Mách bạn những lưu ý khi tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng

Việc tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng đã trở nên vô cùng quan trọng với doanh nghiệp, nhằm tạo mối quan hệ bền vững, thúc đẩy sự tin cậy với đối tác. Tuy nhiên tổ chức hội nghị khách hàng không phải là điều dễ dàng, đặc biệt khi tự tổ chức. Cùng Danang Events diểm qua những lưu ý khi tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng dưới đây nhé!

Những sai lầm khi tự tổ chức hội nghị khách hàng

Việc tự tổ chức hội nghị khách hàng không phải là điều dễ dàng nếu đây không phải chuyên môn của đơn vị bạn. Trong quá trình tổ chức có thể xảy ra những tình huống bất ngờ mà bạn không lường trước được. 

Lựa chọn sai địa điểm tổ chức

Bất cứ sự kiện nào, việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng là vấn đề cần quan tâm hàng đầu. Nhiều người có quan niệm sai lầm là chọn địa điểm hạng sang thì sẽ đảm bảo buổi lễ diễn ra thành công. Một sự kiện thành công lại phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác, đặc biệt là trải nghiệm và cảm nhận của khách mời. Có những địa điểm tổ chức hạng sang nhưng quy mô sảnh tiệc quá chật hoặc quá rộng sẽ khiến khách tham dự cảm thấy không thoải mái trong không gian đó.

Bởi vậy lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tri hội nghị khách hàng bạn cần xem xét quy mô, tính chất của sự kiện. Đồng thời đến khảo sát địa điểm để lựa chọn được nơi phù hợp.

Kịch bản không tạo được điểm nhấn cho sự kiện

Sai lầm phổ biến mà nhiều công ty, doanh nghiệp gặp phải khi tổ chức sự kiện đó là không chú ý đến việc xây dựng kịch bản hấp dẫn. Hội nghị khách hàng còn là sự kiện để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, thể hiện sự chuyên nghiệp, nên kịch bản không có điểm nhấn sẽ khiến khách mời cảm thấy nhàm chán và không có ấn tượng với buổi lễ.

Do vậy yếu tố quan trọng khi  xây dựng kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng cần đảm bảo có ý tưởng và thiết kế điểm nhấn phù hợp với quy mô, tính chất và văn hóa của doanh nghiệp.

Không có đội ngũ media quay phim, chụp ảnh

Nếu tự tổ chức sự kiện có thể khiến bạn “quay cuồng” với hàng tá công việc mà quên đi mất phải chuẩn bị đội ngũ quay phim, chụp ảnh ghi lại những khoảnh khắc hội nghị. Hơn nữa sau sự kiện bạn còn có tư liệu phục vụ cho các hoạt động truyền thông, PR thương hiệu. 

Hoặc nhiều doanh nghiệp lựa chọn người biết chụp ảnh, quay phim mà không có bất kỳ kịch bản nào, kết quả hình ảnh nhận được không thể hiện được mục đích, ý đồ của ban tổ chức.

Do đó việc lựa chọn đội ngũ quay dựng media là rất cần thiết, cần đảm bảo chuẩn bị trước và đưa ra yêu cầu, mục đích rõ ràng để có kết quả như mong muốn.

Bỏ túi ngay một số lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng

Dưới đây sẽ là những lưu ý giúp bạn tổ chức hội nghị khách hàng suôn sẻ nhất: 

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Lựa chọn địa điểm cũng là điều cần lưu tâm khi tổ chức các buổi hội nghị, cuộc họp. Tùy vào tính chất của sự kiện mà việc tìm kiếm địa điểm sao cho phù hợp. 

• Nếu một chương trình đòi hỏi sự trang trọng và nghiêm túc thì bạn nên lựa chọn những phòng họp cao cấp và đề cao sự yên tĩnh, riêng tư. 

• Đối với sự kiện mang tầm cỡ quốc gia như hội nghị thượng đỉnh thì cần đáp ứng về vấn đề an ninh.

Ngoài ra, để lựa chọn không gian phù hợp, bạn nên tính toán số lượng khách mời tham gia chính xác.

Xây dựng kế hoạch tổ chức thận trọng và chu đáo

Kế hoạch chương trình có vai trò quan trọng đến sự thành công của sự kiện. Một bản kế hoạch được xây dựng chi tiết và chu đáo sẽ đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Tùy vào quy mô, tính chất sự kiện mà sẽ có phương án tổ chức, vận chuyển, lưu trú cho các khách mời. Việc lên kế hoạch chi tiết nhất ở mọi hạng mục để đảm bảo sự kiện vận hành tốt nhất.

 

Xin giấy phép tổ chức

Một trong những lưu ý khi tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng đó chính là việc xin giấy phép tổ chức. Tùy thuộc vào tính chất của sự kiện, quy mô mà bạn cần xin những loại giấy phép khác nhau như:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức

• Tài liệu đầy đủ về nội dung, mục đích của hội nghị

• Kế hoạch tổ chức sự kiện: khách mời, thời gian, địa điểm

• Giấy tờ xác thực doanh nghiệp.

Giấy xin phép tổ chức hội nghị khách hàng không có nhiều phức tạp nhưng bạn  vẫn cần chú ý để có thể đảm bảo hội nghị diễn ra thành công nhất.

Gửi thư mời sớm

Gửi thư mời sớm cho khách tham dự cũng là một lưu ý hết sức quan trọng. Có như vậy doanh nghiệp mới có thể ước tính được số lượng khách tham dự, từ đó lựa chọn địa điểm, lên kế hoạch tổ chức chu đáo nhất. 

Hơn nữa việc gửi thư sớm còn giúp khách mời chuẩn bị và sắp xếp thời gian để tham dự sự kiện.

Chuẩn bị trang thiết bị sự kiện đầy đủ

Máy móc thiết bị là phương tiện để truyền tải nội dung đến khách mời một cách rõ nét nhất. Chính vì thế, đây là yếu tố quan trọng cần được lắp đặt và kiểm tra kỹ càng trước khi diễn ra cuộc họp:

• Hệ thống âm thanh phải được lắp đặt sao cho tất cả khách mời có thể nghe rõ, tránh trường hợp nhiễu loạn âm thanh.

• Các thiết bị ánh sáng được phân bổ sao cho phù hợp, không gây chói mắt diễn giả và khách mời ở dưới.

• Các thiết bị trình chiếu phải sắc nét và sinh động để khách mời có tiếp thu thông tin một cách dễ dàng.

 

Đội ngũ nhân sự thực hiện chương trình chuyên nghiệp

Để các thiết bị hoạt động hiệu quả thì phải cần đến đội ngũ nhân viên kỹ thuật có tay nghề cao. Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm sẽ giúp điều khiển các thiết bị diễn ra theo đúng yêu cầu. Đồng thời, với kỹ năng và kinh nghiệm dày dặn, họ sẽ linh hoạt xử lý tình huống một cách nhanh nhẹn và chính xác. Ngoài ra, đội ngũ nhân sự sự kiện như MC, PG,... cũng quan trọng không kém trong các chương trình.

Chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hội nghị khách hàng là sự kiện quan trọng không chỉ tạo mối quan hệ gắn bó với khách hàng, đối tác, mà còn là cơ hội truyền thông thương hiệu tốt nhất. Nên việc tổ chức đòi hỏi sự chỉn chu, chuyên nghiệp, tạo dấu ấn với khách mời.

Đó là lý do mà việc thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ rất cần thiết. Các đơn vị agency về sự kiện sẽ đảm bảo cung cấp cho bạn dịch vụ đầy đủ từ trang thiết bị, nhân sự phục vụ sự kiện, có khả năng lên kế hoạch, điều hành chương trình diễn ra đúng kế hoạch.

Danang Events là một trong những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Đà Nẵng. Với kinh nghiệm dày dặn hơn 15 năm, tổ chức hàng ngàn sự kiện mỗi năm tại thành phố Đà Nẵng và trên toàn quốc, chúng tôi sẽ mang đến cho quý khách giải pháp tổ chức sự kiện toàn diện và tối ưu. Đặc biệt chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói từ việc lên ý tưởng độc đáo, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đến điều hành tổ chức chuyên nghiệp và đội ngũ nhân sự phục vụ chuyên nghiệp. Nếu quý khách hàng quan tâm, vui lòng liên hệ số hotline 0939.311.911 để được tư vấn và hỗ trợ sớm nhất.

Feedback của khách hàng trong hội nghị Zak World of Façades 2022 đã chia sẻ: “Trong phiên họp toàn cầu lần thứ 107 lần này, chúng tôi chủ yếu chia sẻ những kiến thức và đam mê về ngành công nghiệp mặt dựng. Nhờ sự hỗ trợ của Danang Events – Hòa Bình Group mà cuộc họp diễn ra thuận lợi với đầy đủ các thiết bị hiện đại, giúp quá trình tương tác giữa các bên trở nên dễ dàng hơn.”

Có thể nói tổ chức thành công cuộc họp hội nghị không hề đơn giản, đặc biệt là các sự kiện mang tính quốc tế. Để chương trình diễn ra trơn tru và không gặp bất kỳ sự cố nào, bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng và tỉ mỉ ngay cả những chi tiết nhỏ nhặt nhất. Mong rằng với những lưu ý tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng mà Danang Events đã chia sẻ ở trên sẽ giúp sự kiện hội nghị khách hàng của doanh nghiệp diễn ra hoàn hảo hơn.