Hiện nay, việc xin cấp phép tổ chức sự kiện ngoài trời là một trong những công việc khá rắc rối đối với các đơn vị tổ chức sự kiện, Vì với sự kiện mà càng có nhiều hoạt động thì sẽ càng khó xin phép và cần phải giải trình với nhiều cơ quan thẩm quyền. Để hiểu rõ hơn thì hãy cùng chúng tôi tham khảo thật kỹ ở bài viết sau đây nhé.
Tổ chức sự kiện ngoài trời với ưu điểm nổi trội đó là giải quyết triệt để khó khăn về sức chứa khách mời tham dự. Bên cạnh đó, không gian ngoài trời rộng rãi, thoáng mát, gần gũi với thiên nhiên cũng sẽ dễ dàng cho mọi mọi người ca hát, nhảy múa, ăn uống…
Tổ chức sự kiện tại những nơi có nhiều cây xanh, hồ cá,... chắc chắn sẽ khiến mọi người cảm nhận được không khí thiên nhiên trong lành. Đây cũng là cơ hội để các trò chơi tập thể có dịp được tung hứng một cách thỏa thích mà không lo chật hẹp, hay vướng bận gì cả.
Bên cạnh đó, việc tổ chức tiệc ngoài trời còn giúp bạn thực hiện đa dạng hoạt động và khiến người tham dự cảm thấy thoải mái hơn. Thay vì việc bạn ngồi quanh quẩn trong một cái bàn tròn, tiệc ngoài trời sẽ làm bạn năng động hơn và được chọn món yêu thích cùng nướng với đồng nghiệp.
Tổ chức tiệc nướng, chơi teambuilding ngoài trời và tận hưởng không gian trong lành sẽ là một lựa chọn thú vị, mới mẻ. Hoạt động ngoài trời rất đa dạng, đó có thể là roadshow, buổi lễ khai trương, giới thiệu sản phẩm, ca nhạc…sẽ thêm phần thú vị lắm đấy.
Thông thường,khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì chi phí thuê các địa điểm tổ chức ngoài trời thường rẻ hơn đáng kể so với các địa điểm sự kiện trong nhà. Như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí đáng để lắm đấy.
Tham gia sự kiện ngoài trời giúp con người hoà hợp với thiên nhiên
Đơn vị có thẩm quyền cấp giấy phép cho các hoạt động ngoài trời là Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch. Một chương trình tổ chức ngoài trời theo đúng thủ tục cần các giấy tờ sau:
Những lưu ý khi xin cấp giấy phép cho các hoạt động ngoài trời
Công văn xin phép tổ chức: Là để gửi đến những cơ quan có thẩm quyền thông báo thời gian và địa điểm tổ chức chương trình; Có tên chương trình và đơn vị tổ chức, đơn vị thực hiện, thời lượng chương trình.
Giấy phép đăng ký kinh doanh: Cần có giấy phép đăng ký kinh doanh của cả đơn vị tổ chức (các nhãn hàng) và đơn vị thực hiện (công ty tổ chức sự kiện
Giấy phép chứng nhận xuất xứ sản phẩm: của sản phẩm bạn muốn ra mắt, giới thiệu (nếu có).
Kịch bản chương trình: Là agenda của chương trình, từ mấy giờ đến mấy giờ là hoạt động gì...Các bạn nên cố gắng đơn giản hóa chương trình để không phải phúc khảo chương trình. Một hoạt động ngoài trời sẽ không thu hút người đi đường với những ca sĩ không nổi tiếng.
Vì vậy, thay vì bỏ vào các tiết mục ca nhạc để rồi phải làm việc với cục tác quyền. Sau đó phải gửi lời bài hát qua Sở văn hóa thể thao và du lịch duyệt, thì bạn nên thay bằng những hoạt động hoạt náo hoặc nhảy múa sẽ mang lại sự chú ý nhiều hơn và bạn chỉ phải xin phép cho hoạt động "hoạt náo" này.
Ngoài ra, bạn còn phải có công văn thông báo lên phường và quận nơi diễn ra hoạt động. Thường thì những sự kiện nhỏ cũng không cần thiết phải làm việc này, nhưng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ tốt nhất bạn nên có một thông báo đến những cơ quan trên.
Hợp đồng cho thuê/ cho mượn địa điểm: Là hợp đồng giữa đơn vị thực hiện với nơi diễn ra sự kiện
Lời bài hát: Nếu sự kiện của bạn có tiết mục ca nhạc thì bạn phải mang lời bài hát sang Cục tác quyền để xin giấy phép. Sau đó Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch sẽ duyệt và phúc khảo (nếu cần)
Danang Events - Chuyên gia tổ chức sự kiện ngoài trời
Với vô vàn những đơn vị tổ chức sự kiện hiện nay, khiến bạn cảm thấy khó khăn không biết nên lựa chọn đơn vị nào tốt nhất. Vậy thì Danang Events sẽ là cái tên rất đáng để bạn tham khảo và lựa chọn đấy. Chúng tôi với lợi thế nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, chắc chắn sẽ mang đến cho doanh nghiệp bạn một sự kiện hội nghị hội thảo thành công rực rỡ.
Với những thông tin hữu ích trên đây, chắc bạn cũng đã hiểu rõ hơn về kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời đơn giản và hiệu quả rồi phải không nào. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc khó khăn trong vấn đề tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với Danang Events theo hotline 0913.311.911 / 0913.186.829 / 098.98.98.198 để nhận được sự tư vấn tốt nhất nhé.
