Sự kiện hoành tráng rực rỡ là điều mà tất cả mọi người khi đứng ra tổ chức đều mong muốn. Tuy nhiên một sự kiện như vậy thường đi kèm với ngân sách không nhỏ. Vậy làm thế nào để có một sự kiện hoành tráng với chi phí phù hợp nhất? Hãy cùng Danang Events khám phá những bí quyết tổ chức sự kiện chi phí thấp mà vẫn đảm bảo thành công rực rỡ nhé!
Lên kế hoạch chi tiết dự trù chi phí sẽ giúp bạn tối ưu ngân sách
Điều đầu tiên bạn cần phải lưu ý để có một sự kiện tiết kiệm đó chính là lên kế hoạch chi tiết cho việc chi tiêu ngân sách. Đặc biệt, khoản dự trù phát sinh chính là một trong các yếu tố quan trọng nhất. Sẽ có rất nhiều khoản phí không tên phát sinh trong quá trình tổ chức. Tốt hơn hết là bạn nên có một khoảng dự phòng nhất định cho điều này và đảm bảo rằng mọi chi tiêu không vượt quá khoảng dự phòng đó.
Một sự kiện hoành tráng thì yếu tố sáng tạo là điều không thể thiếu. Tuy nhiên, nếu biết cách sáng tạo hợp lý bạn sẽ tiết kiệm được kha khá cho khoản ngân sách của mình đấy. Một ví dụ điển hình từ những sự kiện nước ngoài, thay vì tốn quá nhiều tiền cho dàn khách mời cắt băng khánh thành dự án, họ chỉ mời một khách mời duy nhất, có thể là từ phía lãnh đạo công ty và thực hiện việc rút băng khánh thanh theo chiều dọc thay vì cắt theo chiều ngang. Điều này không chỉ tạo nên sự mới mẻ thích thú cho khán giả mà còn giúp nhà tổ chức tiết kiệm được kha khá chi phí.
Nên cân nhắc về việc thuê diễn giả khi tổ chức sự kiện
Thuê một diễn giả hay một người hoạt náo cho sự kiện dài là việc khá tốn kém. Thay vì phải mất một số tiền tương đương 1 tiếng diễn thuyết của người nổi tiếng, hãy chỉ mời họ trong 15 phút. Hoặc không, hãy lợi dụng số tiền còn lại đầu tư vào việc tạo một video dài hai phút hấp dẫn giới thiệu nhân viên và lãnh đạo cấp cao của bạn. Cũng có thể là một chương trình bổ ích, một dự án tiếp theo của công ty chẳng hạn, người tham dự sẽ vô cùng thích thú.
Thời lượng tổ chức sự kiện cũng là vấn đề ảnh hưởng tới chi phí
Có thể bạn chưa biết thời lượng cũng góp phần giảm thiểu chi phí thực tế. Chẳng hạn như việc dùng video hoặc livestream trực tiếp. Hãy nhớ quy tắc 2 phút. Video phải dưới ba phút. Chắc chắn lúc này bạn sẽ cảm thấy thắc mắc, tại sao lại là dưới ba phút. Vậy thì hãy nhìn vào các quảng cáo video thông thường. Các video thành công nhất trên YouTube đều ngắn. Tuy nhiên nhỏ mà có võ, dù ngắn nhưng đổi lại tính lan tỏa cực cao. Hãy dành nhiều thời gian hơn trong phòng dựng và chỉnh sửa để tạo những hiệu ứng ấn tượng và thu hút. Thông điệp ngắn gọn sẽ dễ dàng đi vào lòng người xem hơn thay vì video quá dài và lan man.
Tưởng chừng vô lý nhưng lại rất thuyết phục chính là vấn đề bản quyền. Hãy đảm bảo chắc chắn về những vấn đề bản quyền cho sự kiện của bạn như những chi phí bản quyền, giấy phép âm nhạc, tác quyền… hoặc rất nhiều thứ khác. Bạn chắc chắn sẽ không muốn sự kiện của mình bị “tuýt còi” với một khoản tiền cao gấp vài chục lần khoản tiền phí phải bỏ ra. Hay thậm chí phải dừng sự kiện dù mọi thứ đã xong xuôi. Đó sẽ là một sự lãng phí và hối tiếc vô cùng lớn.
Trên đây là 5 tips cho bạn khi chuẩn bị sự kiện của mình. Một sự kiện hoành tráng không có nghĩa là tốn quá nhiều tiền. Đôi khi, chi phí thấp lại mang lại hiệu quả tối đa. Hãy nhấc máy và gọi Danang Events theo số Hotline 0913.311.911/ 0913.186.829/ 098.98.98.198 để được tư vấn chi tiết cách tạo ra một sự kiện hoành tráng mà vô cùng tiết kiệm nhé.
Với 10 năm kinh nghiệm trong ngành, Danang Events sẽ mang đến giải pháp tổ chức sự kiện toàn diện và tối ưu cho doanh nghiệp của bạn. Nhờ quy trình tổ chức chuyên nghiệp cùng chuỗi cung ứng khép kín chúng tôi đảm bảo mang lại hiệu quả tối đa với chi phí tối thiểu cho khách hàng và đối tác.
Danang Events rất hân hạnh được đồng hành cùng Quý khách hàng!
