Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chi tiết A - Z

Để sự kiện khai trương thành công rực rỡ đòi hỏi chương trình phải có kế hoạch đầy đủ và chi tiết nhất. Tham khảo ngay mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương của chúng tôi để có thêm kinh nghiệm tổ chức ngày trọng đại này.

Theo đại diện GFDI chia sẻ: “Lễ khai trương chi nhánh thứ 12 tại Quảng Bình đã thành công ngoài sức mong đợi. Chương trình đã thu hút đông đảo khách mời tham gia. Chúng tôi muốn dành lời khen cho đội ngũ tổ chức sự kiện khai trương Danang Events. Các bạn đã rất tỉ mỉ và chu đáo trong từng hạng mục của chương trình.”

Sự kiện khai trương nhằm mục đích giới thiệu sản phẩm thương hiệu đến khách hàng

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương đầy đủ nhất

Không ít doanh nghiệp hiện nay đầu tư rất mạnh vào việc tổ chức sự kiện khai trương để quảng bá hình ảnh và khẳng định vị thế trên thị trường. Để đạt hiệu quả cao trong việc này, đòi hỏi bạn cần xây dựng kế hoạch khai trương cụ thể và rõ ràng:

Xác định lý do mà mục tiêu tổ chức sự kiện khai trương

Để sự kiện diễn ra đúng mục đích ban đầu, xác định lý do tổ chức khai trương là việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện. Dựa vào mục đích chính đã đề ra bạn sẽ dễ dàng bám sát và triển khai các công việc sao cho phù hợp để sự kiện khai trương trở nên trọn vẹn nhất.

Phần lớn doanh nghiệp tổ chức chương trình khai trương nhằm mục đích giới thiệu sản phẩm, dịch vụ cũng như thương hiệu đến người tiêu dùng. Do đó, ngay từ đầu bạn cần xác định được mục tiêu để có thể triển khai các bước tiếp theo và có định hướng bám theo khi triển khai.

Xác định đối tượng khách hàng muốn hướng đến

Mỗi doanh nghiệp đều hướng đến tệp khách hàng riêng. Chẳng hạn như cửa hàng kinh doanh quần áo trẻ em thì đối tượng khách hàng hướng đến là các em thiếu nhi. Tiệm cắt tóc nam thì đối tượng hướng đến là khách hàng có giới tính nam,... Việc xác định đối tượng khách hàng hướng đến sẽ giúp bạn lên chủ đề và nội dung chương trình phù hợp.

Xác định đối tượng khách hàng muốn hướng đến để lên chủ đề phù hợp

Xây dựng ý tưởng và chủ đề của lễ khai trương

Sau khi nắm bắt mục đích và đối tượng khách hàng cho buổi lễ khai trương, bạn cần đưa ra các ý tưởng và chủ đề phù hợp. Ý tưởng cho sự kiện phải mới mẻ và độc lạ để tạo điểm nhấn đầy thu hút cho chương trình. Từ đó giúp cho khách mời cảm thấy hào hứng và hài lòng khi tham gia sự kiện khai trương.

Điều này góp phần nâng cao trải nghiệm dịch vụ cho khách hàng, giúp doanh nghiệp để lại ấn tượng đậm sâu trong lòng khách hàng ngay lần đầu tiên.

Xác định thời gian và địa điểm

Theo quan niệm xưa, việc lựa chọn ngày giờ đẹp để khai trương giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty sẽ ngày càng thuận lợi và phát triển. Chính vì thế, doanh nghiệp có thể nhờ đến các chuyên gia phong thủy để hỗ trợ về vấn đề này.

Việc tìm kiếm địa điểm tổ chức lễ khai trương cũng khá quan trọng. Đối với những cửa hàng, siêu thị, shop thời trang,... có thể tổ chức ngay tại địa điểm kinh doanh. Để sự kiện diễn ra hoàn hảo thì bạn cần khảo sát địa điểm và đo đạc kỹ càng để hạn chế tối đa sự cố có thể xảy ra trong quá trình diễn ra chương trình.

Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức khai trương phù hợp

Lập danh sách khách mời

Lập danh sách khách mời và ước lượng gần như chính xác số lượng người tham dự sẽ giúp bạn có thể dễ dàng kiểm soát sự kiện và tránh gặp những sự cố ngoài tầm kiểm soát. Các đối tượng khách mời có thể bao gồm đối tác kinh doanh, khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng, giới truyền thông, gia đình, bạn bè,...

Xây dựng kịch bản chương trình

Một chương trình khai trương cơ bản thường có các hoạt động sau:

• Lễ cắt băng khai trương đánh dấu sự mở đầu kinh doanh của một tổ chức
• Phần giới thiệu thương hiệu và sản phẩm, dịch vụ nhằm cung cấp thông tin và lan toả đến khách hàng thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ nổi bật
• Các chương trình khuyến mãi, quà tặng nhằm thu hút khách hàng tiềm năng.
• Hoạt động vui chơi giải trí để tạo không khí sôi động và hào hứng cho buổi lễ khai trương. Nếu doanh nghiệp có ngân sách lớn thì có thể cân nhắc mời nghệ sĩ, KOL/KOC nổi tiếng về để tăng độ nóng cho chương trình và tăng độ phủ truyền thông.

Chuẩn bị thiết bị và trang trí

Phần trang trí và setup thiết bị là một trong những phần quan trọng quyết định buổi tiệc của bạn xuất hiện như thế nào trong tâm trí khách hàng. Chính vì thế, ngay từ khâu lên kế hoạch, chúng ta cần liệt kê và chuẩn bị kỹ lưỡng tất cả những hạng mục cần thiết phục vụ cho chương trình.

Thông thường đối với các sự kiện có quy mô lớn, chúng ta phải thuê các thiết bị như loa đài, ánh sáng, bảng hiệu, backdrop khai trương... bên ngoài thay vì mua với chi phí cao. Nhưng nếu như bạn chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức, bạn hoàn toàn có thể thuê đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói để được tư vấn phương án thực hiện và tối ưu ngân sách tốt nhất.

Với kinh nghiệm tổ chức thành công hàng trăm sự kiện khai trương, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của Danang Events đảm bảo mang đến cho doanh nghiệp một khởi đầu may mắn và thuận lợi. Chúng tôi tự tin có thể làm hài lòng và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Đừng ngần ngại mà liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0903.277.326 - 0913.186.829 để nhận được tư vấn nhanh chóng nhé.

Dự trù ngân sách tổ chức

Khi bạn đã xác định được gần như đầy đủ các hạng mục cần thiết trong tổ chức khai trương, bạn sẽ cần liên hệ với nhà cung cấp để lấy báo giá và lập ngân sách. Hãy tạo bảng thống kê chi tiết, mô tả rõ ràng các khoản chi với số tiền cụ thể. Đừng quên một khoản dự trù chi phí phát sinh để không bị động khi sự kiện phát sinh những chi phí ngoài lề nhé. Sau khi tổng hợp đầy đủ và cẩn thận thì hãy trình quản lý phê duyệt trước khi chi tiêu bất kỳ khoản nào cho sự kiện nhé.

Đẩy mạnh truyền thông quảng bá sự kiện

Để khách hàng biết đến ngày khai trương của doanh nghiệp, bạn cần lên chiến lược truyền thông cụ thể. Việc quảng bá hình ảnh thương hiệu rộng rãi sẽ giúp doanh nghiệp trở nên gần gũi hơn trong mắt khách hàng. Bạn có thể truyền thông doanh nghiệp trên các phương tiện như mạng xã hội, báo chí truyền hình,...

Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

Sau khi đã hoàn thiện kế hoạch chi tiết, đây là lúc biến mọi ý tưởng trên giấy thành hiện thực. Các hạng mục cần được triển khai đồng bộ và đúng tiến độ chẳng hạn như liên hệ nhà cung cấp, chuẩn bị hậu cần cho hay tổng duyệt chương trình.

Đặc biệt, mỗi thành viên trong đội ngũ cần nắm rõ vai trò của mình để phối hợp nhịp nhàng trong suốt quá trình diễn ra. Đồng thời, đừng quên chuẩn bị các phương án dự phòng nhằm xử lý kịp thời mọi tình huống phát sinh. Khi mọi thứ được thực hiện chỉn chu, buổi khai trương sẽ không chỉ thành công mà còn để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời.

Đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện

Khi sự kiện khép lại, đây là lúc nhìn lại toàn bộ quá trình để đánh giá hiệu quả tổ chức. Hãy thu thập ý kiến từ khách mời, đối tác và đội ngũ thực hiện để có cái nhìn đa chiều. Ghi nhận những điểm mạnh để phát huy và những hạn chế để cải thiện. Một buổi tổng kết ngắn gọn nhưng chân thành sẽ giúp rút ra nhiều bài học quý giá. Bởi mỗi sự kiện không chỉ là một cột mốc, mà còn là bước đệm cho những lần tổ chức thành công hơn sau này.

Trên đây là các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương mà chúng tôi muốn chia sẻ cho bạn đọc. Hy vọng nó có thể giúp ích cho bạn trong quá trình chuẩn bị và triển khai trương trình hiệu quả. Chúc bạn thành công!