Cách xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp

Kế hoạch tri ân khách hàng hoàn chỉnh sẽ bao gồm những yếu tố gì? Làm thế nào để thiết kế một bản kế hoạch tri ân khách hàng hợp lý. Danang Events sẽ giúp bạn lên kế hoạch tri ân khách hàng chi tiết trong bài viết dưới đây. 

Kế hoạch tri ân khách hàng là gì? Ý nghĩa

Tri ân khách hàng là chuỗi hoạt động thể hiện sự biết ơn, trân trọng của doanh nghiệp đối với khách hàng, từ đó nuôi dưỡng mối quan hệ gắn bó lâu dài, tạo động lực cùng phát triển. Có rất nhiều hình thức tri ân khách hàng, có thể kể đến như khuyến mại, các hoạt động giảm giá shock, tặng quà,...

Không có khách hàng, doanh nghiệp không thể tiếp tục tồn tại lâu dài. Do đó, các hoạt động chăm sóc khách hàng được thực hiện xuyên suốt cả năm. Đặc biệt, vào dịp cuối năm, các hoạt động tri ân khách hàng có thể đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tệp khách hàng trung thành có khả năng đem đến 80% doanh số cho nhiều doanh nghiệp, do đó thực hiện kế hoạch tri ân khách hàng bài bản là hoạt động cần thiết. 

Các yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của kế hoạch tri ân khách hàng

Khi thực hiện bản kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng, các yếu tố giúp buổi lễ thành công tốt đẹp nhất định phải kể đến:

• Sự hài lòng của khách hàng với các hoạt động trong hội nghị 

• Quà tặng tri ân cuối chương trình

• Không gian hiện đại, rộng rãi, sang trọng

• Nội dung chương trình hấp dẫn

• Cách thức tổ chức chuyên nghiệp

• Minigame + văn nghệ độc đáo

Mỗi doanh nghiệp sẽ có hình thức tổ chức riêng phù hợp với nội dung và mục đích chương trình. Tuy nhiên, nếu để lại được ấn tượng đẹp với khách hàng, ban tổ chức đã thành công trong việc giúp khách hàng cảm thấy hài lòng với sự chăm sóc và sản phẩm doanh nghiệp. 

Gợi ý kế hoạch tri ân khách hàng 

Bạn là người chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tri ân khách hàng cho công ty? Bạn không biết mình nên tổ chức một hội nghị tri ân khách hàng tầm cỡ hay đơn giản là tặng quà với các chương trình ưu đãi? Hãy thực hiện ngay checklist dưới đây để tìm được câu trả lời:

Xác định đối tượng khách hàng của chương trình

Đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất của toàn bộ quá trình lên kế hoạch chính là xác định đối tượng khách hàng mà kế hoạch tri ân khách hàng hướng tới. Cách chăm sóc những đối tác khách hàng lâu năm sẽ khác với đối tượng khách hàng tiềm năng hoặc các phân khúc khác thấp hơn. Thông thường, việc phân khúc đối tượng sẽ dựa vào các đặc điểm tính cách, chi tiêu dành cho sản phẩm của doanh nghiệp.

Xác định hình thức tri ân phù hợp 

Sau khi xác định được đối tượng khách hàng, lúc này bạn sẽ biết được hình thức tri ân phù hợp với từng tệp khách. Một trong những hoạt động phổ biến nhất là thiết kế chính sách ưu đãi, giảm giá sản phẩm, tặng quà kèm đơn hàng, hoặc cung cấp điểm thưởng tích lũy qua từng lần mua hàng dành cho khách hàng mới. Việc tổ chức sự kiện đặc biệt hơn như hội nghị tri ân khách hàng, đãi tiệc tri ân,... sẽ phù hợp hơn vào các dịp kỷ niệm, hoặc cuối năm để tạo mối quan hệ mạnh mẽ với khách hàng, khẳng định lòng biết ơn và tôn trọng từ doanh nghiệp.

Lập checklist công việc chi tiết

Sau khi xác định được hình thức tri ân và tệp khách hàng hướng tới, hãy chuẩn bị cho kế hoạch checklist công việc chi tiết. Các công việc này chủ yếu xoay quanh việc chuẩn bị danh sách khách mời cụ thể, chốt ý tưởng nội dung chương trình, liên hệ với các dịch vụ thuê ngoài để tổ chức sự kiện hoặc chuẩn bị quà hoặc thiệp, xây dựng các  chính sách giá ưu đãi cho các phân hạng sản phẩm,... Việc tạo checklist kỹ sẽ giúp cả team có thể follow up và kiểm soát công việc dễ dàng hơn. 

Chuẩn bị cho các trường hợp dự phòng

Bên cạnh kế hoạch chính, bao giờ cũng cần có plan dự phòng. Bạn sẽ làm gì nếu như địa điểm tổ chức hội nghị bị huỷ bỏ, xưởng in không làm ra thiệp tri ân đúng như yêu cầu,... Chuẩn bị tốt cho các kế hoạch dự phòng sẽ giúp ban tổ chức chủ động hơn khi xử lý sự cố. 

Phân công nhân sự thực hiện

Để triển khai kế hoạch tri ân khách hàng thành công, việc phân công nhân sự là bước quan trọng không thể thiếu. Ban đầu, hãy xác định ban lãnh đạo dự án - những cá nhân chịu trách nhiệm chính việc thực hiện kế hoạch và điều phối các hoạt động. Các hạng mục công việc cần phân công người có chuyên môn quản lý như marketing - truyền thông, tổ chức sự kiện, và hỗ trợ khách hàng để đảm bảo mỗi phần công việc được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. 

Thực thi và đánh giá 

Trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch, sẽ cần tổ chức các buổi review công việc. Nhân sự đóng vai trò quản lý dự án cần theo dõi tiến độ xuyên suốt và đảm bảo sự phối hợp mạch lạc giữa các bộ phận. Sau khi hoàn thành kế hoạch, cả team nên tổ chức một buổi đánh giá tổng quan để rút kinh nghiệm cho kế hoạch tri ân khách hàng. 

Danang Events - Tư vấn xây dựng và triển khai chương trình tri ân khách hàng

Đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp lớn và nhỏ trong hơn 10 năm hoạt động, Danang Events nắm rõ vai trò của hoạt động tri ân khách hàng doanh nghiệp. Chúng tôi hiểu được mỗi chương trình tri ân khách hàng hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu dài hạn. 

Nếu bạn đang cần tư vấn xây dựng kế hoạch tri ân khách hàng một cách hiệu quả, Danang Events sẽ là đơn vị giúp bạn lên ý tưởng, triển khai theo đúng quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

 Liên hệ hotline 0939.311.911 - 0913.311.911 nếu bạn đang cần sự hỗ trợ từ Danang Events trong quá trình chuẩn bị kế hoạch tri ân khách hàng!

Địa chỉ:

• Văn phòng miền bắc: 27-29 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa, Hà Nội

• Văn phòng miền trung: 217 Trần Phú, Hải Châu, Đà Nẵng

• Văn phòng miền Nam: 05 Hoa Cau, Phú Nhuận, TP. HCM