Những điều cần đặc biệt lưu ý khi chuẩn bị gian hàng triển lãm

Xác định về mục đích tổ chức gian hàng và hội chợ

Để có thể tổ chức gian hàng triển lãm thành công, điều đầu tiên phải xác định rõ đó chính là mục tiêu của gian hàng mình dự định tham gia. Bên cạnh đó, gian hàng ấy cũng phải phù hợp với chủ đề chung của cả hội chợ triển lãm. Để làm được điều này, bạn phải tham khảo các tài liệu về tổ chức hội chợ. 

Tiếp theo, hãy liên hệ với ban tổ chức hội chợ để thu thập thêm về các số liệu cần thiết. Ví dụ như số lượng nhà triển lãm, cùng với số lượng khách hàng, các nước tham gia hội chợ,....

Xác định mục tiêu là phần đầu tiên cần để ý khi chuẩn bị gian hàng

Xây dựng phương án chi tiết cần tham gia trước khi thiết kế

Sau khi đã xác định được mục tiêu của hội chợ tham gia thì bạn cần phải xây dựng phương án tham gia rõ ràng và chi tiết. Đây là việc làm rất quan trọng, vì nó sẽ giúp cho các nhà triển lãm có được kế hoạch triển khai công việc đạt hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, tùy theo từng ngành hàng, các doanh nghiệp có thể lập kế hoạch riêng cho từng đơn vị. 

Các bước sau để xây dựng phương án tham gia tổ chức gian hàng triển lãm hiệu quả nhất:

Bước 1: Nên đăng ký tham gia hội chợ sớm 

Thông thường, thời điểm liên hệ với ban tổ chức ít nhất là 8 tháng trước khi hội chợ triển lãm diễn ra. Tuy nhiên, bạn cũng đừng coi thường bước này vì nó sẽ giúp bạn có đủ thời gian để có thể chuẩn bị các tài liệu, cùng với hàng mẫu cần thiết nhất nhé. 

Nếu như bạn đăng ký sớm thì sẽ tiết kiệm được chi phí, do ban tổ chức hội chợ thường sẽ có chính sách giảm giá gian hàng. Đồng thời còn ưu tiên bố trí sắp xếp gian hàng của bạn vào những vị trí tốt nhất có thể.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch chi tiết tại hội chợ

Bước này sẽ gồm 3 phần quan trọng đó là: trước hội chợ, trong thời gian diễn ra hội chợ và sau khi kết thúc. Thông thường, những phần đó sẽ phải phù hợp với chiến lược và mục tiêu phát triển của công ty mong muốn triển lãm gian hàng. 

Do đó, bạn hãy cố nắm rõ được điều cần thiết nhất và chiến lược tham gia hội chợ này là gì? Bên cạnh đó, bạn cũng phải tập trung giới thiệu sản phẩm mới hay là xúc tiến các sản phẩm sẵn có của công ty?

Bước 3: Chuẩn bị hàng mẫu và trang trí gian hàng.

Đối với hàng mẫu thì bạn cần nghiên cứu vị trí gian hàng cần đặt ở chỗ nào để xác định được các lợi thế. Từ đó, bạn sẽ lên kế hoạch bài trí và xác định được từng chủng loại hàng hoá mà mình dự tính sẽ mang sang hội chợ, cùng với kích cỡ các loại hàng mẫu để cho phù hợp với việc trưng bày.

Đối với tài liệu thì bạn hãy xác định loại tài liệu nào mà bạn dự định sẽ mang đến hội chợ. Bên cạnh đó, mục đích quảng bá rộng rãi hay chỉ với một số khách hàng… Đặc biệt, bạn cần phải lưu ý nên mang theo số lượng tài liệu đủ để  gửi cho khách hàng. Như vậy sẽ giúp tránh tình trạng hết tài liệu khi khách hàng yêu cầu cần dùng.

Đối với việc trang trí gian hàng thì yêu cầu đầu tiên đó đẹp, bắt mắt chính là nhân tố góp phần cho thành công của hội chợ. Do đó, các doanh nghiệp lớn đều thuê thiết kế riêng cho gian hàng của đơn vị mình.  Đồng thời, họ cũng sẽ lựa chọn các loại vật liệu trang trí phù hợp để tiết kiệm chi phí tối đa.

Xây dựng phương án tham gia sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát tình hình

Lựa chọn nhân sự để đứng gian hàng triển lãm

Nhân sự được biết đến là yếu tố quan trọng để góp phần thành công của một buổi triển lãm gian hàng. Do đó, việc lựa chọn nhân sự cần phải đảm bảo được các tiêu chí: có kiến thức về sản phẩm, cùng với những kiến thức về công ty và đặc biệt là có khả năng giao tiếp tốt, thuyết phục được khách hàng, cùng với ngoại hình ưa nhìn… 

Trước khi lựa chọn nhân sự, cần phải có buổi đào tạo cho họ về chiến lược phát triển công ty và những kiến thức về thị trường. Nếu như việc lựa chọn nhân sự không tốt có thể sẽ không thành công, thậm chí nó còn là nguyên nhân giảm uy tín của công ty. Trên thực tế, 85% thành công của một buổi hội chợ là phụ thuộc vào nhân sự đứng tại gian hàng.

Thực tế, một hội chợ thương mại yêu cầu phải đáp ứng đầy đủ các công tác chuẩn bị rất kỹ lưỡng. Đồng thời phải có kế hoạch cụ thể từ trước khi tham gia đến khi kết thúc. Và đặc biệt nhất đó chính là khâu liên hệ với khách hàng sau khi kết thúc hội chợ. Nhân sự chính là tiêu chí quan trọng để giúp thu nhận lại kết quả và đơn hàng. 

Lựa chọn đơn vị chuyên nghiệp để hợp tác hội chợ sẽ thành công rực rỡ

Với những chia sẻ hữu ích trên đây, hy vọng sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về những lưu ý quan trọng để chuẩn bị gian hàng triển lãm. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy liên hệ ngay với Danang Events theo hotline 0913.311.911 / 0913.186.829 / 0903.277.326 - 0913.186.829 để chúng tôi có thể giúp bạn tổ chức buổi hội chợ triển lãm thành công nhé.