Các chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng cần có

Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng là bộ hồ sơ có nhiều loại giấy tờ, hoá đơn,... cần sắp xếp và chuẩn bị trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Danang Events là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đã có kinh nghiệm thực hiện hàng ngàn sự kiện sẽ giúp bạn thống kê các loại chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng cần thiết trong bài viết dưới đây.

Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng là gì?

Trong hoạt động doanh nghiệp, không thể thiếu sự xuất hiện của các loại chứng từ, hoá đơn thu chi. Chứng từ là điều kiện bắt buộc để chứng minh cho các hoạt động mua sắm thường này, đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp. Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng có thể hiểu là các loại giấy tờ liên quan ngoài hoá đơn, bằng chứng cho các nghiệp vụ kinh tế xuất hiện trong quá trình tổ chức sự kiện, làm cơ sở để doanh nghiệp hạch toán tài chính sau khi kết thúc sự kiện. 

05 loại chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng cần có

Tuỳ thuộc vào mục đích và nguồn lực, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức riêng để tổ chức hội nghị khách hàng. Vậy chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng bao gồm những gì? Về cơ bản, mỗi doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị khách hàng đều cần đến các loại chứng từ dưới đây:

Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng với quyết định phê duyệt của người đứng đầu

Với những sự kiện lớn như hội nghị khách hàng, các loại giấy tờ, chứng từ quan trọng đều sẽ được thông qua bởi người đứng đầu - hội đồng hoặc ban giám đốc công ty, trước khi có hiệu lực thực thi. 

Các loại chứng từ này sẽ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, có tác động đến hoạt động kinh doanh, tiếp thị nên cần được lưu trữ cẩn thận. Các khoản chi cho các hoạt động tổ chức, truyền thông thường là các khoản chi lớn, có tính chất tương đối quan trọng. 

Chứng từ dự trù kinh phí, kế hoạch chương trình hội nghị

Trước khi tổ chức bất cứ một chương trình hội nghị nào, ban tổ chức cũng phải chuẩn bị đề xuất dự trù kinh phí. Sau khi lên nội dung chương trình, các khoản chi sẽ bắt đầu được hình thành. Điều quan trọng nhất là đảm bảo tính hợp lý với ngân sách của doanh nghiệp mà vẫn đạt được các mục tiêu cốt lõi của chương trình. Sau khi thông qua bảng dự trù kinh phí, chương trình sẽ chính thức đi vào thực hiện. 

Danh sách thành viên, khách mời và đại biểu tham dự

Xác định được danh sách khách mời  và số lượng thành viên tham dự sẽ giúp công tác chuẩn bị hoàn thiện với loạt chứng từ, hoá đơn cần thiết khác như: tiến hành chuẩn bị thư mời, xác định quy mô tổ chức, tìm kiếm địa điểm phù hợp, điều chỉnh nội dung chương trình nếu có,... 

Chứng từ, hóa đơn có kèm theo kế hoạch

Hoá đơn là một phần của bộ hồ sơ chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng hoàn chỉnh. Thực tế, không phải cứ có hoá đơn là bạn sẽ được tính chi phí hợp lệ và sắp xếp để được khấu trừ thuế. Tổng hợp tất cả các loại giấy tờ doanh nghiệp cần có khi tổ chức hội nghị kahcsh hàng bao gồm:

• Hợp đồng

• Biên bản thanh lý hợp đồng

• Các hoá đơn liên quan đến nghiệp vụ kinh tế được thực hiện

• …

Việc sắp xếp và chuẩn bị các hoá đơn, chứng từ thành một bộ hồ sơ liên quan đến chương trình sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng làm việc với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hơn trong quá trình tổ chức. 

Hợp đồng của bên cho thuê địa điểm tổ chức hội nghị

Nếu bạn đang thắc mắc tổ chức hội nghị khách hàng cần chứng từ gì ngoài các loại đã được liệt kê bên trên, câu trả lời sẽ là hợp đồng của bên cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Thực tế, nhiều doanh nghiệp ngày nay sẽ sử dụng dịch vụ thuê tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói hoặc thuê địa điểm bên ngoài để tổ chức. Bổ sung đầy đủ các loại hợp đồng với các bên liên quan sẽ giúp hoàn thiện bộ chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng của doanh nghiệp. 

Một số lưu ý khác trong quá trình tổ chức hội nghị khách hàng

Bên cạnh sắp xếp, bổ sung chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng, một số lưu ý khác mà doanh nghiệp cần lưu tâm trong quá trình chuẩn bị có thể kể đến như: 

• Chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng: kế hoạch chương trình hội nghị khách hàng cần được liệt kê đầy đủ các đầu mục công việc cần thực hiện trong sự kiện. Sắp xếp một cách khoa học và rõ ràng sẽ giúp bạn tổ chức kiểm soát các hạng mục một cách hiệu quả, dễ dàng hơn.

• Địa điểm tổ chức: địa điểm tổ chức hội nghị phải được lựa chọn dựa trên số lượng khách mời tham dự và yêu cầu từ nội dung chương trình. Xác định và thực hiện các thủ tục thuê địa điểm theo đúng quy trình là một trong những đầu mục công việc quan trọng nhất. 

• Thời gian tổ chức: sắp xếp thời gian tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến địa điểm và nhiều chi phí khác. Ban tổ chức nên lưu ý chốt thời gian tổ chức càng sớm càng tốt. 

• Đơn vị thực hiện: thuỳ thuộc vào quy mô và yêu cầu mà doanh nghiệp có thể tự tổ chức hội nghị khách hàng hay lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện bên ngoài. Thực tế, việc thuê dịch vụ bên ngoài để tổ chức sự kiện vẫn là lựa chọn tối ưu nhất giúp bảo toàn nguồn lực của doanh nghiệp. 

Dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói Danang Events

Là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam, Danang Events đã đồng hành và hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp trên khắp cả nước thực hiện hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Chúng tôi hiểu được quy trình thiết kế và xây dựng chương trình dành cho đối tượng khách hàng doanh nghiệp.

Danang Events nắm rõ các loại thủ tục, chứng từ cần có trong quá trình tổ chức hội nghị khách hàng và các lưu ý khác trong quá trình thực hiện. Lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói của Danang Events, bạn sẽ được tư vấn và chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng theo đúng yêu cầu.

Liên hệ hotline 0939.311.911 - 0913.311.911 để được Danang Events hỗ trợ hoàn thiện chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng!

Địa chỉ:

• Văn phòng miền bắc: 27-29 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa, Hà Nội

• Văn phòng miền trung: 217 Trần Phú, Hải Châu, Đà Nẵng

• Văn phòng miền Nam: 05 Hoa Cau, Phú Nhuận, TP. HCM