Mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết
Trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện, mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng là văn bản bắt buộc cần có nếu đơn vị bạn đang mong muốn tổ chức một chương trình dành cho khách hàng doanh nghiệp. Danang Events sẽ tư vấn 03 mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng tiêu chuẩn trong bài viết dưới đây.
Tại sao cần có mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng?
Hội nghị khách hàng là một sự kiện có ý nghĩa quan trọng, được tổ chức thường niên hoặc vào những dịp đặc biệt của doanh nghiệp nhằm mục đích tri ân khách hàng, quảng bá thương hiệu. Dù có thể được tổ chức dưới nhiều hình thức khác nhau, song hội nghị khách hàng vẫn có một mục tiêu quan trọng nhất đấy là thúc đẩy doanh số bán hàng.
Trước khi đi vào thực hiện chương trình, quyết định tổ chức hội nghị khách hàng là văn bản bắt buộc phải có. Đây là mẫu quyết định có sự thống nhất của lãnh đạo doanh nghiệp, kế hoạch, khảo sát, thống kê chi phí,... đã được phê duyệt. Một khi văn bản này tồn tại với đầy đủ chữ ký của ban lãnh đạo, quyết định sẽ chính thức có hiệu lực và sự kiện sẽ được tổ chức đúng theo như kế hoạch đã liệt kê ban đầu.
Nội dung bên trong mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng
Người chịu trách nhiệm soạn thảo sẽ chuẩn bị chi tiết nhất có thể về các nội dung cần có trong mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng. Nhìn chung, mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng bao gồm các nội dung dưới đây:
Tên quyết định
Phần đầu tiên của mỗi văn bản bao giờ cũng là tên văn bản được in to, rõ ràng ở chính giữa. Đây là phần người nhìn chú ý đầu tiên, thể hiện nội dung văn bản. Phần tên quyết định sẽ thường bao gồm 2 phần:
Quyết định tổ chức hội nghị khách hàng + Tên chương trình
Ví dụ: Quyết định tổ chức hội nghị khách hàng chủ đề “Tiếp nối thành công”
Lý do tổ chức chương trình
Sau khi nhấn mạnh tên chương trình hội nghị khách hàng, văn bản sẽ cần nêu được lý do tổ chức chương trình. Bạn không cần diễn giải hay trình bày lý do tổ chức chương trình một cách trịnh trọng mà chỉ cần nói ngắn gọn, đủ để hiểu các mục đích chính khi tổ chức sự kiện. Một số lý do tổ chức hội nghị khách hàng phổ biến có thể kể đến như:
-
Tri ân khách hàng thân thiết
-
Nâng cấp khách hàng tiềm năng
-
Quảng bá hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp
-
Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới
Các hoạt động trong chương trình
Người soạn thảo cần liệt kê đầy đủ về các hoạt động sẽ có trong hội nghị khách hàng theo timeline hoàn chỉnh trước khi trình ban lãnh đạo. Bạn không cần diễn giải các hoạt động một cách chi tiết mà chỉ cần gạch đầu dòng cơ bản theo trình tự thời gian. Làm sao để ban lãnh đạo có thể đọc và đánh giá nội dung chương trình ngay lập tức mà không mất nhiều thời gian xem xét.
Mẫu liệt kê các hoạt động trong chương trình hội nghị khách hàng cơ bản:
-
Đón tiếp khách mời, ổn định hội trường
-
Lễ khai mạc
-
Đại diện doanh nghiệp phát biểu
-
Đại diện khách hàng phát biểu
-
Vinh danh, trao quà tri ân khách hàng
-
Chương trình ca nhạc
-
Khai tiệc
-
Mini games
-
Lễ bế mạc
Thời gian địa điểm
Bạn nên trình bày rõ ràng thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện. Không chỉ dừng lại ở thông báo về địa điểm, người soạn thảo cũng cần nêu rõ lý do lựa chọn khung thời gian và địa điểm tổ chức, cũng như chi phí kèm theo. Một số lý do lựa chọn địa điểm có thể kể đến như thuận tiện đi lại, phù hợp với ngân sách, đáp ứng được quy mô chương trình,...
Ví dụ:
-
Thời gian: Thứ 4, 8h30 - Ngày 31, tháng 01, năm 2024
-
Địa điểm: Phòng khánh tiết tòa D, khách sạn La Thành, số 226 Vạn Phúc, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội.
Đối tượng tham dự
Ở phần này, người soạn thảo sẽ liệt kê các nhóm đối tượng khách mời sẽ tham dự sự kiện, thường bao gồm: tệp khách hàng thân thiết, tệp khách hàng tiềm năng, đối tác doanh nghiệp, ban lãnh đạo,...
Đơn vị tổ chức
Trước khi soạn thảo mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng, người soạn thảo cần khảo sát và thống nhất được đơn vị tổ chức phù hợp với yêu cầu và ngân sách của công ty. Khi trình quyết định, người soạn thảo cũng cần đính kèm theo hợp đồng thuê đơn vị tổ chức để lãnh đạo theo dõi. Đồng thời ban tổ chức cũng cần liệt kê các nhân sự quan trọng trong ban tổ chức, chịu trách nhiệm cho từng phần cụ thể trong kế hoạch.
Các cam kết cần có trong quá trình tổ chức
Đây là bản cam kết của ban tổ chức với các hoạt động tổ chức sự kiện về các mặt pháp lý và tính khả thi khi xây dựng chương trình. Ban tổ chức cần đảm bảo tính thực thi của hợp đồng đã ký với các bên liên quan như: đảm bảo an ninh, phòng cháy chữa cháy, xác nhận thuê địa điểm,... và khả năng tổ chức thành công dựa trên năng lực của ban tổ chức (biểu thị dưới dạng %).
Các giấy tờ kèm theo
Bên cạnh văn bản chính thức, mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng cần đính kèm các chứng từ dưới đây để đảm bảo hiệu lực thực thi:
-
Hợp đồng với đơn vị tổ chức sự kiện
-
Hợp đồng với nơi cho thuê địa điểm tổ chức
-
Kế hoạch tổ chức chương trình
-
Bảng dự trù kinh phí
Gợi ý 3 mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng
-
Mẫu 1:
Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
[Tên Công Ty] Ngày: [Ngày/Tháng/Năm]
[Địa chỉ]
Quyết định tổ chức Hội nghị khách hàng
Kính gửi: …
Căn cứ biên bản họp số … được ban hành ngày … tháng … năm … Ban lãnh đạo [Tên doanh nghiệp] quyết định tổ chức hội nghị khách hàng với các nội dung:
-
Mục Tiêu Hội Nghị:
-
Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới.
-
Cập nhật thông tin và chia sẻ chiến lược kinh doanh.
-
Tăng cường mối quan hệ và tương tác với khách hàng.
-
Đối Tượng Tham Gia:
-
Khách hàng hiện tại và tiềm năng.
-
Đối tác chiến lược.
-
Thời Gian và Địa Điểm:
-
Thời gian: [Ngày/Tháng/Năm]
-
Địa điểm: [Địa điểm tổ chức]
-
Nhiệm Vụ Cụ Thể:
-
Phòng ban tổ chức sự kiện đảm nhận việc tổ chức.
-
Marketing chuẩn bị vật liệu quảng cáo và thông tin sự kiện.
-
Bộ phận chăm sóc khách hàng hỗ trợ trong việc liên lạc và mời gọi khách hàng.
-
…
-
Người Chịu Trách Nhiệm:
[Tên người chịu trách nhiệm và chức vụ]
Ngày Có Hiệu Lực:
Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký.
Lưu ý:
Mọi phát sinh trong quá trình tổ chức sẽ được thảo luận và quyết định thêm.
Ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm]
[Chữ ký và Chức vụ của người ký]
-
Mẫu 2:
Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
[Tên Công Ty] Ngày: [Ngày/Tháng/Năm]
Số: …/TB-... [Địa chỉ]
QUYẾT ĐỊNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG
Kính gửi: …
Căn cứ vào quyết định số … về tổ chức hội nghị khách hàng 2024 của [Tên doanh nghiệp]
Căn cứ biên bản họp số … thống nhất về việc tổ chức hội nghị khách hàng năm 2024 của [Tên doanh nghiệp]
Căn cứ quyết định số … / Quy định về việc tổ chức hội nghị khách hàng …
Mong sẽ nhận được sự hỗ trợ và tạo điều kiện từ phía [Tên cơ quan có thẩm quyền]
Ngày Có Hiệu Lực:
Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký.
Lưu ý:
Mọi sự kiện thay đổi trong quá trình tổ chức sẽ được báo cáo và thảo luận.
Ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm]
[Chữ ký và Chức vụ của người ký]
-
Mẫu 3:
Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
[Tên Công Ty] Ngày: [Ngày/Tháng/Năm]
Số: …/TB-... [Địa chỉ]
QUYẾT ĐỊNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG
Sau khi, Ban Giám Đốc Công Ty [Tên Công Ty], xem xét và đánh giá mức độ thành công của các sự kiện trước đây và nhận thức được tầm quan trọng của việc tương tác với khách hàng. Do đó, quyết định tổ chức Hội Nghị Khách Hàng với các thông tin cụ thể như sau:
-
Mục Tiêu Hội Nghị:
-
Đối tượng khách mời tham dự:
-
Kế hoạch chương trình cụ thể:
-
Ban tổ chức:
-
Thống kê dự trù kinh phí:
Người Chịu Trách Nhiệm:
[Tên người chịu trách nhiệm và chức vụ]
Ngày Có Hiệu Lực:
Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký.
Lưu ý:
Mọi thay đổi trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ được thông báo và thảo luận thêm.
Ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm]
[Chữ ký và Chức vụ của người ký]
Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói của Danang Events
Danang Events sở hữu đội ngũ tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm trên khắp cả nước sẽ là lựa chọn lý tưởng nhất với các doanh nghiệp đang tìm kiếm dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng.
Nếu như đây là lần đầu doanh nghiệp bạn tổ chức chương trình hội nghị khách hàng và còn nhiều băn khoăn về quy trình tổ chức cũng như các thủ tục giấy tờ liên quan, Danang Events sẽ giúp bạn hoàn thiện từng hạng mục một cách chuyên nghiệp, có hệ thống nhất. Chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng soạn thảo và điều chỉnh mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng theo đúng form chuẩn phù hợp với tính chất và quy mô doanh nghiệp.
Liên hệ hotline 0939.311.911 - 0913.311.911 nếu bạn đang cần sự hỗ trợ từ Danang Events trong quá trình chuẩn bị mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng!
Địa chỉ:
-
Văn phòng miền bắc: 27-29 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa, Hà Nội
-
Văn phòng miền trung: 217 Trần Phú, Hải Châu, Đà Nẵng
-
Văn phòng miền Nam: 05 Hoa Cau, Phú Nhuận, TP. HCM
