Thành công của hội nghị không chỉ phụ thuộc vào nội dung chương trình mà còn đến từ địa điểm mà bạn chọn. Không gian của phòng họp hội nghị đòi hỏi sự trang nhã, lịch sự nhưng vẫn đảm bảo sự thoải mái cho khách mời. Bài viết sau sẽ mách bạn một số lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị nhằm tạo ấn tượng sâu sắc đối với khách mời.
Trong hội nghị Diễn đàn phát triển địa phương 2022, một đại diện chia sẻ: “Hội nghị lần này được diễn ra khá thành công tại resort Vinpearl Hội An với hơn 200 khách mời tham gia. Cám ơn đơn vị Danang Events đã tư vấn cho chúng tôi địa điểm hội họp sang trọng và phù hợp với tính chất của sự kiện.”
Tùy vào mục đích của sự kiện, tổ chức hội nghị được chia thành các loại hình sau:
Hình thức tổ chức hội nghị ngày càng đa dạng
Địa điểm tổ chức hội nghị là một trong những yếu tố góp phần thành công cho sự kiện. Bỏ túi ngay những lưu ý sau để chọn được không gian hội họp ưng ý:
Vị trí địa điểm tổ chức là điều mà bạn cần tìm hiểu đầu tiên khi đưa ra quyết định. Bạn nên lựa chọn địa điểm sao cho khách mời dễ dàng tìm kiếm và di chuyển. Nên ưu tiên những địa điểm nằm ở vị trí trung tâm thành phố, nằm trên các tuyến đường chính và có mặt tiền rộng rãi. Ngoài ra, bạn cần lưu ý về tình trạng kẹt xe hay ngập úng khi mưa lớn ngay tại địa điểm đã chọn.
Dựa vào số lượng khách mời đã chốt để tìm kiếm không gian có quy mô phù hợp. Số lượng khách phải tương xứng với diện tích sảnh, không nên chọn không gian quá chật cũng như quá rộng. Không gian hẹp sẽ khiến khách mời cảm thấy ngột ngạt và khó chịu, ngược lại, không gian quá rộng sẽ làm loãng không khí chương trình làm cho buổi hội nghị rời rạc, không có tính kết nối.
Lựa chọn không gian tương thích với số lượng khách mời
Không gian chính là điểm nhấn đặc biệt tạo ấn tượng sâu sắc đối với khách mời tham gia hội nghị. Do đó, bạn nên khảo sát kỹ càng để cuộc hội họp diễn ra thành công tốt đẹp. Không gian hội nghị phải đáp ứng các yêu cầu như yên tĩnh và cách âm tốt, đồng thời phải mang lại sự thoải mái cho khách tham dự.
Trong các cuộc hội họp, trang thiết bị cần được chú trọng đầu tư kỹ lưỡng để hạn chế tối đa các sự cố xảy ra. Hiện nay, một số trung tâm hội nghị đã có đầy đủ các hạng mục như sân khấu, âm thanh, ánh sáng,... Tuy nhiên, tùy vào tính chất của hội nghị, bạn có thể lắp đặt thêm mic cổ ngỗng, mic di động, tai nghe, màn chiếu máy chiếu,... Trước khi đưa vào vận hành, các thiết bị này cần được kiểm tra chất lượng và thử demo trước.
Trang thiết bị cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi bắt đầu hội nghị
Bài viết trên đã giúp bạn “note” ra một số lưu ý để có được buổi hội nghị suôn sẻ nhất. Để tiết kiệm tối đa thời gian cũng như chi phí tổ chức hội nghị, bạn có thể liên hệ ngay với Danang Events. Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong ngành, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một hội nghị đẳng cấp với mức chi phí hợp lý nhất.
