Gala Dinner là gì? Một số lưu ý khi tổ chức Gala Dinner

Gala Dinner đang dần trở thành một thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và ngày càng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng dù xuất hiện tại Việt Nam chưa lâu. Vậy Gala Dinner là gì và chúng có ý nghĩa thế nào đối với doanh nghiệp? Hãy cùng tham khảo trong bài viết sau đây!

Gala dinner là gì? Mục đích của Gala Dinner

Như tên gọi của nó: “dinner” - bữa tối, “gala” - các hoạt động biểu diễn nghệ thuật, trò chơi, giao lưu,... Gala Dinner là một sự kiện được tổ chức dưới hình thức một buổi tiệc tối kết hợp với một số hoạt động giải trí, văn nghệ. 

 Có nhiều lý do khiến Gala Dinner được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Trong số đó phải kể đến là:

• Tính ứng dụng cao: Là một buổi tiệc tối được tổ chức kết hợp với những chương trình văn nghệ nên Gala Dinner thường mang không khí thân mật, gần gũi và được các doanh nghiệp sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như hội nghị khách hàng, team building, ra mắt sản phẩm, tiệc liên hoan, tất niên, chúc mừng năm mới,... 

• Là cơ hội tốt để tri ân, kết nối nhiều hơn với khách hàng, đối tác tiềm năng, đồng thời khích lệ tinh thần và xây dựng mối quan hệ gắn kết bền chặt giữa nhân viên và doanh nghiệp.

• Xây dựng hình ảnh và ra mắt sản phẩm mới. Việc lựa chọn hình thức sự kiện như vậy sẽ khiến sản phẩm của doanh nghiệp được đón nhận dễ dàng hơn, mang lại hiệu quả cao hơn.

Gala dinner gồm những phần nào?

Như đã nói, doanh nghiệp sử dụng Gala Dinner cho nhiều mục đích khác nhau, chính vì thế, không gian buổi tiệc và các tiết mục trong kịch bản chương trình Gala Dinner cũng sẽ không giống nhau. Tuy vậy, về cơ bản, một Gala Dinner sẽ thường gồm 2 phần chính tạm gọi là “lễ” và “hội”.

Tại sao lại như vậy? 

• Phần Lễ: Thông thường, đại diện ban tổ chức, doanh nghiệp sẽ phát biểu khai mạc chương trình, nêu lý do, mục đích tổ chức chương trình và mong muốn sau chương trình. Tiếp đó, mọi người sẽ cùng nâng ly và dùng tiệc. Trong phần “lễ” này, đại diện doanh nghiệp sẽ gửi lời cảm ơn đến khách mời, những khách hàng, đối tác thân thiết, những nhân viên chăm chỉ và vinh danh những người đã cống hiến, đóng góp cho doanh nghiệp.

• Phần Hội: Cuối cùng là những tiết mục văn nghệ đặc sắc. Phần này sẽ được sắp xếp và lên kịch bản tùy vào mong muốn cụ thể của từng doanh nghiệp. Không giống với những sự kiện khác, Gala Dinner thường mang lại sự gần gũi, thân thiện, vì thế mà chương trình sẽ tập trung nhiều vào phần “hội” thay vì phần “lễ”.

Các bước cần thiết để tổ chức một Gala Dinner

Để tổ chức một chương trình Gala Dinner, bạn nên tuân thủ theo “công thức” cố định để đảm bảo chương trình diễn ra một cách thuận lợi, trơn tru và mang lại hiệu quả cao nhất:

Lựa chọn địa điểm tổ chức 

Để lựa chọn được địa điểm phù hợp bạn nên cân nhắc đến các yếu tố như mục đích tổ chức, hình thức tổ chức và quy mô chương trình. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức Gala Dinner trong nhà hay ngoài trời tùy thuộc vào ngân sách, thời gian và điều kiện thời tiết.

• Đối với các bữa tiệc tổ chức trong nhà, một số địa điểm thường được lựa chọn như trung tâm tổ chức hội nghị, khách sạn, nhà hàng,... 

• Còn đối với các sự kiện ngoài trời, doanh nghiệp có thể lựa chọn các bãi biển, khu du lịch văn hóa, khu du lịch tích hợp, hoặc không gian khách sạn ngoài trời.

Lựa chọn thời gian tổ chức 

Thời gian tổ chức cũng đóng một vai trò quan trọng quyết định trong việc làm nên thành công của một Gala Dinner. Một chương trình Gala Dinner thường kéo dài từ 2 đến 4 tiếng vì thế nếu chương trình kết thúc quá muộn có thể ảnh hưởng đến thời gian nghỉ ngơi và sự an toàn của khách mời, thậm chí khiến họ cảm thấy nhàm chán. 

Ngoài ra, bạn nên cân nhắc lựa chọn ngày tổ chức phù hợp với phần lớn khách mời, đảm bảo chương trình có thể diễn ra theo đúng kế hoạch. Ví dụ, vào thời điểm cuối năm là thời gian cao điểm nhiều doanh nghiệp tổ chức Tiệc tất niên, nên nếu không lựa chọn thời gian nhanh chóng thì có thể bạn sẽ bỏ lỡ thời điểm “vàng”. Hơn nữa nhiều khách sạn, trung tâm tổ chức tiệc cũng nhanh chóng hết chỗ, bạn sẽ khó tìm được địa điểm ưng ý nếu không xác định được thời gian tổ chức sớm. 

Lên danh sách khách mời

Một sự kiện không thể chạy nếu không có khách mời. Đồng thời, họ cũng đóng vai trò quyết định trong việc lựa chọn địa điểm, thời gian, thiệp mời, bàn tiệc và quà tặng,... Do đó, một danh sách khách mời được tổng hợp rõ ràng và khoa học sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng khách mời một cách cẩn thận và chính xác. 

Công việc quan trọng tiếp theo sau khi xác định được danh sách khách mời chính là lên ý tưởng thiệp mời. Sau khi quyết định được thời gian, địa điểm tổ chức, bạn nên hoàn thành khâu chuẩn bị thiệp mời và gửi tới khách kịp thời để có thể sắp xếp thời gian và công việc để tham dự chương trình đầy đủ, đúng giờ.

Xây dựng ý tưởng và chủ đề

Điều khiến sự kiện của bạn nổi bật và gây ấn tượng với khách mời chính là ý tưởng và chủ đề chương trình. Ngày nay, khi Gala Dinner đang trở nên phổ biến hơn, thì những ý tưởng tổ chức cũng trở nên đa dạng hơn, chủ đề càng độc đáo, mới lạ và hấp dẫn thì càng thu hút được nhiều người tham dự.

Tuy vậy, bạn vẫn nên cân nhắc đến mục đích tổ chức và đối tượng khách mời để lựa chọn được chủ đề phù hợp.

Xây dựng nội dung chương trình sáng tạo

Nếu đã có được ý tưởng và chủ đề tổ chức chương trình phù hợp, tiếp theo bạn nên lựa chọn các tiết mục được biểu diễn trong chương trình. Các tiết mục giải trí càng sáng tạo, mới lạ và tạo được sự tương tác giữa khách mời và chương trình thì càng mang lại ấn tượng tốt cho khách mời. 

Nhưng bên cạnh đó, bạn cũng nên cân nhắc đến những yếu tố như đối tượng khách mời, thời gian, địa điểm tổ chức để lựa chọn được tiết mục phù hợp, tránh trường hợp hiệu quả không thấy mà còn bị phản tác dụng.

Lên kịch bản chương trình tổng quan

Một phần đóng vai trò quan trọng không kém, đặc biệt là trong quá trình chạy sự kiện, chính là kịch bản chương trình. Một kịch bản chi tiết và cụ thể sẽ giúp kiểm soát được timeline và giữ cho chương trình diễn ra đúng tiến độ, tránh kéo dài gây ảnh hưởng đến khách mời và ban tổ chức.

Ngoài ra, kịch bản chương trình cũng bao gồm kịch bản MC. Vì Gala Dinner là một chương trình có nhiều tiết mục giao lưu, giải trí, kịch bản MC có thể khuấy động không khí và tạo tương tác giữa khách mời và chương trình sẽ khiến sự kiện tạo được ấn tượng.

Lựa chọn thực đơn cho buổi tiệc

Bản chất là một buổi tiệc tối, menu tiệc của Gala Dinner cũng được các doanh nghiệp quan tâm. Ban tổ chức có thể lựa chọn giữa hai hình thức: 

• Tiệc truyền thống: Một bàn tiệc truyền thống sẽ có khoảng 5 đến 10 món tùy vào menu của nhà hàng và quy mô của sự kiện

• Tiệc buffet: Sẽ có đa dạng các món hơn và cũng mới lạ hơn. Tuy nhiên, với những sự kiện kéo dài vài tiếng đồng hồ thì những bữa tiệc truyền thống sẽ được ưa chuộng hơn.

Những sai lầm phổ biến trong tổ chức Gala Dinner

Gala Dinner đang dần trở thành một hoạt động phổ biến, chính vì thế tổ chức chương trình này không còn quá khó với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để một chương trình Gala Dinner diễn ra thành công mỹ mãn vẫn là một bài toán ngay cả với đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm. Chính vì thế, chúng tôi đúc rút ra một số những sai lầm mà nhiều ban tổ chức mắc phải khiến Gala Dinner của họ không tạo được ấn tượng tốt:

Chọn ngày bất tiện

Như đã nhắc đến ở trên, việc lựa chọn ngày tổ chức cũng ảnh hưởng ít nhiều đến sự thành công của một Gala Dinner.

Lấy ví dụ về một trong những sự kiện phổ biến nhất chính là Gala Dinner tất niên - chương trình được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng vào dịp cuối năm. Do đó, vào thời điểm này, thị trường tổ chức sự kiện sẽ vô cùng sôi nổi. Nếu không chuẩn bị trước, việc đặt chỗ, thuê thiết bị, nhân viên và cả mời khách cũng sẽ trở nên khó khăn. 

Để hạn chế điều này, bạn nên có công tác chuẩn bị từ sớm và đặc biệt là nắm bắt thời gian gửi thiệp mời. Vì sao? Nếu thời gian bạn gửi thiệp cách thời gian diễn ra buổi tiệc quá xa thì dù tấm thiệp mời có được chuẩn bị kỹ lưỡng hay độc đáo đến đâu cũng sẽ không tạo được ấn tượng. Ngược lại, nếu gửi thiệp mời quá muộn, khách mời sẽ không có đủ thời gian để sắp xếp lịch trình, thời gian và công việc để tham gia. Vì vậy, hãy cân nhắc lựa chọn thời gian tổ chức một cách kỹ càng để đạt hiệu quả tốt nhất nhé.

Chương trình thiếu điểm nhấn

Đối với một sự kiện thường kéo dài từ 2 đến 4 tiếng như Gala Dinner, nếu không có tiết mục thú vị, khuấy động không khí thì sẽ rất nhàm chán. Gala Dinner phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của doanh nghiệp, có tạo ấn tượng, quảng bá hình ảnh, thu hút khách hàng, đối tác tiềm năng,... Vì thế, sẽ là một sự lãng phí ngân sách nếu chương trình không thể đạt được những mục đích mà doanh nghiệp đề ra.

Có rất nhiều chương trình, tiết mục giải trí bạn có thể lựa chọn để khuấy động chương trình Gala Dinner. Nhưng để đạt được hiệu quả tốt nhất, bạn nên cân nhắc đến những yếu tố như đối tượng khách mời, địa điểm, không gian, thời gian tổ chức,... Ngoài ra, nếu có thể, việc lựa chọn những tiết mục mới mẻ sẽ là điểm cộng hoàn hảo cho chương trình của bạn.

Không có sự liên kết giữa các khách mời tham gia Gala Dinner

Với mục đích chính là tri ân, gắn kết thì khách mời chính là nhân vật trung tâm của một chương trình Gala Dinner. Do đó, việc quan trọng trong suốt chương trình chính là gắn kết được các khách mời, và giúp khách mời hòa mình vào buổi tiệc.

Khách mời không cảm thấy hứng thú với bữa tiệc sẽ là một điều hối tiếc với người làm chương trình. Bạn nên lựa chọn đơn vị cho thuê MC uy tín để chương trình có thể đảm bảo chất lượng.

Hơn nữa chương trình cần đảm bảo các tiết mục có sự giao lưu và MC có thể khuấy động không khí buổi tiệc. 

Dịch vụ tổ chức Gala Dinner trọn gói của Danang Events

Trên thị trường đang xuất hiện ngày càng nhiều các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức Gala Dinner do nhu cầu tổ chức ngày càng cao. Tuy nhiên, để hạn chế tối đa rủi ro và đạt được hiệu quả tốt nhất, bạn nên lựa chọn những nhà cung cấp dịch vụ có uy tín và kinh nghiệm trên thị trường. 

Với hơn 15 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Danang Events tự hào là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp trong khu vực khi lựa chọn đơn vị tổ chức Gala Dinner. 

Lên kế hoạch và thực hiện hàng trăm, hàng nghìn dự án Gala Dinner khác nhau, những kinh nghiệm mà chúng tôi tích góp được qua hơn một thập kỷ giúp chúng tôi có thể mang đến những dịch vụ chất lượng nhất. Lấy phương châm “chất lượng làm nên danh tiếng” là kim chỉ nam trong suốt quá trình hoạt động từ những ngày đầu thành lập, chúng tôi tự tin có thể làm hài lòng khách hàng.

Việc lên kế hoạch và thực hiện với mỗi một Gala Dinner sẽ khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu và mong muốn của khách hàng, do đó mức chi phí cho mỗi dự án sẽ khác nhau. Hãy liên hệ theo số hotline 0913.311.911 để được tư vấn và báo giá chi tiết. 

Tại sao bạn nên lựa chọn dịch vụ của Danang Events

Như đã nhấn mạnh ở trên, với vai trò và ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, các Gala Dinner ngày càng được chú trọng đến chất lượng. Là cái tên hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức Gala Dinner nói riêng, Danang Events không ngừng hoàn thiện hơn về chất lượng dịch vụ nhằm mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất để rồi trở thành một đơn vị uy tín với những lý do sau đây:

Kinh nghiệm

15 năm là không hề ngắn đối với một doanh nghiệp. Trong suốt 15 năm qua, chúng tôi đã tham gia thiết kế và thực hiện vô số sự kiện khác nhau. Sau mỗi một sự kiện, kinh nghiệm và bài học mà chúng tôi tích lũy được từ sự kiện trước sẽ là những yếu tố để hoàn thiện hơn các sự kiện sau.

Thủ tục pháp lý

Để hoạt động hơn một thập kỷ trong lĩnh vực này, chúng tôi luôn tuân thủ theo những quy định pháp luật. Làm việc một cách minh bạch chính là yếu tố giúp chúng tôi tồn tại và ngày càng phát triển.

Quá trình làm việc

Mọi kế hoạch và chương trình đều chỉ được thực hiện với sự đồng ý của khách hàng. Quá trình làm việc sẽ được giám sát bởi khách hàng để đảm bảo được chất lượng dịch vụ và tiến độ công việc. Đặc biệt, nếu khách hàng muốn tự lên ý tưởng cho sự kiện, chúng tôi sẽ hỗ trợ trong việc tư vấn và thực hiện chương trình.

Chất lượng dịch vụ và tư vấn

Với đội ngũ gồm những chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chất lượng dịch vụ chính là thứ tạo ra danh tiếng của Danang Events sau hơn 15 năm hoạt động. Tùy thuộc vào yêu cầu và mong muốn của khách hàng mà chúng tôi sẽ đưa ra những tư vấn, gợi ý phù hợp.

Giá dịch vụ

Để đáp ứng được đa dạng nhu cầu của khách hàng, chúng tôi cung cấp những gói dịch vụ đa dạng về mẫu mã và mức giá để khách hàng lựa chọn sao cho phù hợp nhất với ngân sách và yêu cầu.

Những Gala Dinner mà Danang Events tổ chức thành công

Sau đây là một số Gala Dinner ấn tượng do Danang Events tổ chức, hãy cùng tham khảo và cân nhắc!

Kết luận

Chúng tôi vừa cung cấp một số thông tin về Gala Dinner. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp, uy tín, Danang Events là một cái tên bạn nên cân nhắc. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức Gala Dinner trọn gói, ngoài ra còn có có dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện, nhân sự sự kiện, thiết kế, thi công,... Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline 0913.311.911 hoặc theo những địa chỉ sau:

• Văn phòng Hà Nội: 27-29 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa
• Văn phòng Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Hải Châu
• Văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phú Nhuận