Những vấn đề cần lưu ý khi thuê phòng tổ chức sự kiện, hội nghị

Item: Những vấn đề cần lưu ý khi thuê phòng tổ chức sự kiện, hội nghị
Rating: 4.6
Author: Đà Nẵng Events

Cập nhật: 22/09/2020

Phòng tổ chức sự kiện được lựa chọn theo nhiều tiêu chí, nhu cầu cụ thể của khách hàng. Trong đó cơ sở vật chất, tiện ích, thiết bị, an ninh,...là những tiêu chí hàng đầu cho việc chọn lựa thuê phòng. Tìm hiểu kỹ hơn những lưu ý cụ thể khi thuê phòng tổ chức sự kiện trong bài viết dưới đây nhé!

Khảo sát cơ sở vật chất phòng tổ chức sự kiện

Trước khi thuê phòng tổ chức sự kiện, cần phải dự trù số lượng người tham gia để chọn thuê phòng có diện tích tương ứng. Chọn thuê phòng học có diện tích bé quá không đủ cho số lượng người học thực tế, gây nên tình trạng chen chúc, khó chịu trong suốt quá tham gia. Lựa chọn phòng sự kiện có diện tích lớn quá so với số người tham dự cũng sẽ làm tốn chi phí không cần thiết.
Hệ thống chiếu sáng của phòng cũng phải đảm bảo độ sáng rõ nét, ổn định. Tránh tình trạng ánh sáng không đủ gây hư hại cho mắt khi ngồi lâu trong sự kiện.

Danang-Events-Phong-to-chuc-su-kien-01 — *Lựa chọn phòng tổ chức sự kiện phù hợp với số lượng khách mời*

Tùy vào mục đích, phong cách của sự kiện mà có cách bố trí bàn ghế khác nhau. Phòng có mô hình linh động sẽ tối ưu hơn các phòng bài trí cố định.
Những trang thiết bị, nội thất cần thiết phục vụ cho sự kiện như: loa, micro, máy chiếu, màn chiếu, điều hòa,... là thiết bị cần phải có trong phòng.

Cân nhắc dịch vụ tiện ích đi kèm

Những dịch vụ tiện ích đi kèm phòng tổ chức sự kiện cho thuê cũng quan trọng không kém. Bạn nên cân nhắc kĩ về nhiều yếu tố, như: Nơi để xe có rộng rãi, dễ tìm không? Vấn đề vệ sinh, nước uống? Thái độ phục vụ của nhân viên?…

Danang-Events-Phong-to-chuc-su-kien-02

Internet tốc độ cao là điều không thể thiếu

Đây là điểm quan trọng nhưng khi đi thuê phòng sự kiện thường hay quên hỏi nhất. Livestream sự kiện để tăng hiệu quả truyền thông là điều không hiếm gặp trong thời đại 4.0. Muốn vậy, dịch vụ wifi ở địa điểm cho thuê phải đạt tốc độ cao, đảm bảo tốt nhất cho sự kiện đang diễn ra.

Không quên kiểm tra an ninh

Vấn đề an ninh tại địa điểm và xung quanh địa điểm thuê phòng tổ chức sự kiện khách sạn phải đảm bảo. Địa điểm thuê phòng tổ chức phải có bảo vệ 24/24h. Hệ thống phòng cháy chữa cháy, camera an ninh…đầy đủ. Bạn đừng quên nghiên cứu cả giao thông khu vực. Nếu đường quá hẹp hoặc quá khó tìm sẽ gây phiền cho những vị khách của bạn đấy.

Danang-Events-Phong-to-chuc-su-kien-03

Khảo sát thị trường giá

Trên thị trường luôn có nhiều mức giá thuê phòng khác nhau. Bạn nên cân nhắc ngân sách, khả năng chi trả để thuê địa điểm phù hợp. Tuy nhiên, cần cân nhắc giữa giá cả và chất lượng dịch vụ. Chất lượng phòng ốc, trang thiết bị hiện đại phù hợp thì rất đáng cân nhắc. Thay vì giá thuê rẻ nhưng chất lượng phục vụ không tốt sẽ làm hỏng sự kiện của bạn.

Danang-Events-Phong-to-chuc-su-kien

Trên đây là một vài vấn đề khi thuê phòng tổ chức sự kiện bạn cần lưu ý. Quý khách có nhu cầu thuê hội trường tổ chức sự kiện, vui lòng liên hệ theo số hotline 098.9898.198 để được tư vấn và hỗ trợ 24/7.

Tags: Tổ chức sự kiện Lưu ý khi thuê phòng sự kiện