cả các trò chơi Team building đều yêu cầu đạo cụ và thiết bị hỗ trợ, tuy nhiên bạn cần lập danh sách dự phòng để tránh thiếu sót trong quá trình tổ chức. Nếu doanh nghiệp lựa chọn các trò chơi Team building đơn giản thì bạn có thể giản lược tối đa các thiết bị và dụng cụ để tiết kiệm chi phí tổ chức. Ngược lại, một số trò chơi bắt buộc phải có sự chuẩn bị của các thiết bị, đạo cụ hỗ trợ thì bạn cần lập danh sách cụ thể để tính toán phương án thuê, tự thiết kế hoặc tự chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra.

Bước 9: Phân công nhiệm vụ cho nhân sự tổ chức Team building

Để tổ chức thành công một chương trình hay sự kiện bất kỳ đặc biệt là các chương trình, sự kiện có quy mô tổ chức lớn sẽ cần rất nhiều nhân sự thực hiện với chuyên môn và nghiệp vụ khác nhau. Do đó có thể nói nhân sự tổ chức chương trình cũng là một trong những yếu tố cốt lõi quyết định đến đến sự thành công của một sự kiện Team building. 

Khi xây dựng quy trình tổ chức Team building, doanh nghiệp cần tính toán và chuẩn bị trước về mặt nhân sự điển hình như thuê (đối với các vai trò đặc thù như MC, lễ tân, media,...) hoặc trực tiếp phân công các nhân sự trong công ty có thể thực hiện được sự kiện. Một số vị trí nhân sự cần thiết cho việc tổ chức sự kiện Team building mà doanh nghiệp có thể tham khảo: 

Nhân sự phụ trách nội dung chương trình: lên kịch bản, lựa chọn thực đơn ăn uống, lựa chọn địa điểm chương trình, nơi lưu trú, phương tiện di chuyển,...

Nhân sự chạy sự kiện chính: MC sự kiện, lễ tân, ban hậu cần, hướng dẫn viên du lịch (nếu sự kiện Team building kết hợp với du lịch),...

Nhân sự phụ trách setup, trang trí sân khấu: Thiết kế sân khấu, chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, media, thiết kế và in ấn các ấn phẩm như backdrop, banner, poster,...  

Nhân sự phụ trách phần trò chơi Team building: Lựa chọn trò chơi, lên kịch bản trò chơi, chuẩn bị thiết bị và đạo cụ cho các trò chơi Team building,...  

Bước 10: Thiết kế và in ấn các ấn phẩm phục vụ cho sự kiện 

Thiết kế và in ấn các ấn phẩm phục vụ sự kiện không thuộc nhóm các công việc trọng yếu của sự kiện, tuy nhiên đây là phần không thể thiếu khi tổ chức bất kỳ một chương trình, sự kiện tập thể nào. Các ấn phẩm cần được in ấn thường sẽ bao gồm banner, backdrop, cờ đội nhóm,... 

Bạn cần hoàn thành sớm các ấn phẩm phục vụ cho sự kiện như background, backdrop, banner, poster,... tốt nhất là trước ngày diễn ra sự kiện từ 3 - 4 tuần bởi các thiết kế cần có thời gian để kiểm duyệt và bạn cũng cần thời gian tìm hiểu, so sánh lựa chọn đơn vị in ấn chất lượng. Do đó, khi kịch bản tổ chức chương trình Team building được phê duyệt bạn có thể bắt tay ngay vào việc thiết kế các ấn phẩm này. 

Đối với thiết kế sân khấu tổ chức sự kiện, bạn sẽ cần chú trọng hơn nếu chương trình có tổ chức tiệc gala dinner. Nếu doanh nghiệp chỉ muốn tập trung vào các trò chơi Team building để gắn kết các nhân viên thì bạn không cần đầu tư quá nhiều vào khu vực sân khấu. 

Bước 11: Truyền thông cho sự kiện Team building

Một trong những ý nghĩa mà Team building mang lại cho doanh nghiệp là khả năng truyền thông, truyền tải văn hóa doanh nghiệp đến nhân viên, khách hàng và các đối tác chiến lược. Do đó, ban tổ chức sự kiện Team building nên có một kế hoạch truyền thông cho sự kiện sau khi hoàn tất các bước trên để thu hút sự quan tâm của nhân viên trong nội bộ công ty và cộng đồng bên ngoài doanh nghiệp. 

Ngoài ra, bạn cần có một kế hoạch truyền thông sau khi sự kiện kết thúc thông qua các dịch vụ ghi hình, media, chụp ảnh chuyên nghiệp trong quá trình tổ chức chương trình để lưu lại những khoảnh khắc tuyệt vời giữa các thành viên trong công ty làm tư liệu văn hóa cho doanh nghiệp sau này. 

Bước 12: Lên kế hoạch backup dự phòng rủi ro 

Khi tổ chức bất kỳ một sự kiện tập thể nào cho doanh nghiệp thì bạn cũng cần phải có một kế hoạch dự phòng rủi ro để đảm bảo sự kiện vẫn diễn ra theo đúng kịch bản và ban tổ chức sự kiện có thể chủ động ứng phó trước các tình huống phát sinh. Trong kế hoạch dự phòng rủi ro cho sự kiện Team building, bạn cần liệt kê chi tiết các vấn đề phát sinh có thể xảy ra và phương án giải quyết tương ứng từng vấn đề.

Dưới đây là một số vấn đề rủi ro có thể phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện Team building cho doanh nghiệp và phương án giải quyết tương ứng mà bạn có thể tham khảo do Danang Events chúng tôi tổng hợp dựa trên kinh nghiệm thực tế: 

• Lên kịch bản backup tương ứng cho các trò chơi Team building (do điều kiện ngoại cảnh tác động hoặc người chơi không hợp tác)

• Khảo sát trước địa điểm tổ chức Team building, nơi ăn uống, lưu trú,...và liên hệ để xác nhận lại với quản lý tại địa điểm đó về giấy tờ thuê và tiến hành đặt cọc

• Chuẩn bị trước các dụng cụ sơ cứu y tế cần thiết và phương án cấp cứu nếu có người bị thương khi tham gia chương trình Team building

• Chuẩn bị sẵn sàng các thiết bị phát điện đề phòng sự cố mất điện 

• Đảm bảo an toàn cho cả đoàn trong suốt quá trình tham gia sự kiện Team building đặc biệt là khi tổ chức Team building ngoài bãi biển (ăn uống, đi lại, nghỉ ngơi, sinh hoạt, hoạt động trò chơi Team building,...)

Bước 13: Setup khu vực tổ chức sự kiện

Setup khu vực tổ chức sự kiện là một trong những khâu quan trọng khi tổ chức Team building cho doanh nghiệp. Khu vực sử dụng để làm sân khấu chính của sự kiện phải có địa hình bằng phẳng, dễ dàng kết nối với hệ thống điện và đảm bảo an toàn cho các thành viên tham gia Team building.

Đối với doanh nghiệp tổ chức sự kiện Team building kết hợp với gala dinner thì bạn cần setup sân khấu hoành tráng với hệ thống đèn chiếu sáng, thảm để nổi bật lên các giá trị văn hóa của doanh nghiệp. Sân khấu của sự kiện Team building nên được thiết kế và hoàn tất setup, trang trí trước khi sự kiện diễn ra khoảng 1 ngày. 

Đối với các doanh nghiệp tổ chức Team building ngoài trời chỉ tập trung vào các trò chơi Team building để gắn kết các thành viên thì có thể thiết kế, dựng sân khấu với bục, backdrop và trang trí sân khấu đơn giản. Nếu các trò chơi có yêu cầu thiết bị, đạo cụ thì doanh nghiệp cũng cần setup dụng cụ hỗ trợ ra khu vực tổ chức trước khi sự kiện diễn ra ít nhất khoảng 1 tiếng. 

Bước 14: Chạy thử chương trình 

Để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi ban tổ chức sẽ cho chạy thử các nội dung ít nhất trước 1 ngày diễn ra sự kiện. Trong quá trình chạy thử sự kiện, bạn sẽ phát hiện được những thiếu sót trong khâu tổ chức để kịp thời đưa ra giải pháp khắc phục hoặc phương án thay thế. Ngoài ra khi chạy thử chương trình, MC và nhân sự ở các bộ phận khác như âm thanh, ánh sáng, hậu cần, văn nghệ sẽ có cơ hội phối hợp nhịp nhàng và ăn ý hơn trước khi sự kiện chính thức được diễn ra.

Đối với những doanh nghiệp có quy mô tổ chức sự kiện lớn, hoành tráng thì quy trình tổ chức Team building phải được chuẩn bị chu đáo và tổng duyệt kỹ lưỡng trong từng khâu thực hiện để đảm bảo các nội dung trong sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo. 

Bước 15: Tổng kết, lấy ý kiến đánh giá về chương trình

Việc lấy ý kiến đánh giá sau mỗi sự kiện được tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp có thêm nhiều kinh nghiệm cho các lần tổ chức sự kiện tiếp theo. Do đó, sau mỗi sự kiện bạn cần thực hiện đánh giá chương trình khi hoàn tất các nội dung chính và phải được triển khai trước khi kết thúc sự kiện. Việc lấy ý kiến đánh giá sau chương trình sẽ khiến người tham gia sự kiện có cảm nhận tốt về ban tổ chức và giúp bạn lắng nghe được những đóng góp khách quan từ người trực tiếp trải nghiệm dịch vụ từ đó đưa ra được nhiều giải pháp hiệu quả hơn cho những lần tổ chức hiệu quả sau.

Bước 16: Trao thưởng 

Sau một chuỗi các thử thách, trò chơi Team building với sự tham gia đầy hứng khởi, cống hiến hết mình của người chơi thì doanh nghiệp nên chuẩn bị các phần thưởng để động viên và khích lệ tinh thần của mọi người. 

Các phần thưởng nên có sau khi tổ chức các trò chơi Team building bao gồm phần thưởng dành cho đội chiến thắng, đội chơi phối hợp ăn ý nhất, đội chơi đoàn kết nhất và đội chơi ấn tượng nhất. Đại diện ban lãnh đạo công ty hoặc đại diện ban tổ chức sự kiện của doanh nghiệp sẽ là người trực tiếp trao thưởng. Một lưu ý khi lựa chọn các phần thưởng dành cho sự kiện trò chơi Team building là bạn nên chọn các phần quà gần gũi với mọi người, không nên tặng các phần quà có phần xa rời thực tế. 

Bước 17: Kiểm tra và kết thúc chương trình Team building

Sau khi sự kiện Team building kết thúc, bạn cần phải bố trí nhân sự kiểm tra cẩn thận và thu dọn các thiết bị, dụng cụ thuê mượn. Ngoài ra, bạn cần làm việc với quản lý địa điểm tổ chức để thanh toán các chi phí địa điểm, ăn uống, lưu trú, di chuyển,... 

Sau khi đoàn tham gia Team building rời khỏi khu vực tổ chức sự kiện, các nhân sự chịu trách nhiệm phân công hậu cần sẽ ở lại dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ địa điểm tổ chức trước khi ra về.

Bước 18: Truyền thông sau sự kiện

Như đã đề cập ở trên, sau khi chương trình Team building kết thúc doanh nghiệp phải có một bài truyền thông sau sự kiện Team building trên các nền tảng thông tin đại chúng. Hoạt động truyền thông sau sự kiện này sẽ giúp doanh nghiệp có thể quảng bá về sự kiện, thương hiệu của công ty đến với khách hàng và các đối tác một cách hiệu quả hơn từ đó mang về thêm những khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.

Các loại chi phí tổ chức Team building

Để tổ chức một chương trình Team building chuyên nghiệp vừa nêu trên, bạn sẽ cần chú ý tới 6 loại chi phí cơ bản sau đây:

Chi phí phục vụ đoàn tham gia Team building

Chi phí quan trọng nhất không thể thiếu khi tổ chức chương trình Team building là chi phí phục vụ đoàn tham gia sự kiện bao gồm các chi phí nhỏ sau đây:

• Chi phí di chuyển: Ô tô lớn, nhỏ hoặc tàu hỏa, máy bay cho các địa điểm xa

• Chi phí lưu trú, ăn uống, sử dụng các dịch vụ tiện ích tại địa điểm tổ chức sự kiện

• Chi phí hướng dẫn viên du lịch (nếu có)

• Chi phí bảo hiểm du lịch: Đảm bảo an toàn cho mọi thành viên tham gia sự kiện

• Các chi phí khác như vé tham quan, vé trải nghiệm, vé chơi trò chơi, vé sử dụng dịch vụ tại các địa điểm tour du lịch

Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Các địa điểm tổ chức sự kiện sẽ có mức giá thuê khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu, mong muốn của doanh nghiệp và các tiện ích mà đoàn sử dụng trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. 

Đối với sự kiện Team building nếu doanh nghiệp tổ chức tại bãi biển hoặc các bãi cỏ lớn thì sẽ phát sinh chi phí thuê sân bãi. Ngoài ra nếu doanh nghiệp tổ chức Team building tại các resort, khu nghỉ dưỡng, khu du lịch sinh thái thì ngoài chi phí thuê địa điểm tổ chức bạn sẽ phải tính đến chi phí sử dụng các dịch vụ tiện ích tại địa điểm.

Chi phí thuê và chuẩn bị thiết bị, đạo cụ để tổ chức trò chơi

Trong sự kiện Team building thì chi phí thuê các thiết bị và chuẩn bị đạo cụ để tổ chức các trò chơi Team building là hạng mục chi phí quan trọng và quyết định trực tiếp đến tổng chi phí tổ chức của sự kiện. 

Dựa vào kịch bản các trò chơi mà bạn có thể tính toán sử dụng các thiết bị, đạo cụ khác nhau tương ứng sẽ có những mức chi phí chênh lệch nhau tùy thuộc vào mong muốn và yêu cầu của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp yêu cầu các trò chơi Team building phải được tổ chức hoành tráng, đạo cụ sử dụng phải chuẩn chỉnh, chuyên nghiệp thì mức chi phí sẽ cao hơn các trò chơi Team building đơn giản có thể sử dụng đạo cụ tự sáng chế hoặc không cần đạo cụ.

Chi phí nhân sự chạy sự kiện

Để tổ chức một chương trình Team building thành công chúng ta không thể không nhắc đến những người nhân sự phục vụ, điều hành chính của sự kiện, trong đó phải kể đến:

• MC dẫn chính trong chương trình Team building

• Nhân sự điều hành các khâu trong sự kiện (phụ trách thiết bị, setup khu vực,...)

• Nhân sự vận hành, hỗ trợ các trò chơi Team building

• Nhân sự biểu diễn: vũ đoàn, vũ công, ca sĩ,...(nếu có)

Chi phí thiết kế, in ấn các ấn phẩm như backdrop, banner, poster,...

Ngày nay, bất kỳ một sự kiện nào được các doanh nghiệp tổ chức đều sẽ có khu vực check in nhằm thu hút thành viên, khách mời tham gia sự kiện và truyền thông, quảng bá cho sự kiện. 

Trong sự kiện Team building cũng vậy, các chi phí cần phải có để thực hiện nội dung này bao gồm chi phí thiết kế, chi phí in ấn, chi phí trang trí và bày trí các ấn phẩm như background, backdrop, banner, poster, hashtag,...cho sự kiện.

Chi phí media (ghi hình, quay video, chụp ảnh)

Một chương trình Team building được tổ chức thành công, hiệu quả và có sức ảnh hưởng truyền thông thì không thể thiếu các video, hình ảnh được ghi lại suốt toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Do đó chi phí media là chi phí cần thiết trong quy trình tổ chức Team building cho doanh nghiệp.

Việc ghi hình, chụp ảnh trong quá trình tổ chức sự kiện Team building sẽ giúp doanh nghiệp ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ làm kỷ niệm, đồng thời lan tỏa thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp của bạn đến khách hàng, đối tác một cách hiệu quả.

Danang Events - Đơn vị tổ chức Team building chuyên nghiệp

Bài viết trên đây là gợi ý của Danang Events chúng tôi về Quy trình tổ chức chương trình Team building và những chi phí cần thiết khi tổ chức Team building cho doanh nghiệp. 

Trải qua hơn 10 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cho các khách hàng trên toàn quốc, Danang Events chúng tôi tự hào là đơn vị tổ chức Team building chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu với kinh nghiệm dày dặn, trang thiết bị máy móc hiện đại và đội ngũ nhân sự chất lượng. Ngoài tổ chức các chương trình Team building, chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện khác cho doanh nghiệp như tổ chức hội nghị khách hàng, gala dinner, tổ chức tiệc tất niên, sự kiện khai trương, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới,...

Với mong muốn đem đến cho khách hàng những trải nghiệm hoàn hảo nhất, chúng tôi luôn không ngừng học hỏi, sáng tạo, cập nhật xu thế vận hành và tổ chức sự kiện. Để biết rõ hơn về các dịch vụ mà chúng tôi cung cấp, quý khách hàng và quý đối tác vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây.

Website: http://danangevents.com.vn/

Tel: 0236.399.6116 - 0236.399.6226    

Địa chỉ/ Address: 

Hà Nội: Số 27-29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội.

Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.