Nhu cầu tổ chức sự kiện ngày một tăng cao do tình hình phát triển kinh tế mạnh mẽ như hiện nay. Tuy nhiên, rất nhiều các tổ chức doanh nghiệp gặp phải khó khăn lớn khi thực hiện chương trình, do việc tìm sai đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện. Bài viết sau đây Danang Events sẽ điểm qua 5 sai lầm khi lựa chọn dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện tại Huế nói riêng và trên cả nước nói chung.
Không chỉ riêng tại Huế, đối với bất kì nhà cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện nào cũng vậy. Trước khi quyết định hợp tác với họ, bạn cần phải tìm hiểu kĩ về đơn vị đó. Việc lơ là khi tìm hiểu rất nguy hiểm, nó khiến bạn không định hình được trong đầu mục đích và loại hình dịch vụ mà mình cần thuê nên rất dễ dẫn đến lựa chọn sai lầm. Chi phí có thể cao hơn nhiều so với khi bạn đã tìm hiểu trước dịch vụ. Để tránh sai lầm này bạn nên dành ra ít nhất 1 buổi để nghiên cứu về dịch vụ bạn cần và nguồn cung ứng của thị trường để tìm được đơn vị hợp tác phù hợp.
Tìm hiểu về đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện sẽ giúp bạn chủ động khi thuê
Sau đó bạn nên có 1 buổi nói chuyện hoặc trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện tại Huế hay tại bất cứ địa điểm nào thuận tiện, để nghe họ tư vấn cụ thể hơn về những gì cần có cho sự kiện của mình.
Nếu không cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin của chương trình rất dễ dẫn đến hiểu lầm không đáng có cho bạn và nhà cung cấp. Việc này gây cản trở lớn cho quá trình thực hiện chương trình. Hãy đảm bảo cung cấp thông tin sau: Thời gian, địa điểm, địa hình, tính chất chương trình, thiết bị cần thiết, yêu cầu đặc biệt ….để người cho thuê thiết bị sự kiện đánh giá và lên phương án, kế hoạch chi tiết nhất.
Cần cung cấp đầy đủ thông tin sẽ giúp nhà cung cấp dễ dàng tư vấn cho bạn
Việc cho thuê thiết bị sự kiện là một loại hình mà giá cả bị chi phối chủ yếu bởi các thiết bị cung cấp, kỹ thuật viên và chi phí vận chuyển. Khi chi phí thấp đồng nghĩa với việc bạn chấp nhận cắt bớt một khoản chi cần có hoặc chấp nhận sử dụng những thiết bị với giá thành thấp. Khi ấy nhà cung cấp trở nên bị động với các tình huống phát sinh hoặc sự cố bất ngờ có thể xảy ra. Chính bởi vậy bạn không nên quá chú trọng vào chi phí mà bỏ quên các giá trị gia tăng khác khi lựa chọn dịch vụ.
Tìm hiểu kỹ địa điểm của mình sẽ giúp bạn lên kế hoạch về các thiết bị cần sử dụng một cách chi tiết và hiệu quả hơn. Đặc biệt điều này nên được trao đổi trực tiếp với bên cung cấp dịch vụ để học có phương án thích hợp nhất dành cho địa điểm sự kiện của bạn.
Khảo sát địa điểm là yếu tố vô cùng quan trọng khi chuẩn bị thuê thiết bị
Có thể nói đây chính là sai lầm thường gặp nhất đối với các bên tổ chức sự kiện. Ví dụ khi bạn tổ chức một chương trình quy mô lớn, địa điểm rộng mà lại chọn thuê gói dịch vụ chi phí thấp với những thiết bị không đủ để làm một sự kiện hoàn chỉnh. Điều này không những gây mất thời gian cho chính bạn mà còn khiến công việc trở nên rắc rối khó giải quyết và tệ hơn nó có thể phá hỏng cả sự kiện của bạn.
Như bạn đã thấy, 5 sai lầm trên đa số đều xuất phát từ việc không tìm hiểu kĩ thông tin và lựa chọn được đơn vị hợp tác tốt. Nếu bạn đang cần tư vấn về dịch vụ cho thuê sự thiết bị sự kiện cho chương trình của mình gọi ngay tới hotline: 0913.311.911/ 0913.186.829/ 098.98.98.198 để được tư vấn thêm thông tin chi tiết. Với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hội nghị và cho thuê nhân sự, thiết bị sự kiện, Danang Events chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những trải nghiệm tốt nhất về dịch vụ.
