Quy Trình Tổ Chức Họp Báo

Tổ chức sự kiện họp báo với mục đích cung cấp thông tin cho giới báo chí truyền thông. Sự kiện này thường sẽ được tổ chức trong các chương trình như: giới thiệu ca khúc mới, lễ ra mắt một sản phẩm mới, giới thiệu bộ sưu tập, giới thiệu một khóa học mới...Để có thể đảm bảo tổ chức sự kiện thành công thì hãy cùng chúng tôi tham khảo bài viết sau đây.

Tham khảo về quy trình tổ chức sự kiện họp báo 

Để đảm bảo cho quá trình tổ chức sự kiện họp báo diễn ra thành công tốt đẹp, vậy thì bạn cần phải tuân theo quy trình sau đây:

Chuẩn bị nội dung họp báo

Trong sự kiện họp báo, phần nội dung chính là quan trọng nhất. Nội dung phải kỹ lưỡng thu hút, có điểm nhấn và được quan tâm bởi dư luận thì bạn không cần mời, các nhà báo cũng sẽ tự tìm đến bạn. Hơn nữa, nếu bạn mời các tờ báo có uy tín thì họ sẵn sàng cử người đến tham dự buổi lễ.

Địa điểm tổ chức họp báo

Có rất nhiều địa điểm cho các công ty sự kiện lựa chọn cho cuộc họp báo.Thường các cuộc họp báo thường được tổ chức ở những khách sạn, trung tâm hội nghị được trang bị đầy đủ thiết bị. Khi lựa chọn địa điểm cần lưu ý những vấn đề sau:

+ Lựa chọn địa điểm phù hợp với tầm vóc và quy mô của công ty nói chung, và quy mô của buổi họp báo nói riêng.

+ Lựa chọn điểm phù hợp với số lượng người tham dự, thuận tiện cho việc đi lại, set up….

+ Xem xét và cân nhắc những yêu cầu từ phía khách hàng.

Ngoài các yếu tố liên quan đến kỹ thuật ra, thì các điều kiện khác cũng cần được đảm bảo như: hệ thống âm thanh và ánh sáng tốt, bàn ghế, không gian được trang trí lịch sự, nhã nhặn, không quá màu mè.

Thời gian tổ chức họp báo

Thời gian của một cuộc họp báo thường là một buổi, tốt nhất là vào buổi sáng. Lưu ý là nên tránh tổ chức vào buổi chiều tối và các ngày nghỉ cuối tuần. Do đó, bạn nên cân nhắc về thời gian tổ chức họp báo để thành công hơn nhé.

Lên danh sách khách mời

Lời mời được đưa đến các phóng viên ở đây thường gửi đi dưới dạng lời mời tư vấn truyền thông. Do vậy, lời mời này cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và phải ngắn gọn để thông tin đầy đủ các vấn đề: Chủ đề buổi họp báo, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra họp báo, những khách mời có mặt và trả lời phỏng vấn.

Trước khi cuộc họp báo diễn ra một ngày, cần gọi xác nhận với giới phóng viên và khách mời.

Lời mời cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng

Lên danh sách khách mời họp báo

Chuẩn bị tài liệu họp báo

+ Làm thông cáo báo chí: thông tin về công ty, sản phẩm sắp giới thiệu.

+ Chuẩn bị kịch bản MC 

+ Chuẩn bị video về sản phẩm .

+ Chuẩn bị bài phát biểu của các nhân vật.

Làm việc với MC

Khi lựa chọn MC dẫn chương trình cho buổi họp báo, phải đáp ứng được các tiêu chí: Nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được. MC cũng không nên nhắc lại hay nói tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu.

MC có thể làm giảm sự căng thẳng của bầu không khí cuộc họp báo bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng. Trước mặt báo giới, MC không nên có những cử chỉ hài hước và  vui nhộn.

MC đóng vai trò làm giảm sự căng thẳng của bầu không khí cuộc họp

Công việc của lễ tân

+ Lễ tân đón tiếp khách mời, nhà báo, phát thông cáo báo chí cho khách mời, phóng viên.

+ Gửi quà tặng (có giá trị sử dụng và quảng cáo).

Lễ tân đón tiếp khách mời, nhà báo, phát thông cáo báo chí cho khách mời

Tiến hành họp báo

Công ty tổ chức sự kiện Đà Nẵng thường tiến hành theo kịch bản chương trình như sau:

+ Đón tiếp phóng viên và các khách mời (dùng tiệc nhẹ nếu có).

+ Đại diện công ty nêu lý do cuộc họp báo.

+ Các bài thuyết trình về sản phẩm.

+ Mong muốn nhân được sự hỗ trợ truyền thông từ báo chí

+ Giải đáp thắc mắc cho phóng viên

+ Kết thúc cuộc họp báo (dùng tiệc nhẹ nếu có).

Sau chương trình

+ Dọn dẹp sau chương trình.

+ Trả các hạng mục in ấn ( backdrop, standee, tranh ảnh…) cho công ty, doanh nghiệp.

+ Giao hoa chúc mừng về cho công ty ,doanh nghiệp.

Danang Events - Đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp

Để đảm bảo tổ chức sự kiện họp báo diễn ra thành công, đòi hỏi sự chuyên nghiệp và chất lượng trong toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện. Nếu như bạn đang phân vân chưa biết nên lựa chọn đơn vị nào cung cấp dịch vụ tốt nhất.

Danang Events tự hào là đơn vị cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện, hội nghị hội thảo chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Vì vậy mà chúng tôi sẽ luôn đảm bảo sẽ đem tới cho khách hàng của mình chất lượng dịch vụ chất lượng nhất. 

Không chỉ riêng tổ chức sự kiện họp báo mà chúng tôi còn cung cấp các sự kiện hội nghị hội thảo khác. Đến với Danang Events, chúng tôi đều cam kết đồng hành cùng khách hàng từ bước tư vấn lên kế hoạch tới khi sự kiện kết thúc rực rỡ thành công. Đây cũng chính là lý do mà chúng tôi luôn nhận được sự quan tâm của rất nhiều khách hàng khác nhau. 

Với những chia sẻ hữu ích trên đây, hy vọng sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về việc tổ chức sự kiện họp báo diễn ra thành công rực rỡ. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cho sự kiện của mình, vậy thì Danang Events chính là sự lựa chọn tốt nhất đấy. Hãy liên hệ theo hotline: 0913.311.911/ 0913.186.829/ 098.98.98.198 để nhận được tư vấn cụ thể hơn nhé.




tư vấn Dịch Vụ 24/7

HOTLINE: 0913.311.911

kHIẾU nẠI dỊCH vỤ

hOTLINE: 0905.388.666