Hội nghị trực tuyến - Giải pháp hội họp mùa dịch Covid
Hội nghị trực tuyến nói một cách dễ hiểu đó là một cuộc họp của một vài người không có mặt ở cùng một nơi. Với sự giúp đỡ của truyền thông điện tử, nên sẽ giúp cho những người tham gia cuộc họp dễ dàng hơn.
Những điều cần biết về hình thức hội nghị trực tuyến
Hội nghị có thể là một phiên họp một chiều, mà nhiều người khác nhau chỉ cần tham dự hoặc có thể là một phiên tương tác. Đôi khi, buổi họp chỉ có 3 đến 5 người có thể tham gia hoặc đôi khi từ 30 đến 35. Và thậm chí là có cuộc họp có đến hàng trăm người.
Họp trực tuyến có thể được thực hiện thông qua phần mềm, web hội nghị, điện thoại thông qua môi trường Internet/PSTN. Mục đích của loại hình họp trực tuyến này chính là giảm chi phí và thời gian tổ chức hơn, so với các cuộc họp truyền thống mặt đối mặt và kết nối những người ở xa.
Hội nghị trực tuyến ngày một phổ biến hơn
Bên cạnh đó, giải pháp họp trực tuyến còn được ứng dụng trong công tác đào tạo từ xa ở trung tâm và trường học. Hoặc cũng có thể áp dụng cho tư vấn chuẩn đoán bệnh ở bệnh viện; tham mưu chỉ đạo quân sự của chính phủ…Có thể nói, ngày nay giải pháp họp trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến rất nhiều.
Hình thức họp trực tuyến có thể thay thế cho các cuộc họp truyền thống vốn hạn chế về mặt địa lý hay trong tình trạng dịch bệnh phức tạp. Họp trực tuyến giúp cho các doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp.
Hội nghị trực tuyến được sử dụng với đa dạng lĩnh vực
3 điều cần lưu ý khi tổ chức hội nghị trực tuyến
Hình thức họp trực tuyến đã trở thành một phương pháp hiệu quả trong việc, giúp mang lại kiến thức và thông tin hữu ích cho người tham gia. Để đảm bảo cuộc họp diễn ra thành công thì bạn cần lưu ý:
Xác định thời gian
Điều quan trọng nhất mà bạn cần làm đó chính là quyết định ngày và giờ cho hội thảo. Cho những người tham gia biết về nó và cũng cho họ biết về những vai trò họ sẽ phải làm. Bên cạnh đó, bạn cũng đừng quên gửi cho họ một lời nhắc nhở một ngày trước cuộc họp.
Lên kế hoạch cụ thể cho chương trình
Khi tổ chức họp trực tuyến, bạn cần phải lên kế hoạch cụ thể cho chương trình là điều rất quan trọng. Đồng thời, bạn phải đề cập rõ ràng trong chương trình nghị sự vai trò của những người tham gia khác nhau. Điều này sẽ giúp mọi người chuẩn bị cho hội nghị đúng cách.
Xác định thiết bị bạn sẽ sử dụng
Nếu bạn muốn chạy một hội nghị thành công, việc lựa chọn thiết bị là vô cùng quan trọng. Vì đây là yếu tố then chốt, phương tiện kết nối mọi người và giúp sự kiện diễn ra tốt đẹp. Đối với những hội nghị qua điện thoại thì bạn sẽ chỉ cần một chiếc điện thoại kèm loa.
Đối với một hội nghị video, bạn sẽ cần một màn hình TV với micro và camera quay video kèm theo. Hay đối với hội thảo trên web, bạn cần có kết nối internet tốt, màn hình máy tính và phần mềm hội nghị truyền hình tốt nhất. Đây cũng là yếu tố quyết định đến sự thành công của cuộc họp đấy.
Để tổ chức hội nghị trực tuyến suôn sẻ cần chú ý thuê thiết bị chất lượng
Nếu như doanh nghiệp của bạn không có thời gian chuẩn bị cho một chương trình hội nghị trực tuyến thành công. Hãy gọi ngay đến hotline 0903.277.326 - 0913.186.829 của Danang Events để chúng tôi có thể giúp bạn tổ chức những sự kiện đẳng cấp và thành công hơn nhé!
