Trong bối cảnh dịch bệnh diễn biến phức tạp như hiện tại, ở nhiều khu vực Chính phủ đã ban hành chỉ thị giãn cách xã hội tránh tụ tập đông người. Vậy đâu là giải pháp cho các doanh nghiệp cần bàn bạc công việc hay hội họp đây? Hãy cùng Danang Events tìm hiểu về hội nghị trực tuyến - giải pháp hội họp mùa dịch Covid qua bài viết sau.
Hội nghị trực tuyến là gì? Chắc chắn là câu hỏi khiến nhiều người thắc mắc, bởi giải pháp hội họp này không được sử dụng quá rộng rãi. Tuy vậy, loại hình hội nghị này đã có từ khá lâu.
Hội nghị trực tuyến ngày một phổ biến hơn
Hội nghị trực tuyến nói một cách dễ hiểu là một cuộc họp của một vài người không có mặt ở cùng một nơi. Với sự giúp đỡ của truyền thông điện tử. Những người tham gia cuộc họp có thể ở các phần khác nhau của đất nước hoặc thậm chí trong cùng một thành phố. Hội nghị có thể là một phiên họp một chiều. Mà nhiều người khác nhau chỉ cần tham dự, hoặc có thể là một phiên tương tác. Đôi khi, chỉ có 3 đến 5 người có thể tham gia, đôi khi từ 30 đến 35. Và thậm chí hàng trăm người.
Họp trực tuyến có thể được thực hiện thông qua phần mềm, web hội nghị, điện thoại thông qua môi trường Internet/PSTN. Mục đích của loại hình họp trực tuyến chính là giảm chi phí và thời gian tổ chức so với các cuộc họp truyền thống mặt đối mặt và kết nối những người ở xa. Bên cạnh đó giải pháp họp trực tuyến còn được ứng dụng trong công tác đào tạo từ xa ở trung tâm, trường học. Hoặc cũng có thể áp dụng cho tư vấn chuẩn đoán bệnh ở bệnh viện; tham mưu chỉ đạo quân sự của chính phủ…
Hội nghị trực tuyến được sử dụng với đa dạng lĩnh vực
Có thể nói, ngày nay giải pháp họp trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến, nó thay thế cho các cuộc họp truyền thống vốn hạn chế về mặt địa lý hay trong tình trạng dịch bệnh phức tạp. Họp trực tuyến giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp.
Điều quan trọng nhất bạn cần làm là quyết định ngày và giờ cho hội thảo. Cho những người tham gia biết về nó, và cũng cho họ biết về những vai trò họ sẽ phải làm. Đừng quên gửi cho họ một lời nhắc nhở một ngày trước cuộc họp.
Lên kế hoạch cụ thể cho chương trình là điều rất quan trọng. Bạn phải đề cập rõ ràng trong chương trình nghị sự vai trò của những người tham gia khác nhau. Điều này sẽ giúp mọi người chuẩn bị cho hội nghị đúng cách. Điều này cũng sẽ giúp cuộc họp trở nên rõ ràng và chính xác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian một cách triệt để.
Nếu bạn muốn chạy một hội nghị thành công việc lựa chọn thiết bị là vô cùng quan trọng, bởi đây là yếu tố then chốt, là phương tiện kết nối mọi người và giúp sự kiện diễn ra tốt đẹp. Đối với hội nghị qua điện thoại thì bạn sẽ chỉ cần một chiếc điện thoại kèm loa. Đối với một hội nghị video, bạn sẽ cần một màn hình TV với micro và camera quay video kèm theo. Và đối với hội thảo trên web, bạn cần có kết nối internet tốt, màn hình máy tính và phần mềm hội nghị truyền hình tốt.
Để tổ chức hội nghị trực tuyến suôn sẻ cần chú ý thuê thiết bị chất lượng
Trên đây chính là câu trả lời cho câu hỏi “Hội nghị trực tuyến là gì?” và 3 lưu ý giúp bạn tổ chức một cuộc hội nghị trực tuyến suôn sẻ thành công. Bởi vậy để tiết kiệm thời gian hơn nữa và tổ chức hội nghị an toàn, bạn cũng nên lưu ý về việc tìm thuê các thiết bị cho hội nghị trực tuyến của mình. Nếu còn đang băn khoăn lựa chọn đơn vị cho thuê thiết bị hội nghị sự kiện, đừng ngần ngại liên hệ tới Danang Events theo số hotline: 0913.311.911/ 0913.186.829/ 098.98.98.198 để được tư vấn thêm thông tin chi tiết.
