Điểm danh một số sự cố thường gặp khi tổ chức sự kiện
Theo đại diện GFDI chi nhánh Quy Nhơn chia sẻ: “Lễ kỷ niệm đánh dấu cột mốc 4 năm thành lập của GFDI diễn ra thành công trong sự chúc mừng của nhiều quan khách và toàn thể nhân viên trong công ty. Cám ơn đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của đơn vị Danang Events đã đồng hành cùng chúng tôi trong sự kiện lần này.”
Những sự cố thường xảy ra khi tổ chức sự kiện
Việc liệt kê trước những sự cố có thể xảy ra sẽ giúp chúng ta đề phòng và đề ra những phương án giải quyết phù hợp. Từ đó giúp cho chương trình thành công rực rỡ và tạo ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách mời.
Thời tiết ngoài ý muốn
Thời tiết xấu gây ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ hoạt động của chương trình. Đây là yếu tố mà chúng ta không thể kiểm soát được nên cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong mọi tình hình thời tiết để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi. Trước khi tổ chức, bạn nên xem qua dự báo thời tiết để chọn ngày phù hợp. Đồng thời lên kế hoạch dự trù ứng phó với trường hợp thời tiết xấu có thể xảy ra đột ngột.
Sự cố về kỹ thuật
Chắc hẳn bạn đã từng gặp phải các tình huống “dở khóc dở cười” trong quá trình diễn ra sự kiện như đèn vụt tắt, âm thanh mất tiếng,... Những điều này sẽ làm gián đoạn chương trình và làm mất mạch cảm xúc của khán giả theo dõi sự kiện. Để ngăn chặn trường hợp này thì trong quá trình setup bạn nên kiểm tra kỹ càng các trang thiết bị máy móc. Đồng thời, bộ phận kỹ thuật cần linh hoạt xử lý sự cố để mang đến trải nghiệm tốt cho người tham gia chương trình.
Máy móc kém chất lượng sẽ dẫn đến sự cố về kỹ thuật
Chọn sai địa điểm tổ chức
Chủ quan trong việc lựa chọn địa điểm cũng là yếu tố dễ gây thất bại khi tổ chức sự kiện. Không gian quá lớn hoặc quá nhỏ so với số lượng khách mời sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng của chương trình. Để chọn địa điểm tổ chức phù hợp, bạn nên nắm rõ quy mô sự kiện, số lượng và đối tượng khách mời.
Nguồn nhân lực không đảm bảo
Nhân lực chính là yếu tố chủ chốt chi phối mọi hoạt động diễn ra trong chương trình sự kiện. Để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, đội ngũ nhân sự phải liên tục quản lý và giám sát xuyên suốt sự kiện. Các bộ phận thực hiện chương trình cần có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau và luôn tỉ mỉ, cẩn thận trong mọi khâu tổ chức.
Nguồn nhân lực thiếu chuyên nghiệp là yếu tố gây thất bại khi tổ chức sự kiện
Nguyên nhân gây ra sự cố trong sự kiện
Những rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện thường bắt nguồn từ những nguyên nhân sau:
- Khách mời tham gia thực tế có sự chênh lệch lớn so với số lượng đăng ký.
- Chưa khảo sát kỹ càng địa điểm tổ chức đã vội đặt chỗ hoặc để gần sát ngày tổ chức mới tìm kiếm không gian phù hợp.
- Không có bảng dự trù kinh phí cho chương trình.
- Không lên kế hoạch dự phòng cho những tình huống xấu bất ngờ xảy ra.
Một số nguyên nhân gây ra sự cố khi thực hiện chương trình
Trên đây là những sự cố thường gặp khi tổ chức sự kiện mà bạn nên lưu ý để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Để hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức chương trình, lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín là lựa chọn lý tưởng cho bạn. Danang Events là một gợi ý mà bạn có thể cân nhắc cho chương trình sắp tới của mình.
