Hotline:

0913.186.829


 

TƯ VẤN DỊCH VỤ 24/7

0913.186.829

KHIẾU NẠI DỊCH VỤ

HOTLINE: 0903.258.936

Cẩm nangXem tất cả

Những rủi ro khi tổ chức sự kiện cần phải chú ý

Truy cập 349

Hiểu rõ những rủi ro khi tổ chức sự kiện để luôn có những phương án dự phòng phù hợp. Việc quản trị rủi ro hiện nay vẫn là vấn đề cấp thiết trong mỗi sự kiện lớn, nhỏ. Để tránh những thất bại, bị ảnh hưởng nặng nề, là một nhân viên sự kiện, bạn cần biết rõ về những rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện.

Rủi ro khi tổ chức sự kiện xảy ra vào lúc nào?

Rủi ro khi tổ chức sự kiện có thể xảy ra bất cứ lúc nào mà bạn khó biết được cụ thể. Nhưng sẽ phán đoán trước được những rủi ro có thể xảy ra trong từng giai đoạn tổ chức. Rủi ro có thể xuất hiện ngay từ khâu lên kế hoạch, viết kịch bản, đến khâu set up hay chạy chương trình. Những chuyện không hay xảy ra cũng có thể do yếu tố bất khả kháng từ thời tiết. Không thể ngăn được những tình huống bất chợt xảy ra thì chúng ta cần phải liệt kê ra những trường hợp xấu có thể gặp phải. Sau đó đưa ra những biện pháp đề phòng hợp lý, đúng đắn.

Những rủi ro khi tổ chức sự kiện luôn xảy ra bất ngờ nhưng cần phải lường trước để giảm thiệu tối đa hậu quả của nó.

Những rủi ro khi tổ chức sự kiện luôn xảy ra bất ngờ nhưng cần phải lường trước để giảm thiệu tối đa hậu quả của nó.

Sự kiện giống như một quả bom nổ chậm. Để “quả bom nổ chậm” này giảm sự thất bại xuống mức tối thiểu, song song với việc lên kế hoạch chi tiết về sự kiện, cần phải lên sẵn danh sách những trường hợp xấu bất khả kháng có thể xảy ra. Và tất nhiên kèm theo phương án cụ thể để giải quyết chúng.  

Những loại rủi ro thường gặp của sự kiện

Đà Nẵng Events đã tổng hợp những rủi ro khi tổ chức sự kiện thường gặp, bạn có thể tham khảo thêm cho từng sự kiện của mình nhé.

Rủi ro về tài chính

Thiếu kinh phí, điều kiện để thực hiện ý tưởng, kịch bản chung có thể biết được trước. Nếu đã có sự chuẩn bị về tài chính, nhưng số lượng người tham dự không được tính toán trước cũng sẽ gây ra những sự cố ngoài ý muốn. Số người đến quá ít, hoặc đông quá so với dự tính cũng cần phải được lường trước.

Vấn đề tài chính được quan tâm hàng đầu khi tổ chức sự kiện.

Vấn đề tài chính được quan tâm hàng đầu khi tổ chức sự kiện.

Địa điểm tổ chức

Việc lựa chọn ra được một địa điểm sự kiện phù hợp với các tiêu chí như: vị trí, quy mô, không gian, sức chứa tối đa, cơ sở vật chất,...giúp đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Xảy ra bất kỳ sự cố trong những tiêu chí đặt ra từ trước sẽ giúp chúng ta ứng phó được kịp thời hơn.

Thời gian diễn ra

Chọn được một thời điểm thích hợp để tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng. Tránh những ngày thường bận rộn, ít người đến tham dự được. Và cũng tránh những sự kiện quan trọng khác có ảnh hưởng đến mức nhận biết của sự kiện. Hoặc trong khi diễn ra sự kiện, thời gian các tiết mục bị kéo dài quá mức, gây lố thời gian quy định, hay khi còn dư quá nhiều thời gian của chương trình. Điều này cũng cần phải được dự đoán trước và sắp xếp sẵn biện pháp xử lý hoặc tiết mục lấp trống.

Vấn đề thời tiết ngoài ý muốn

Vấn đề thời tiết là trường hợp không thể nào thay đổi được. Và rất dễ bắt gặp những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Điều bạn có thể làm đó là liệt kê ra những ảnh hưởng xấu nhất của các vấn đề thời tiết để có biện pháp xử lý, thay thế phù hợp. 

Những sự kiện ngoài trời cần chú ý nhiều nhất đến vấn đề thời tiết.

Những sự kiện ngoài trời cần chú ý nhiều nhất đến vấn đề thời tiết.

Sự cố về thiết bị trong sự kiện

Để hạn chế những trục trặc kỹ thuật có thể xảy ra bất ngờ, việc kiểm tra lại chúng một cách kỳ càng là điều cần thiết. Không chỉ cần phải kiểm tra các thiết bị sự kiện: âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu...mà bạn còn cần phải xem xét lại vấn đề nguồn điện, vị trí lắp đặt,...đảm bảo sự an toàn nhất cho người tham gia và cho toàn bộ sự kiện.

Nguy cơ xảy ra cháy nổ

Mỗi vụ cháy nổ dù lớn hay nhỏ đều lan rất nhanh, và nếu không có hành động xử lý đúng đắn thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng. Hãy đảm bảo rằng trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, các thiết bị chữa cháy đều được xuất hiện ở trong tầm mắt bạn. Việc sắp xếp người hướng dẫn lối thoát hiểm cũng thật sự cần thiết. Và chắc chắn bạn đã có thông tin liên hệ đội phòng cháy chữa cháy gần nhất. 

Đề phòng những sự cố cháy nổ trong sự kiện luôn không phải là thừa.

Đề phòng những sự cố cháy nổ trong sự kiện luôn không phải là thừa.

Người làm sự kiện luôn luôn phải chú ý đến những rủi ro khi tổ chức sự kiện. Tình huống xấu xảy ra không ai mong muốn cả, nhưng không lường trước và có biện pháp xử lý thì lại là do lỗi trách nhiệm của bạn. Kỹ năng quản trị rủi ro là một trong những kỹ năng quan trọng mà một người nhân viên sự kiện cần có.

>>> Xem thêm: Một nhân viên sự kiện cần có những kỹ năng cần thiết nào?

 

Lựa chọn phương thức liên hệ tư vấn sự kiện: 


DANANGEVENTS

Địa chỉ: 217 Trần Phú, Hải Châu, Đà Nẵng, Vietnam

Tel: 0236.399.6116

Email: nhan@danangevents.com.vn

Mobile: 0913.186.829

Nội dung liên quan