Bỏ túi quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chi tiết từ A - Z
“VNIX-NOG 2022 đã diễn ra suôn sẻ và thuận lợi khi sử dụng hình thức tổ chức hội nghị trực tuyến kết hợp với trực tiếp. Ở sự kiện lần này, chúng tôi đã lựa chọn dịch vụ tại Danang Events. Cám ơn các bạn đã chuẩn bị chu đáo đầy đủ các thiết bị để chúng tôi dễ dàng truyền tải nội dung và thông điệp đến khách mời một cách đầy đủ nhất.” – Theo đại diện VNNIC chia sẻ.
Tìm hiểu sự kiện trực tuyến
Hạn chế về địa lý sẽ không còn là nỗi lo quá lớn khi sự kiện bằng hình thức trực tuyến ra đời. Loại hình này sẽ là phương pháp hoàn hảo để kết nối các khách mời từ xa không thể đến tham dự cuộc họp trực tiếp. Đây chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian trong hội họp.
Đến với hình thức hội họp trực tuyến, các diễn giả và khách mời sẽ được tương tác với nhau thông qua Internet. Loại hình sự kiện này thường được phát trên các nền tảng như Zoom, Website, Youtube, Facebook,...
Khách mời tham gia sự kiện hội nghị trực tuyến sẽ được kết nối qua Internet
Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến hoàn chỉnh nhất
Chỉ cần áp dụng công nghệ hiện đại, hình thức tổ chức hội nghị hội thảo trực tuyến được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Đây cũng là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác truyền thông thương hiệu. Sau đây là quy trình tổ chức sự kiện online đầy đủ và chi tiết nhất:
Xác định mục đích tổ chức chương trình sự kiện
Xác định mục đích, mục tiêu rõ ràng sẽ là kim chỉ nam giúp chương trình trực tuyến diễn ra theo đúng định hướng ban đầu. Dựa vào mục tiêu đề ra, bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch phù hợp. Điều này giúp cho đơn vị tổ chức định hình được format của chương trình.
Xây dựng kế hoạch
Lập kế hoạch sự kiện là bước phác thảo chung giúp bạn có cái nhìn tổng thể cho toàn bộ sự kiện. Trong bản kế hoạch thường chứa các nội dung như:
- Quy mô của sự kiện.
- Đối tượng khách mời muốn hướng đến.
- Ngân sách thực hiện chương trình trực tuyến.
- Lựa chọn phương thức tương tác với khách mời.
- Nội dung và nhân sự thực hiện chương trình trực tuyến.
Tìm kiếm địa điểm tổ chức chương trình trực tuyến
Khác với cuộc họp truyền thống, hội nghị theo phương thức trực tuyến không cần không gian quá rộng lớn. Điều đầu tiên khi lựa chọn địa điểm tổ chức của hình thức này là xem xét không gian có đáp ứng đầy đủ các yếu tố về máy móc, trang thiết bị, tốc độ đường truyền Internet,...hay không.
Địa điểm triển khai hội nghị hội thảo trực tuyến cần đảm bảo đầy đủ thiết bị
Xây dựng chiến lược truyền thông sự kiện hội nghị trực tuyến
Tương tự các sự kiện truyền thống, sự kiện trực tuyến cũng cần đến sự truyền thông rộng rãi. Bạn có thể lựa chọn hình thức quảng cáo hoàn toàn trực tuyến hoặc kết hợp với các phương tiện truyền thông hiệu quả để nâng cao hiệu quả.
Xây dựng kịch bản chi tiết
Cái khó trong việc xây dựng kịch bản cho chương trình trực tuyến là làm sao thu hút và giữ chân người tham gia đến hết sự kiện. Để làm được điều này, nhà tổ chức sự kiện phải thực sự trau chuốt cho kịch bản của mình. Đồng thời, khéo léo lồng ghép các yếu tố bất ngờ để tạo sự hấp dẫn và ấn tượng cho chương trình.
Triển khai sự kiện
Đây là bước biến hóa nội dung trên giấy trở thành một sự kiện thực tế. Các bộ phận sẽ tiến hành thực hiện nhiệm vụ được giao như trong bản kế hoạch ban đầu. Công việc triển khai sự kiện đòi hỏi sự kỹ lưỡng và chuyên nghiệp để đảm bảo chương trình trực tuyến diễn ra suôn sẻ.
Tiến hành triển khai các công việc liên quan cho chương trình trực tuyến
So sánh, đánh giá và đối chiếu
Sau khi kết thúc chương trình, đội ngũ nhân sự sẽ ngồi lại với nhau để đánh giá mức độ thành công của sự kiện. Từ đó, có thể nhìn nhận điểm tốt nào cần phát huy và thiếu sót nào cần được khắc phục. Đây chính là yếu tố quan trọng để các chương trình lần sau được tổ chức thành công rực rỡ hơn nữa.
Nội dung trên đây là toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chi tiết từ A - Z mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc. Để đảm bảo chương trình trực tuyến diễn ra thành công và ghi đậm dấu ấn cho khách mời, quý khách có thể tham khảo dịch vụ tại đơn vị Danang Events. Chúng tôi luôn linh hoạt trong mọi tình huống nhằm mang đến cho doanh nghiệp sự kiện ấn tượng ngoài sự mong đợi.
