Các bước quan trọng cần lưu ý nếu muốn tổ chức hội nghị thành công
Mục đích của tổ chức hội nghị
Sự kiện thường được các doanh nghiệp tổ chức với mục đích phát triển thương hiệu. Mục đích của việc tổ chức hội nghị có thể kể đến:
+ Gặp gỡ, giao lưu, trao đổi
+ Tăng cường các mối quan hệ đối tác
+ Tạo ra sức cạnh tranh cho doanh nghiệp
+ Nâng cao hình ảnh và sản phẩm thương hiệu của doanh nghiệp.
+ Thảo luận, trao đổi, thống nhất một số nội dung, vấn đề.
Các bước quan trọng để triển khai một hội nghị
Mỗi sự kiện hội nghị đều có các yêu cầu cụ thể trong từng bước triển khai. Người làm sự kiện cần phải thực hiện tốt và chuẩn các bước thực hiện:
Xác định mục tiêu tổ chức chính của hội nghị
Có nhiều mục tiêu cho mỗi hội nghị, vậy nên cần xác định rõ ràng mục tiêu tổ chức rõ ràng. Mục tiêu của hội nghị lần này là: gia tăng doanh số, truyền thông, hay thảo luận vấn đề về sản phẩm, thị trường,…
Xác định đối tượng khách mời mục tiêu
Trong mỗi sự kiện, có lẽ yếu tố quan trọng hàng đầu vẫn là khách mời tham dự. Sự kiện hội nghị có chu toàn đến đâu mà khách mời tham dự không đến hoặc không đúng đối tượng thì đó cũng là một sự thất bại lớn. Vì vậy xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu rõ ràng, cụ thể sẽ giúp giảm thiểu những tổn thất về cả thời gian, công sức và chi phí tổ chức.
Xác định ngân sách tổ chức
Ngân sách sự kiện là yếu tố cực kỳ cần thiết để thực hiện mọi công tác trong tổ chức sự kiện. Chi phí tổ chức hội nghị có thể giúp bản kế hoạch của bạn rõ ràng và cụ thể hơn. Điều kiện tổ chức, địa điểm, nhân sự cũng dựa trên mức ngân sách tổng cho toàn bộ sự kiện.
Chi phí tổ chức sự kiện quyết định nhiều yếu tố
Thời gian, thời lượng tổ chức
Mỗi hội nghị đều có mục đích và kèm với đó là thời lượng tổ chức khác nhau. Có sự kiện hội nghị ngắn sẽ không bao gồm tiệc teabreak giữa giờ nên thời lượng tổ chức sẽ ít hơn. Thời gian diễn ra cũng thường được tổ chức vào dịp cuối tuần và vào những khung giờ thích hợp. Vừa đảm bảo số lượng tham dự, và đảm bảo được thời điểm khách mời có tinh thần thoải mái nhất để cùng lắng nghe, chia sẻ với doanh nghiệp.
Sắp xếp nhân sự hội nghị
Nhân sự hỗ trợ sự kiện hội nghị cần được sắp xếp đầy đủ và cụ thể theo từng hạng mục. Phân chia rõ ràng ràng người quản lý, người thực hiện, nhóm hỗ trợ sẽ tối ưu hóa năng suất làm việc, tập trung kỹ hơn vào từng phần việc được giao.
Chuẩn bị cơ sở vật chất, tài liệu
Hệ thống ánh sáng, âm thanh sự kiện không chỉ đầy đủ mà cần phải được kiểm tra liên tục để đảm bảo chất lượng và hoạt động tốt nhất. Các thiết bị sự kiện cần thiết chính trong hội nghị cần được để ý hơn về độ phù hợp. Như: Màn chiếu, máy chiếu, micro không dây, có dây, đeo tai, hệ thống loa, amply…
Ngoài ra vấn đề chuẩn bị tài liệu trước, trong và sau sự kiện cũng cần được lưu ý:
+ Thư mời
+ Thẻ đeo, nơ/hoa cài
+ Lời dẫn
+ Nội dung sự kiện
+ Thư cảm ơn.
Địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức hội nghị có thể được lựa chọn dựa theo các yếu tố:
+ Số lượng người tham gia
+ Quy mô tổ chức
+ Tính chất hội nghị, không gian trong nhà hay ngoài trời
+ Chi phí tổ chức
+ Vị trí thuận tiện
Khi đã xác định được địa điểm, cần phải có chuyến đi khảo sát địa điểm thực tế. Địa điểm đó có đáp ứng chuẩn theo tiêu chí mong muốn hay không. Sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có.
Địa điểm tổ chức sự kiện rộng hơn cho số lượng khách mời dự kiến lớn
Tiệc nhẹ cho hội nghị
Bữa tiệc nhẹ nhàng nhưng rất quan trọng. Vừa tạo thời gian thư giãn, nghỉ giải lao, để chuẩn bị cho phần sự kiện tiếp theo. Vừa giúp gắn kết mọi người lại với nhau, gây được ấn tượng hơn cho hội nghị.
Báo cáo kết quả hội nghị
Sau khi kết thúc chương trình hội nghị, là công việc tổng kết và báo cáo lại kết quả. Tiếp đó là cần đánh giá hiệu quả công việc và những kinh nghiệm cần rút ra cùng các hướng giải quyết dự kiến trong tương lai.
Làm sự kiện hội nghị cần phải lưu ý rất nhiều yếu tố, Để tránh những thất bại và rủi ro không đáng có, nhân viên sự kiện cần phải chỉn chu hơn trong mọi vấn đề và trong từng khâu tổ chức. Liên hệ tư vấn tổ chức sự kiện của Danang Events theo số hotline 0913.186.829 - 0903.277.326
