Hiểu rõ những rủi ro khi tổ chức sự kiện để luôn có những phương án dự phòng phù hợp. Việc quản trị rủi ro hiện nay vẫn là vấn đề cấp thiết trong mỗi sự kiện lớn, nhỏ. Để tránh những thất bại, bị ảnh hưởng nặng nề là một nhân viên sự kiện thì bạn cần biết rõ về những rủi ro khi tổ chức sự kiện được chia sẻ sau đây.
Rủi ro khi tổ chức sự kiện có thể xảy ra bất cứ lúc nào mà bạn khó biết được cụ thể. Nhưng sẽ phán đoán trước được những rủi ro có thể xảy ra trong từng giai đoạn tổ chức. Rủi ro có thể xuất hiện ngay từ khâu lên kế hoạch, viết kịch bản, đến khâu set up hay chạy chương trình.
Những chuyện không hay xảy ra cũng có thể do yếu tố bất khả kháng từ thời tiết. Không thể ngăn được những tình huống bất chợt xảy ra thì chúng ta cần phải liệt kê ra những trường hợp xấu có thể gặp phải. Sau đó đưa ra những biện pháp đề phòng hợp lý, đúng đắn.
Sự kiện giống như một quả bom nổ chậm. Để “quả bom nổ chậm” này giảm sự thất bại xuống mức tối thiểu, song song với việc lên kế hoạch chi tiết về sự kiện, cần phải lên sẵn danh sách những trường hợp xấu bất khả kháng có thể xảy ra. Và tất nhiên kèm theo phương án cụ thể để giải quyết chúng.
Danang Events đã tổng hợp những rủi ro khi tổ chức sự kiện thường gặp, bạn có thể tham khảo thêm cho từng sự kiện của mình nhé:
Thiếu kinh phí, điều kiện để thực hiện ý tưởng, kịch bản chung có thể biết được trước. Nếu đã có sự chuẩn bị về tài chính, nhưng số lượng người tham dự không được tính toán trước cũng sẽ gây ra những sự cố ngoài ý muốn. Số người đến quá ít, hoặc đông quá so với dự tính cũng cần phải được lường trước.
Việc lựa chọn ra được một địa điểm sự kiện phù hợp với các tiêu chí như: vị trí, quy mô, không gian, sức chứa tối đa, cơ sở vật chất,...giúp đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Xảy ra bất kỳ sự cố trong những tiêu chí đặt ra từ trước sẽ giúp chúng ta ứng phó được kịp thời hơn.
Chọn được một thời điểm thích hợp để tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng. Tránh những ngày thường bận rộn, ít người đến tham dự được. Và cũng tránh những sự kiện quan trọng khác có ảnh hưởng đến mức nhận biết của sự kiện.
Hoặc trong khi diễn ra sự kiện, thời gian các tiết mục bị kéo dài quá mức, gây lố thời gian quy định, hay khi còn dư quá nhiều thời gian của chương trình. Điều này cũng cần phải được dự đoán trước và sắp xếp sẵn biện pháp xử lý hoặc tiết mục lấp trống.
Vấn đề thời tiết là trường hợp không thể nào thay đổi được. Và rất dễ bắt gặp những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Điều bạn có thể làm đó là liệt kê ra những ảnh hưởng xấu nhất của các vấn đề thời tiết để có biện pháp xử lý, thay thế phù hợp.
Để hạn chế những trục trặc kỹ thuật có thể xảy ra bất ngờ, việc kiểm tra lại chúng một cách kỳ càng là điều cần thiết. Không chỉ cần phải kiểm tra các thiết bị sự kiện:âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu… mà bạn còn cần phải xem xét lại vấn đề nguồn điện, vị trí lắp đặt,...đảm bảo sự an toàn nhất cho người tham gia và cho toàn bộ sự kiện.
Mỗi vụ cháy nổ dù lớn hay nhỏ đều lan rất nhanh, và nếu không có hành động xử lý đúng đắn thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng. Hãy đảm bảo rằng trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, các thiết bị chữa cháy đều được xuất hiện ở trong tầm mắt bạn. Việc sắp xếp người hướng dẫn lối thoát hiểm cũng thật sự cần thiết. Và chắc chắn bạn đã có thông tin liên hệ đội phòng cháy chữa cháy gần nhất.
Người làm sự kiện luôn luôn phải chú ý đến những rủi ro khi tổ chức sự kiện. Hy vọng với những chia sẻ hữu ích trên đây sẽ giúp ích được cho bạn đọc. Nếu bạn còn vấn đề gì thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp với Danang Events để nhận được sự tư vấn tốt nhất nhé.
