Bỏ túi những lưu ý khi chọn không gian tổ chức sự kiện
Đại diện GG BLUE OCEAN chia sẻ: “Lễ kỷ niệm thành lập 3 năm công ty của chúng tôi được tổ chức tại không gian ngoài trời cực chill tại CALIDAS Convention Center, Keangnam Landmark72 Tower, Hà Nội. Cám ơn đội ngũ nhân viên của Danang Event đã giúp chúng tôi lựa chọn một không gian cực ấn tượng để tổ chức sự kiện đặc biệt lần này.”
Các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến
Dựa vào tính chất của chương trình, sự kiện được chia thành các loại hình sau:
- Sự kiện ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới.
- Sự kiện khai trương, khánh thành.
- Sự kiện kỷ niệm thành lập công ty.
- Sự kiện tất niên, tân niên,...
- Sự kiện lễ hội âm nhạc.
- Sự kiện triển lãm, gian hàng hội chợ.
- Sự kiện Gala Dinner, Team Building,...
Loại hình tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay
Những lưu ý khi chọn không gian tổ chức sự kiện
Lựa chọn không gian tổ chức chương trình luôn được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Sau đây là những lưu ý khi lựa chọn không gian mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc:
Không gian tổ chức phù hợp với nhu cầu
Dựa vào số lượng khách mời mà bạn nên chọn không gian rộng hẹp sao cho phù hợp. Không gian quá lớn so với số lượng khách mời sẽ làm cho chi phí tổ chức sự kiện sẽ đội lên cao. Còn không gian chật hẹp không đủ sức chứa sẽ làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời. Ngoài ra, tùy vào nhu cầu mà bạn có thể lựa chọn không gian trong nhà hay ngoài trời để tổ chức sự kiện.
Không gian phải đáp ứng nhu cầu của sự kiện
Chi phí hợp lý
Trước khi quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên khảo sát giá trước. Bạn cần xem xét với mức giá cho thuê như vậy có tương xứng với cơ sở vật chất và các dịch vụ đi kèm hay không. Lựa chọn không gian phù hợp với chi phí dự trù ban đầu sẽ tránh được các chi phí phát sinh, gồng lỗ sau sự kiện.
Các dịch vụ đi kèm
Hạng mục không gian tổ chức chương trình thường đi kèm với các dịch vụ khác. Chẳng hạn như âm thanh, ánh sáng, tiệc ăn uống,... Việc trang bị đầy đủ cơ sở vật chất sẽ giúp sự kiện diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn.
Không gian sự kiện nên đi kèm các dịch vụ khác
Đảm bảo an toàn cho khách mời
Đối với những sự kiện lớn cần tuân thủ các yếu tố về an ninh, cứu thương và cứu hỏa. Không gian sự kiện cần đảm bảo an toàn cho toàn bộ khách mời tham gia sự kiện. Địa điểm tổ chức phải trang bị đầy đủ bình cứu hỏa, các vật dụng y tế,....
Xem xét các điều khoản về đặt cọc, thanh toán và hủy bỏ
Trước khi quyết định ký hợp đồng cho thuê không gian, bạn cần trao đổi rõ ràng về chi phí đặt cọc và thanh toán. Bên cạnh đó, bạn cần chú ý trong trường hợp đã đặt cọc và ký hợp đồng nhưng kế hoạch thay đổi phải hủy bỏ thì phải xử lý như thế nào. Rất nhiều người không để ý về các điều khoản phạt hợp đồng nên khi có vấn đề xảy ra phải tốn một khoản chi phí không nhỏ.
Trên đây là những kinh nghiệm lựa chọn không gian tổ chức sự kiện mà Danang Events muốn gửi đến bạn. Để tiết kiệm thời gian khảo sát không gian, chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong các chương trình sự kiện. Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ mang đến những giải pháp tối ưu nhất cho sự kiện của bạn.
