Các hạng mục cần kiểm tra đêm Gala Dinner

Để tổ chức thành công một chương trình, có 3 bước quan trọng bạn cần phải tuân thủ: chuẩn bị, kiểm tra và thực hiện. Thông thường, khi xảy ra một lỗi khi chương trình diễn ra thì điều mà nhiều doanh nghiệp hối hận vì đã không thực hiện kỹ càng hơn chính là bước kiểm tra. Vậy checklist này sẽ là các hạng mục cần kiểm tra đêm gala dinner gồm những gì, cùng tìm hiểu nhé!

Gala Dinner gồm những phần nào?

Gala Dinner là một sự kiện đặc biệt kết hợp tiệc tối với các tiết mục giải trí và được sử dụng rộng rãi cho nhiều mục đích khác nhau như hội nghị khách hàng, tiệc tất niên, tiệc mừng năm mới, team building, liên hoan, tuyên dương,... Bởi vì sự đặc biệt này mà một chương trình Gala Dinner sẽ được chia thành hai phần riêng biệt, tạm gọi là “lễ” và “tiệc”.

Trong phần “lễ”, giống như đa số các sự kiện khác, đại diện ban tổ chức sẽ đứng ra phát biểu khai mạc, tuyên bố lý do cũng như thực hiện nội dung chính của chương trình (gửi lời tri ân khách hàng, đối tác, tuyên dương, động viên và trao thưởng những thành viên có nhiều đóng góp cho doanh nghiệp,...).  

Sau khi phần “lễ” kết thúc, mọi người sẽ chuyển sang phần “tiệc”. Trong phần này, các món ăn đa dạng được chuẩn bị kỹ càng sẽ được phục vụ, kết hợp với đó là những tiết mục văn nghệ, trình diễn đặc sắc,...để khách mời có thể vừa thưởng thức bữa tiệc vừa thưởng thức các tiết mục giải trí.

Các hạng mục cần kiểm tra đêm Gala Dinner

Như đã nói, để tổ chức thành công một Gala Dinner cần sự kết hợp của nhiều yếu tố. Bước chuẩn bị là quan trọng nhưng khâu kiểm tra cũng không thể thiếu và sau đây là một số mục mà bạn cần thực hiện kiểm tra để đạt hiệu suất công việc cao nhất:

Checklist từng đầu mục công việc

Để dễ dàng theo dõi và kiểm soát tiến độ công việc, doanh nghiệp nên chia nhỏ các hạng mục và có một checklist rõ ràng, chi tiết. Khối lượng công việc cần chuẩn bị trong quá trình sự kiện diễn ra đều khá lớn nên việc chia nhỏ các đầu mục công việc sẽ giúp doanh nghiệp bám sát và kiểm soát được các nội dung công việc. Checklist này cũng giống như một dàn ý khi bạn viết một bài văn, lập dàn ý sẽ giúp bạn không bỏ sót những ý quan trọng và cần thiết.

Hơn nữa, nhờ vào danh sách này, người chịu trách nhiệm chính có thể nắm bắt được tổng quan chương trình, xác định được các hạng mục quan trọng và sắp xếp công việc một cách hợp lý. Từ đó, bạn có thể tiến hành rà soát các đầu mục, đảm bảo được chất lượng công việc, tiến độ chương trình, đồng thời, phát hiện và giải quyết những sai sót, vấn đề phát sinh một cách kịp thời.

Danh sách nhân sự tham gia phục vụ Gala Dinner

Nhân sự là yếu tố không thể thiếu trong một sự kiện. Đội ngũ nhân sự sự kiện cần có sự chuyên nghiệp và quen thuộc nhất định với các chương trình để đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc. 

Nhân sự cần có trong một sự kiện cũng nên được chia theo từng mục cụ thể tương ứng với vai trò và hoạt động của họ như: 

• Nhân viên thiết bị

• Nhân sự chạy sự kiện

• Nhân sự setup sân khấu, hội trường

• Lễ tân, MC, vũ đoàn,.... 

Bạn có thể kiểm soát được số lượng nhân sự và lấp đầy chỗ trống kịp thời nếu có một danh sách nhân sự chi tiết, cụ thể. Sau khi sự kiện kết thúc, công tác thanh toán lương, thưởng cũng sẽ dễ dàng hơn dựa vào danh sách này.

Bảng dự tính rủi ro và phương án khắc phục

Bất kỳ chương trình nào cũng sẽ có những trường hợp phát sinh, khó dự đoán, ngay cả khi ban tổ chức có nhiều kinh nghiệm đến đâu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện vì thế một bảng dự tính rủi ro kèm phương án khắc phục là không thể thiếu.

Dựa vào bảng dự tính này, người quản lý có thể giải quyết những tình huống phát sinh một cách kịp thời và đảm bảo được việc chương trình có thể diễn ra theo đúng kế hoạch. Ngoài ra, việc doanh nghiệp có thể xoay sở ngay cả khi trường hợp không mong muốn xảy ra.

Checklist trang thiết bị sự kiện

Một chương trình Gala Dinner sẽ cần rất nhiều trang thiết bị và đa số sẽ sử dụng dịch vụ thuê ngoài. Vì thế, để chương trình diễn ra thành công và không phải tốn chi phí cho những khoản bồi thường không cần thiết, bạn nên có một danh sách gồm những trang thiết bị cần có trong sự kiện. Cụ thể:

• Thống kê danh sách từng loại thiết bị, số lượng hiện có, vị trí sử dụng…được phân chia theo từng mục một cách rõ ràng, logic.

• Dựa vào đó, người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt và kiểm soát những trang thiết bị này. Nhằm giảm thiểu khả năng thiết bị, máy móc, linh kiện hư hỏng trong quá trình sự kiện diễn ra, bạn cần kiểm tra chúng trước và có biện pháp thay thế kịp thời.

• Sau khi kết thúc chương trình, người quản lý sẽ tập hợp tất cả các thiết bị được chuẩn bị và kiểm tra, thống kê số lượng và chất lượng, cuối cùng bàn giao cho đơn vị cho thuê. Đây không chỉ là công việc cần thiết để bảo quản đồ dùng, tài sản của doanh nghiệp mà còn là căn cứ tính chi phí những thiết bị mà doanh nghiệp thuê bên ngoài để phục vụ sự kiện.

Danang Events - đơn vị uy tín chuyên tổ chức Gala Dinner

Ngay cả đối với những đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, việc xảy ra những sai sót hoặc tình huống phát sinh là không thể tránh khỏi. Chính vì thế, để hạn chế tối đa khả năng xuất hiện những lỗ hổng trong khâu chuẩn bị, bạn nên lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức Gala Dinner uy tín, chuyên nghiệp và kiểm tra kỹ càng trước khi chạy chương trình chính thức.

Hiểu được những lo lắng của khách hàng, Danang Events cung cấp dịch vụ tổ chức Gala Dinner trọn gói và cho thuê thiết bị sự kiện. Việc sử dụng một đơn vị duy nhất trong suốt quá trình tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo được chất lượng chương trình, diễn ra đúng tiến độ lại vừa tiết kiệm. 

Đội ngũ nhân viên với những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện luôn sẵn sàng để đưa ra những tư vấn phù hợp nhất cho sự kiện của bạn. Hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline 0913.311.911 để được tư vấn và báo giá chi tiết. 

Kết luận

Tổ chức thành công một sự kiện Gala Dinner có thể mang lại rất nhiều lợi ích trước mắt cũng như lâu dài cho doanh nghiệp. Danang Events luôn sẵn sàng giúp bạn đạt được điều đó. Là một đơn vị chuyên nghiệp, uy tín trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, tổ chức thành công những sự kiện ấn tượng và sự hài lòng của khách hàng chính là điều mà chúng tôi hướng tới. Danang Events đã và đang là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp trong khu vực khi tìm kiếm đơn vị tổ chức Gala Dinner. Để biết thêm thông tin, hãy liên hệ với chúng tôi theo những địa chỉ sau để được tư vấn:

• Văn phòng Hà Nội: 27-29 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa
• Văn phòng Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Hải Châu
• Văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phú Nhuận