Chi phí tham gia hội chợ triển lãm gồm những gì?

Việc xác định và hoạch định ngân sách cho chi phí tham gia hội chợ triển lãm là bước đi tiên quyết, đóng vai trò nền tảng trong chiến lược marketing trực tiếp của mỗi doanh nghiệp. Dưới đây là tổng hợp những chi phí tham khảo để bạn hạch toán chi phí tham gia hội chợ triển lãm hiệu quả. Cùng xem nhé!

Chi phí thuê gian hàng triển lãm

Khoản chi phí đầu tiên và quan trọng nhất chính là phí thuê mặt bằng. Thông thường, Ban tổ chức sẽ cung cấp hai hình thức thuê chính: gian hàng tiêu chuẩn (thường là 3mx3m) và đất trống (gian hàng tự dựng).

Lựa chọn vị trí gian hàng đắc địa là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả tiếp cận khách hàng tiềm năng tại triển lãm

Đối với gian hàng tiêu chuẩn, chi phí đã bao gồm các hạng mục cơ bản như vách ngăn, thảm, biển tên, một bàn và hai ghế. Ngược lại, việc thuê đất trống cho phép doanh nghiệp tự do sáng tạo trong thiết kế nhưng mức giá sẽ phụ thuộc vào diện tích và vị trí của gian hàng trong sơ đồ triển lãm. 

Những vị trí ở trung tâm, gần cửa ra vào hoặc các gian hàng góc thường có mức phí cao hơn do khả năng tiếp cận khách hàng lớn hơn.

Chi phí tiền điện cho gian hàng

Dù là một chi tiết nhỏ nhưng chi phí tiền điện lại là hạng mục bắt buộc và cần được kê khai chi tiết. Ban tổ chức thường tính phí dựa trên công suất tiêu thụ dự kiến của các thiết bị chiếu sáng, màn hình LED, máy móc trưng bày hoặc các thiết bị trình diễn tại gian hàng.

Doanh nghiệp cần đăng ký trước định mức điện năng với ban quản lý tòa nhà hoặc đơn vị tổ chức hội chợ. Việc sử dụng vượt định mức hoặc lắp đặt các thiết bị điện không đúng quy chuẩn có thể dẫn đến các khoản phí phạt hoặc chi phí phát sinh bổ sung trong quá trình diễn ra sự kiện.

Các chi phí cho gian hàng triển lãm

Ngoài phí thuê mặt bằng, để một gian hàng đi vào hoạt động ổn định và chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần hạch toán một loạt các tiểu mục chi phí quan trọng sau đây:

Chi phí vận chuyển, lưu kho

Sản phẩm trưng bày, máy móc thiết bị và các vật dụng phục vụ triển lãm cần được vận chuyển từ kho của doanh nghiệp đến địa điểm tổ chức hội chợ triển lãm và ngược lại. 

Chi phí này bao gồm phí bốc xếp, phí vận tải và phí lưu kho bãi nếu hàng hóa được tập kết sớm hơn ngày thi công. Đối với các triển lãm quốc tế, doanh nghiệp còn phải đối mặt với chi phí thủ tục hải quan và vận chuyển xuyên biên giới phức tạp.

Chi phí quà tặng lưu niệm cho khách

Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt tại hội chợ, quà tặng lưu niệm là công cụ hữu hiệu để giữ chân khách hàng và tạo ấn tượng thương hiệu lâu dài. 

Chi phí này bao gồm việc thiết kế, in ấn logo và sản xuất các vật phẩm như bút, sổ tay, túi vải, hoặc các sản phẩm mang tính đặc trưng của doanh nghiệp. Một món quà tinh tế không chỉ thể hiện sự trân trọng mà còn là "đại sứ" mang thương hiệu của bạn đi xa hơn sau khi hội chợ kết thúc.

Quà tặng lưu niệm mang dấu ấn thương hiệu giúp tăng khả năng nhận diện và tạo thiện cảm với khách tham quan

Chi phí bảo hiểm cho sản phẩm và gian hàng

Rủi ro là yếu tố không thể lường trước trong các sự kiện đông người. Chi phí bảo hiểm giúp bảo vệ doanh nghiệp trước các sự cố như mất mát, hư hỏng sản phẩm trưng bày, hoặc các tai nạn nghề nghiệp xảy ra trong quá trình thi công và diễn ra sự kiện.

Đây là khoản đầu tư thông minh để đảm bảo an toàn tài chính và sự an tâm tuyệt đối cho đội ngũ nhân sự.

Chi phí thi công gian hàng

Đây thường là hạng mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng ngân sách. Chi phí này bao gồm: vật liệu thi công (gỗ, sắt, mica, alu), hệ thống đèn trang trí, đồ nội thất, trang trí hoa tươi, backdrop gian hàng hội chợ và chi phí nhân công lắp đặt, tháo dỡ. Một gian hàng độc đáo, thẩm mỹ sẽ là thỏi nam châm thu hút mọi ánh nhìn của khách tham quan.

>> Xem thêm: Ý tưởng trang trí gian hàng hội chợ triển lãm thu hút

Chi phí nhân sự

Nhân sự là linh hồn của gian hàng. Chi phí này bao gồm thù lao cho đội ngũ tư vấn viên, lễ tân, PG/PB, và người phiên dịch (nếu là triển lãm quốc tế). Bên cạnh lương cứng, doanh nghiệp còn cần tính toán các khoản phụ phí như trang phục, đồng phục, chi phí ăn uống và đào tạo kỹ năng tư vấn chuyên sâu về sản phẩm trước ngày sự kiện bắt đầu.

Chi phí họp báo, truyền thông trước, trong, sau sự kiện

Để tối đa hóa hiệu quả tham gia, doanh nghiệp không thể chỉ chờ đợi khách hàng tự tìm đến. Một phần ngân sách cần được chi cho hoạt động truyền thông. 

Điều này bao gồm việc tổ chức họp báo giới thiệu sản phẩm mới ngay tại gian hàng, thuê báo chí viết bài PR, chạy quảng cáo trên mạng xã hội, và các hoạt động livestream tương tác trong suốt thời gian diễn ra triển lãm.

Hoạt động truyền thông mạnh mẽ giúp doanh nghiệp thu hút sự chú ý của giới truyền thông và công chúng

Tham khảo:

>> Hướng dẫn thiết kế poster cho hội chợ triển lãm

>> Sư khác biệt giữa Hội chợ - Triển lãm thương mại là gì?

Một số chi phí tham gia hội chợ triển lãm không cố định khác

Bên cạnh các danh mục chính kể trên, doanh nghiệp cần dự phòng một khoản ngân sách cho các chi phí phát sinh không cố định. Đó có thể là chi phí đi lại, ăn ở cho đội ngũ nhân viên đi công tác xa; chi phí tiếp khách VIP; chi phí vệ sinh gian hàng định kỳ; hoặc phí thuê thêm các thiết bị âm thanh, ánh sáng bổ sung theo nhu cầu thực tế tại hiện trường. 

Việc chuẩn bị một khoản dự phòng khoảng 10-15% tổng ngân sách sẽ giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với mọi tình huống.

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về ngân sách dự phòng giúp doanh nghiệp linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh tại hội chợ

Kết luận

Việc nắm vững các hạng mục chi phí tham gia hội chợ triển lãm không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn là cơ sở để đánh giá mức độ thành công và tỷ suất lợi nhuận sau sự kiện. Một kế hoạch tài chính chi tiết, minh bạch chính là chìa khóa mở ra cánh cửa thành công tại mọi đấu trường triển lãm.

Hiểu được những trăn trở của doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa ngân sách và nâng tầm thương hiệu, Danang Events tự hào là đơn vị tiên phong cung cấp dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm và thiết kế gian hàng trọn gói. 

Với gần 20 năm kinh nghiệm, chúng tôi mang đến dịch vụ toàn diện từ khâu tư vấn chiến lược, thiết kế thi công gian hàng ấn tượng, đến cung cấp nhân sự chuyên nghiệp và triển khai các chiến dịch truyền thông đa kênh.

Danang Events cung cấp giải pháp trọn gói từ thiết kế, thi công đến vận hành gian hàng triển lãm, giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế với chi phí tối ưu nhất

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận báo giá chi tiết.

—-------------

Chi tiết liên hệ: 

DANANG EVENTS - LOCAL PARTNER - GLOBAL EXPERT!

🏛️ 217 Tran Phu St., Hai Chau Ward, Da Nang City, Vietnam

📲 WhatsApp/Zalo/Viber/Hotline: (+84) 913 929 182 - (+84) 918 640 988

🌐 https://danangevents.com.vn/

📧 info@danangevent.com