5 “bí kíp” tổ chức sự kiện chi phí thấp nhưng vẫn hoành tráng

Lập kế hoạch để tổ chức một sự kiện hoành tráng và rực rỡ là điều mà tất cả những người đứng ra tổ chức đều mong muốn. Tuy nhiên, để có thể lên kế hoạch tổ chưcs sự kiện thành công thì bạn cần phải lưu ý:

Cần phải dự trù chi phí phát sinh cẩn thận và chi tiết

Một trong những lưu ý quan trọng mà bạn cần phải lưu ý để có một sự kiện tiết kiệm nhất, đó chính là lên kế hoạch cụ thể và chi tiết cho việc chi tiêu ngân sách. Bên cạnh đó, với khoản dự trù phát sinh như vậy cũng chính là một trong các yếu tố quan trọng nhất. 

Vì khi tổ chức một sự kiện, bạn sẽ có rất nhiều khoản phí không tên phát sinh trong quá trình tổ chức. Do đó, tốt hơn hết là bạn nên có một khoảng dự phòng nhất định cho điều này và phải đảm bảo rằng mọi chi tiêu sẽ không vượt quá khoảng dự phòng đó.

Lên kế hoạch chi tiết dự trù chi phí sẽ giúp bạn tối ưu ngân sách

Sáng tạo kịch bản trong khuôn khổ tiết kiệm nhất

Thông thường, một sự kiện hoành tráng và chuyên nghiệp thì yếu tố sáng tạo là điều không thể thiếu. Tuy nhiên, nếu như bên dịch vụ tổ chức sự kiện biết cách sáng tạo hợp lý thì bạn sẽ tiết kiệm được kha khá cho khoản ngân sách của mình đấy. 

Một ví dụ điển hình từ những sự kiện nước ngoài, thay vì việc tốn quá nhiều tiền cho dàn khách mời cắt băng khánh thành dự án nào đó. Họ chỉ mời một khách mời duy nhất, vị khách đó có thể là từ phía lãnh đạo công ty và thực hiện việc rút băng khánh thanh theo chiều dọc thay vì cắt theo chiều ngang. 

Tuy nhiên, điều này không chỉ tạo nên sự mới mẻ và thích thú cho khán giả mà nó còn là tiêu chí quan trọng để có thể giúp nhà tổ chức tiết kiệm được kha khá chi phí. Do đó, nếu muốn tiết kiệm được tối đa chi phí thì bạn cần phải lưu ý đến vấn đề này nhé.

Tiết kiệm chi phí mời diễn giả hay hoạt náo viên

Trong một sự kiện, việc thuê một diễn giả hay một người hoạt náo cho sự kiện dài là việc khá tốn kém về chi phí đấy. Thay vì phải mất một số tiền tương đương với 1 tiếng diễn thuyết của người nổi tiếng, hãy mời người đó trong 15 phút. 

Hoặc bạn hãy tận dụng số tiền còn lại để có thể đầu tư vào việc tạo một video hấp dẫn giới thiệu nhân viên và lãnh đạo cấp cao của bạn. Bên cạnh đó, cũng có thể là một chương trình bổ ích hay là một dự án tiếp theo của công ty chẳng hạn. Như vậy sẽ giúp cho người tham dự sẽ vô cùng thích thú lắm đấy.

Nên cân nhắc về việc thuê diễn giả khi tổ chức sự kiện

Lưu ý đến thời lượng tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện, có thể bạn chưa biết thời lượng chương trình cũng góp phần giảm thiểu chi phí thực tế rất nhiều đấy. Chẳng hạn như việc dùng video hoặc livestream trực tiếp thì bạn hãy nhớ quy tắc 2 phút nhé. Cùng với đó là một Video phải dưới ba phút. 

Chắc chắn lúc này, bạn sẽ cảm thấy thắc mắc là tại sao lại dưới ba phút như vậy phải không nào. Vậy thì hãy nhìn vào các quảng cáo video thông thường trên truyền hình, các video thành công nhất trên YouTube đều sẽ rất ngắn. Tuy nhiên, dù những video này ngắn nhưng đổi lại tính lan tỏa cực cao. 

Do đó, bạn hãy dành nhiều thời gian hơn trong phòng dựng và chỉnh sửa để có thể giúp tạo những hiệu ứng ấn tượng và thu hút. Thông điệp ngắn gọn chắc chắn sẽ dễ dàng đi vào lòng người xem hơn, thay vì việc bạn edit video quá dài và lan man.

Thời lượng tổ chức sự kiện cũng là vấn đề ảnh hưởng tới chi phí

Bản quyền kịch bản sự kiện là vấn đề quan trọng cần lưu tâm

Nghe thì tưởng chừng vô lý nhưng lại cực kỳ thuyết phục đấy chính là vấn đề bản quyền. Do đó, bạn hãy đảm bảo chắc chắn về những vấn đề bản quyền cho sự kiện của mình tổ chức như những chi phí bản quyền, giấy phép âm nhạc hay tác quyền… rất nhiều thứ khác. 

Vì vậy, bạn hãy chắc chắn về vấn đề bản quyền nếu như không muốn sự kiện của mình bị “tuýt còi” cùng với một khoản tiền cao gấp vài chục lần khoản tiền phí phải bỏ ra. Thậm chí, nghiêm trọng hơn là phải dừng sự kiện dù mọi thứ đã xong xuôi. Đó sẽ là một sự lãng phí và hối tiếc cực kỳ lớn đấy.

Trên đây là Tips 5 kinh nghiệm tổ chức sự kiện chi phí thấp cho bạn khi chuẩn bị sự kiện cho doanh nghiệp của mình. Thường thì một sự kiện hoành tráng không có nghĩa là sẽ tốn quá nhiều chi phí đâu nhé. Đôi khi, chi phí thấp nhưng vẫn mang lại hiệu quả tối đa đấy. 

Để làm được điều này thì hãy nhấc máy và gọi Danang Events theo số Hotline 0913.311.911/ 0913.186.829/ 098.98.98.198 để được tư vấn chi tiết về cách tổ chức một sự kiện hoành tráng mà vô cùng tiết kiệm nhé. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, Danang Events sẽ mang đến giải pháp tổ chức sự kiện toàn diện và tối ưu cho doanh nghiệp của bạn. 

Bên cạnh đó, nhờ quy trình tổ chức chuyên nghiệp cùng chuỗi cung ứng khép kín của đơn vị chúng tôi, nên sẽ đảm bảo mang lại hiệu quả tối đa với chi phí tối thiểu cho khách hàng và đối tác. Danang Events rất hân hạnh được đồng hành cùng Quý khách hàng!