Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện chính xác, hợp lý

Ý nghĩa của việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Không chỉ nói việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là bước quan trọng, mà đây còn được coi là yếu tố hàng đầu trong bản kế hoạch cần triển khai. Địa điểm được lựa chọn không chỉ cần người làm sự kiện hài lòng, mà vấn đề lớn hơn vẫn là làm hài lòng những vị khách mời đến tham gia sự kiện. 

Mỗi bước trong lập kế hoạch đều có những thuận lợi, và khó khăn khác nhau. Quá trình chọn lựa được một địa điểm hài lòng với tất cả mọi người phải dựa trên rất nhiều tiêu chí.

Những tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Bất kỳ chương trình, sự kiện nào diễn ra đều cần trau chuốt, cẩn thận đến từng chi tiết, nhất là trong khâu lựa chọn địa điểm tổ chức cần phù thuộc vào nhiều yếu tố. 

Phù hợp với mục tiêu tổ chức

Mục tiêu sự kiện đã được xác định ngay từ ban đầu, nên cũng dễ dàng nhận diện được địa điểm phù hợp. Các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phục vụ chủ yếu cho những sự kiện cộng đồng, hoặc với những sự kiện có mục đích theo phong cách phương Tây, phong cách tiệc cưới, hội chợ,...

Cơ sở vật chất

Nơi diễn ra sự kiện cần phải chú ý đến trang thiết bị: điều kiện âm thanh, ánh sáng, internet kết nối, sân khấu, bàn ghế,... Nếu một điều kiện trong cơ sở vật chất không đáp ứng được thì không nên lựa chọn địa điểm này làm nơi diễn ra sự kiện. 

Nếu lựa chọn thì những vấn đề chưa đáp ứng được sẽ cần phải sử dụng riêng hoặc thuê bên thứ 3, sẽ phát sinh thêm không chỉ vấn đề chi phí mà còn rất nhiều những vấn đề rắc rối khác. Một địa điểm bao gồm trọn gói mọi dịch vụ sẽ đỡ đi được rất nhiều vấn đề, vừa tiết kiệm được vấn đề chi phí vừa tiết kiệm thời gian hiệu quả.

Nơi diễn ra sự kiện cần phải chú ý đến cơ sở vật chất

Phù hợp với quy mô, số lượng khách mời tham gia

Không gian và địa điểm tổ chức sự kiện rộng hay nhỏ cũng tùy thuộc vào số lượng khách mời dự kiến đến tham dự hoặc quy mô tổ chức của bạn cần rộng rãi hãy vừa đủ. Ngoài ra những vấn đề phát sinh đột ngột như khách mời vượt quá hoặc ít quá cũng rất cần địa điểm diễn ra đủ linh hoạt để giải quyết sự cố.

Lựa chọn không gian và địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Đội ngũ nhân viên

Chất lượng sự kiện đến từ thái độ, tác phong, khả năng, kinh nghiệm của những nhân viên hỗ trợ sự kiện. Sự hài lòng và thoải mái của khách mời trong suốt quá trình tham gia sự kiện, phần lớn đến từ sự phục vụ tận tình, chu đáo, cẩn thận của những nhân viên trong sự kiện. Một sự kiện chuyên nghiệp là nhân viên phục vụ phải tốt. Yếu tố tạo ra sự thiện cảm sau sự kiện thì nhất định bạn cần phải lưu tâm kỹ đến.

Một sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi nhân viên phục vụ phải tốt

Phù hợp với chi phí tổ chức

Những yếu tố trên được coi là tiêu chí hàng đầu trong vấn đề lựa chọn địa điểm. Nhưng yếu tố quyết định nhất trong vấn đề này vẫn là chi phí tổ chức. Nguồn lực về tài chính sẽ quyết định phần lớn sự kiện của bạn có diễn ra hiệu quả theo như mong muốn hay không. Tuy vậy mỗi sự kiện diễn ra đều cần phải xem xét kỹ giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện, lựa chọn hợp lý để có thể tiết kiệm chi phí tối đa.

Chi phí chính là tiêu chí hàng đầu trong vấn đề lựa chọn địa điểm

Chắc chắn việc quyết định lựa chọn địa điểm và chốt cuối cùng sẽ không hề đơn giản như bạn nghĩ. Chỉ cần đáp ứng được những tiêu chí bạn đặt ra cho sự kiện thì địa điểm chọn lựa sẽ không hề là vấn để quá khó khăn. Liên hệ tư vấn mọi vấn đề về tổ chức sự kiện tại số hotline 0913.186.829 - 0903.277.326 của Danang Events.