Các quy định về tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp cần biết

Quy định về tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp cần biết bao gồm những gì? Đây là những thủ tục Danang Events luôn chuẩn bị đầy đủ trong quá trình tư vấn cho khách hàng doanh nghiệp muốn tổ chức hội nghị khách hàng. 

Hội nghị khách hàng doanh nghiệp là gì?

Hội nghị khách hàng là sự kiện quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng đã từng hoặc mong muốn tổ chức một hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Đây là sự kiện thường tổ chức cuối năm tại các doanh nghiệp lớn cho mục đích tri ân khách hàng và đối tác. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hội nghị khách hàng thường là sự kiện giới thiệu sản phẩm mới, trình bày các kế hoạch tương lai, kêu gọi sự ủng hộ từ khách hàng tiềm năng. 

Các quy định về tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp cần biết

Để thực hiện hội nghị khách hàng, doanh nghiệp cần phải tuân thủ các quy định liên quan, không được tự ý tổ chức sự kiện. Nếu đây là lần đầu bạn nhận nhiệm vụ tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp, bạn cần biết và tuân thủ các quy định dưới đây:

Hoạt động xin cấp phép

Quy định về tổ chức hội nghị khách hàng đầu tiên bạn cần biết, chính là bắt buộc phải xin cấp phép trước khi tổ chức, ở đây là chính quyền địa phương. 

Là một sự kiện có quy mô lớn, thu hút số lượng đông đảo người tham dự, một lượng lớn thông tin sẽ được truyền tải trong chương trình, chính quyền cần phải biết được nội dung để kiểm soát, tránh truyền đạt những tư tưởng sai lệch, không đúng với quy chuẩn đạo đức xã hội và pháp luật. 

Hồ sơ xin cấp phép thực hiện hội nghị

Một số loại giấy tờ có trong quy định về tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp cần biết, bao gồm:

• Đơn xin cấp phép tổ chức hội nghị

• Mục đích tổ chức

• Nội dung chương trình

• Bảng thống kê số lượng người tham dự, đối tượng khách mời

• Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp 

Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ này và bàn giao lại cho chính quyền địa phương tiến hành kiểm tra. Trong trường hợp sự kiện tổ chức có sự tham gia của người nước ngoài, doanh nghiệp cũng cần bổ sung thêm thông tin và các giấy tờ liên quan khác theo thủ tục. 

Cơ quan có thẩm quyền cấp phép

Sau khi đã chuẩn bị xong tất cả các loại hồ sơ và giấy tờ theo thủ tục, doanh nghiệp cần nộp lại cho cơ quan thẩm quyền có năng lực cấp phép. Bên cạnh đó, một vấn đề khác mà nhiều doanh nghiệp chưa nắm được, đó là cần phải xác định và nộp hồ sơ đúng cơ quan thẩm quyền. Về cơ bản, sẽ có hai trường hợp dưới đây:

• Nộp hồ sơ tại Sở ngoại vụ với các doanh nghiệp trong nước

• Nộp hồ sơ tại Sở thông tin truyền thông với các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài

Tuân thủ đúng các quy định về tổ chức hội nghị khách hàng sẽ giúp sự kiện của doanh nghiệp diễn ra thành công tốt đẹp. 

Ý nghĩa của hội nghị khách hàng doanh nghiệp

Hội nghị khách hàng doanh nghiệp là sự kiện lớn, cần có sự chuẩn bị trong thời gian dài, bởi vì đây là chương trình có ý nghĩa đặc biệt với cả doanh nghiệp và khách mời tham dự:

Với khách hàng

Thông qua sự kiện này, khách hàng sẽ hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, cụ thể là quy mô hoạt động và tầm nhìn, mục tiêu. Không phải tất cả khách hàng của doanh nghiệp sẽ xuất hiện tại hội nghị khách hàng, mà chủ yếu sẽ là tệp khách hàng ở phân khúc tiềm năng và trung thành, đã có thời gian gắn bó với sản phẩm công ty trong một khoảng thời gian nhất định. Đó chính là lý do hội nghị khách hàng thu hút rất nhiều sự chú ý. 

Với doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, đây là dịp để xây dựng hình ảnh và tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đồng thời cũng là cơ hội mở rộng tầm ảnh hưởng, thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng. Không chỉ tri ân và nuôi dưỡng tệp khách hàng trung thành, đây còn là cơ hội tạo thêm sự gắn kết giữa tệp khách hàng tiềm năng và doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp quy mô lớn hay nhỏ, hội nghị khách hàng vẫn là sự kiện quan trọng cần tổ chức chuyên nghiệp nhất có thể. 

Tư vấn, tổ chức sự kiện - hội nghị khách hàng trọn gói Danang Events

Nếu bạn đang băn khoăn không biết tổ chức hội nghị khách hàng có phải xin phép hay không? Danang Events chính là đơn vị cung cấp cho bạn mọi lời giải đáp về cách thức lên ý tưởng và thực hiện sự kiện. 

Là đơn vị có kinh nghiệm nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Danang Events nắm rõ các quy định về tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp cần biết. Chúng tôi sẽ hỗ trợ doanh nghiệp cách thức chuẩn bị hồ sơ, xác định cơ quan thẩm quyền cần làm việc, cũng như lên kế hoạch chi tiết cho hội nghị.

Nếu đây là lần đầu tiên tổ chức hội nghị khách hàng, bạn rất cần có một đơn vị giàu kinh nghiệm như Danang Events cùng đồng hành. Dịch vụ tư vấn, tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng trọn gói Danang Events sẽ không khiến bạn thất vọng.

Liên hệ hotline 0939.311.911 - 0913.311.911 để được dịch vụ tổ chức sự kiện Danang Events tư vấn chi tiết về quy định về tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp cần biết.

Địa chỉ:

• Văn phòng miền bắc: 27-29 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa, Hà Nội

• Văn phòng miền trung: 217 Trần Phú, Hải Châu, Đà Nẵng

• Văn phòng miền Nam: 05 Hoa Cau, Phú Nhuận, TP. HCM