Tổ chức sự kiện họp báo nhằm mục tiêu chính là cung cấp thông tin cho giới báo chí truyền thông. Sự kiện này thường được tổ chức trong các chương trình như: lễ ra mắt một sản phẩm mới, giới thiệu ca khúc mới, giới thiệu bộ sưu tập, giới thiệu một khóa học mới...
Để đảm bảo tổ chức sự kiện họp báo thành công, công ty tổ chức sự kiện Đà Nẵng - Đà Nẵng Events xin chia sẻ quy trình tổ chức họp báo như sau:
Trong sự kiện họp báo, phần nội dung chính là quan trọng nhất. Nội dung phải kỹ lưỡng thu hút, có điểm nhấn và được quan tâm bởi dư luận thì bạn không cần mời, các nhà báo cũng sẽ tự tìm đến bạn. Hơn nữa nếu bạn mời các tờ báo có uy tín thì họ sẵn sàng cử người đến tham dự buổi lễ.
Có rất nhiều địa điểm cho các công ty sự kiện lựa chọn cho cuộc họp báo, thường các cuộc họp báo thường được tổ chức ở những khách sạn, trung tâm hội nghị được trang bị đầy đủ thiết bị, khi lựa chọn địa điểm cần lưu ý những vấn đề sau:
- Lựa chọn địa điểm phù hợp với tầm vóc và quy mô của công ty nói chung, và quy mô của buổi họp báo nói riêng.
- Lựa chọn điểm phù hợp với số lượng người tham dự, thuận tiện cho việc đi lại, set up….
- Xem xét và cân nhắc những yêu cầu từ phía khách hàng.
Ngoài các yếu tố liên quan đến kỹ thuật ra thì các điều kiện khác cũng cần được đảm bảo như hệ thống âm thanh và ánh sáng tốt, bàn ghế, không gian được trang trí lịch sự, nhã nhặn, không quá màu mè.
>>> Xem thêm: Hệ thống trang thiết bị cho thuê của Đà Nẵng Events
Thời gian của một cuộc họp báo thường là một buổi, tốt nhất là vào buổi sáng, tránh tổ chức vào buổi chiều tối, các ngày nghỉ cuối tuần.
Lời mời được đưa đến các phóng viên ở đây thường gửi đi dưới dạng lời mời tư vấn truyền thông. Do vậy, lời mời này cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và phải ngắn gọn để thông tin đầy đủ các vấn đề: Chủ đề buổi họp báo, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra họp báo, những khách mời có mặt và trả lời phỏng vấn.
Trước khi cuộc họp báo diễn ra một ngày, cần gọi xác nhận với giới phóng viên và khách mời.
Lên danh sách khách mời họp báo
- Làm thông cáo báo chí: thông tin về công ty, sản phẩm sắp giới thiệu.
- Chuẩn bị kịch bản MC
- Chuẩn bị video về sản phẩm .
- Chuẩn bị bài phát biểu của các nhân vật.
Khi lựa chọn MC dẫn chương trình cho buổi họp báo phải đáp ứng được các tiêu chí: Nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được. MC cũng không nên nhắc lại hay nói tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu đưa ra bởi phần tóm tắt này có thể bị sai lệch, gây nhiễu thông tin. MC có thể làm giảm sự căng thẳng của bầu không khí cuộc họp báo bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng. Trước mặt báo giới, MC không nên có những cử chỉ hài hước, vui nhộn.
>>> Xem thêm: Dịch vụ cung cấp MC sự kiện
- Lễ tân đón tiếp khách mời, nhà báo, phát thông cáo báo chí cho khách mời, phóng viên
- Gửi quà tặng (có giá trị sử dụng và quảng cáo)
>>> Xem thêm: dịch vụ cung cấp lễ tân sự kiện
Công ty tổ chức sự kiện Đà Nẵng thường tiến hành theo kịch bản chương trình như sau:
- Đón tiếp phóng viên và các khách mời (dùng tiệc nhẹ nếu có).
- Đại diện công ty nêu lý do cuộc họp báo.
- Các bài thuyết trình về sản phẩm.
- Mong muốn nhân được sự hổ trợ truyền thông từ báo chí
- Giải đáp thắc mắc cho phóng viên
- Kết thúc cuộc họp báo (dùng tiệc nhẹ nếu có)
- Dọn dẹp sau chương trình.
- Trả các hạng mục in ấn ( backdrop, standee, tranh ảnh…) cho công ty, doanh nghiệp.
- Giao hoa chúc mừng về cho công ty ,doanh nghiệp.
Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Đà Nẵng Events tự tin mang lại cho quý khách hàng những sự kiện họp báo thành công và ấn tượng!
