Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức gala dinner thành công

Kinh nghiệm tổ chức gala dinner hiệu quả sẽ giúp bạn thiết kế và tổ chức gala dinner thành công. Một bữa tiệc gala dinner sẽ cần chuẩn bị trong ít nhất 1 tháng trước sự kiện cùng rất nhiều đầu mục công việc cần hoàn thành. Danang Events sẽ chia sẻ kinh nghiệm thực tế trong quá trình chuẩn bị cho gala dinner chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn. 

Ý nghĩa Gala Dinner

Gala dinner là một loại hình sự kiện được tổ chức vào buổi tối, trong không gian sang trọng, được tổ chức bởi các doanh nghiệp, cộng đồng với nhiều mục đích khác nhau. Thông thường, các hoạt động tại gala dinner sẽ được tổ chức nhằm:

• Tôn vinh và nâng cao nhận thức từ các cá nhân, tập thể có thành tự lớn, đóng góp tích cực vào sự phát triển cộng đồng, xã hội ở các lĩnh vực có liên quan.

• Gây quỹ cho các hoạt động từ thiện, nghiên cứu hoặc nhiều hoạt động xã hội khác với khách mời là những mạnh thường quân, cá cá nhân có năng lực tài chính có mong muốn tham gia hỗ trợ cộng đồng.

• Gây dựng các mối quan hệ xã hội, mở rộng mạng lưới kinh doanh, giúp khách mời có cơ hội gặp gỡ, kết nối. 

• Tri ân và vinh doanh các cá nhân xuất sắc của doanh nghiệp sau khi kết thúc một giai đoạn làm việc và cống hiến.

• Giới thiệu sản phẩm và thực hiện công tác truyền thông cho sản phẩm, dịch vụ của thương hiệu thông qua hình thức tiếp thị, trưng bày và tạo cơ hội trải nghiệm. 

Các loại hình tổ chức gala dinner

Tuỳ vào mục đích tổ chức mà bạn có thể lựa chọn loại hình tổ chức gala dinner phù hợp. Nhìn chung, gala dinner sẽ được tổ chức theo các hình thức dưới đây:

• Gala dinner kỷ niệm thành lập công ty: buổi gala có sự tham gia của toàn thể nhân viên và khách hàng thân thiết với mục đích tổng kết các thành tựu nổi bật trong suốt quá trình hoạt động của công ty, ban lãnh đạo chia sẻ tầm nhìn chiến lược và tri ân các đối tác quan trọng.

• Gala dinner - Year end party: buổi gala được tổ chức dành riêng cho nhân sự công ty với mục đích tổng kết hết năm và vinh danh các cá nhân có thành tựu nổi bật trong năm. 

• Gala dinner tri ân khách hàng: buổi gala có sự tham gia của hệ thống khách hàng thân thiết - những người có đóng góp lớn trong doanh thu của công ty và là nguồn sống của doanh nghiệp.

• Gala dinner chào năm mới: buổi gala được tổ chức với mục đích chúc mừng năm mới, trình bày phương hướng hoạt động - mục tiêu của doanh nghiệp trong năm tới.

• Gala dinner kết hợp du lịch: buổi gala được tổ chức tại địa điểm du lịch, thường kết hợp cùng với các chuyến du lịch + teambuilding của các bộ phận trong công ty, tạo cơ hội gặp gỡ, giao lưu, kết nối.

Kinh nghiệm tổ chức gala dinner thành công

Nếu bạn đang rất cần chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức gala dinner thành công, Danang Events sẽ giúp bạn nắm được các yếu tố quan trọng nhất cần lưu ý trong quá trình thực hiện chương trình:

Lựa chọn địa điểm tổ chức Gala Dinner

Địa điểm tổ chức chương trình là một trong những hạng mục cần được chuẩn bị và tính toán kỹ lưỡng đầu tiên. Một địa điểm lý tưởng sẽ phù hợp để thực hiện chủ đề chương trình cũng như đáp ứng yêu cầu về sức chứa. Sau khi xác định và đặt thuê địa điểm khớp với thời gian tổ chức chương trình, lúc này bạn đã có thể lên danh sách gửi thiệp mời và bắt đầu với các ý tưởng trang trí.

Thời gian tổ chức Gala Dinner

Xác định sớm thời gian tổ chức ít nhất 1 tháng trước khi tổ chức sự kiện sẽ giúp bộ phận hậu cần có thể chuẩn bị thiệp mời và lên lịch đặt thuê các dịch vụ cần thiết liên quan như trang thiết bị, đội ngũ biểu diễn, nội dung thiệp mời,...

Cách lên danh sách khách mời

Nếu danh sách khách mời là toàn thể nhân viên công ty, việc chuẩn bị thiệp mời sẽ khá dễ dàng. Tuy nhiên, dựa vào tính chất chương trình, khách mời của gala dinner có thể là các phân khúc khách hàng khác nhau, một số cá nhân nổi bật thuộc các lĩnh vực,... Do đó, bạn cần thống nhất về danh sách khách mời càng sớm càng tốt.

Xây dựng ý tưởng và chủ đề của Gala

Sau khi đã xác định được chủ đề chương trình, tiếp theo, ban tổ chức cần xây dựng ý tưởng thực hiện. Concept chương trình sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động có trong kịch bản chương trình. Do đó, thống nhất các ý tưởng triển khai chương trình là điều bắt buộc trước khi thiết kế kịch bản chương trình chính thức.

Xây dựng nội dung chương trình sáng tạo

Các hoạt động trong một chương trình gala dinner tri ân khách hàng sẽ không thể thiếu các hoạt động vinh danh các đối tác, khách hàng có đóng góp quan trọng. Hoạt động tri ân sẽ được phát triển dưới dạng video hành trình, trao kỷ niệm chương, tặng quà lưu niệm, văn nghệ chúc mừng,... Đây là những nội dung cho chương trình gala mà bạn cần lên ý tưởng chuẩn bị. 

Lên kịch bản chương trình chi tiết

Sau khi thiết kế tổng quan nội dung chương trình, bây giờ đã đến lúc đi vào kịch bản chi tiết. Chương trình với các phần khai mạc, nội dung chính và bế mạc sẽ có kịch bản riêng đi kèm. MC sẽ là người dẫn dắt cả chương trình nên rất cần có kịch bản lời thoại phù hợp.

Lựa chọn thực đơn cho buổi tiệc

Thông thường, các chương trình gala dinner sẽ đi kèm tiệc mặn buổi tối vào trước, hoặc sau nội dung chương trình chính. Để bữa tiệc diễn ra suôn sẻ, ban tổ chức cũng cần liên hệ với bên làm tiệc để lựa chọn thực đơn phù hợp với thực khách. 

Danang Events - đồng hành cùng các chương trình gala dinner hiện đại

Danang Events là đơn vị có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện lớn, đặc biệt là các chương trình gala dinner ấn tượng. Tự hào là đối tác đáng tin cậy, đồng hành cùng các doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ trong hơn 10 năm hoạt động, Danang Events tự tin mang lại chương trình gala dinner độc đáo, ấn tượng nhất.

Các chương trình gala dinner do Danang Events thực hiện không chỉ là không gian tuyệt vời nằm tôn vinh, gây quỹ mà còn giúp xây dựng các mối quan hệ, kết nối giá trị từ tất cả khách mời. Công tác tổ chức chuyên nghiệp, dịch vụ phong phú, đội ngũ tổ chức giàu ý tưởng sáng tạo, Danang Events sẽ mang lại sự kiện lý tưởng, đáp ứng mọi mong muốn của khách hàng. 

Liên hệ hotline 0939.311.911 - 0913.311.911 nếu bạn đang cần kinh nghiệm tổ chức gala dinner từ Danang Events!

Địa chỉ:

• Văn phòng miền bắc: 27-29 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa, Hà Nội

• Văn phòng miền trung: 217 Trần Phú, Hải Châu, Đà Nẵng

• Văn phòng miền Nam: 05 Hoa Cau, Phú Nhuận, TP. HCM